แนวปฏิบัติ เรื่องการควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ โดย การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการควบคุมภายใน ปีการศึกษา 2561

แนวปฏิบัติ เรื่อง การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ 

เป้าหมายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนการปฏิบัติ

  1. มีวิธีการปฏิบัติการควบคุมวัสดุคงเหลือที่ดี เพื่อลดประเด็น/ปัญหาวัสดุคงเหลือขาด/ เกิน ไม่ตรงกับรายงานวัสดุคงเหลือสิ้นปี   
  2. ลดกระบวนการ การกระยอดและการพิสูจน์จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏผลต่างระหว่างกันผู้บริหารกำกับดูแล และพนักงานผู้รับผิดชอบของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ สามารถรู้ที่มาของผลต่างจำนวนวัสดุคงเหลือ รวมถึงควบคุมและสอบทานข้อมูลย้อนกลับได้ตลอด และสะดวกยิ่งขึ้น   

 ประเด็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. วิธีปฏิบัติเพื่อลดผลต่างการกระทบยอดจำนวนวัสดุคงเหลือระหว่างเอกสาร/หลักฐานรายงานสรุปผลการตรวจนับวัสดุคงเหลือชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการฯประจำปี และเอกสารหลักฐานรายงานสรุปผลวัสดุคงเหลือประจำปีฯ  ด้านงานบัญชี    

 วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อหาแนวทางลดความแตกต่างจำนวนวัสดุคงเหลือประจำปีที่ปรากฏในชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจนับฯ และรายงานสรุปวัสดุคงเหลือสิ้นปีการศึกษาประกอบการบันทึกบัญชี
  2.  ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดหาวิธี ลดประเด็น/ปัญหาที่จะกระทบใน     รายงานฯ

 แหล่งที่มาความรู้ที่นำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. ประสบการณ์การตรวจสอบวัสดุคงเหลือประจำปี ประสบการณ์การจัดทำบัญชีและมูลเหตุที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และหลักฐานประกอบการจัดทำบัญชีและปิดงบการเงิน
  2. การปฏิบัติงานตรวจสอบตามแผนปฏิบัติการของส่วนผู้รับตรวจที่เกี่ยวข้อง
  3. ประชุมปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกับส่วนงานผู้รับตรวจสอบ เพื่อแจ้งปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในปัจจุบัน และในอนาคต
  4. ทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้ผู้รับการตรวจสอบรับทราบประเด็น/ปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต และหาแนวทาง และกำหนดวิธีการแก้ไขร่วมกัน

 

แนวปฏิบัติที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชนการปฏิบัติ

ประเด็นที่ 1 จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏจริงชุดคณะกรรมการตรวจนับ แสดงจำนวนแตกต่างกันมากกับรายงาน สรุปวัสดุคงเหลือชุดที่มีการนำส่งให้กลุ่มงานบัญชีทำการบันทึกบัญชี

 

แนวปฏิบัติ

  • ผู้ปฏิบัติงานควรใช้ความรอบคอบและความระมัดระวังในการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ให้สอดคล้องกับรายงานการขายสินค้าประจำวันให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งนี้เพื่อความถูกต้องตรงกันของจำนวนวัสดุคงเหลือ ณ วันสิ้นปี
  • ควรทบทวนช่วงเวลาของการตรวจนับวัสดุคงเหลือบุ๊คสโตร์ที่เหมาะสม เพื่อลดความแตกต่างระหว่างรายงานยอดวัสดุคงเหลือ กับจำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้จริง (เนื่องจากหลังจากออกรายงานสรุปวัสดุคงเหลือแล้วยังมีการจำหน่ายวัสดุออกไป)
  • ควรมีการสอบทานรายการในใบเบิกวัสดุให้ตรงกับบัญชีคุมวัสดุ เพื่อลดความผิดพลาดของการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ซึ่งส่งผลกับจำนวนวัสดุคงเหลือไม่ถูกต้อง
  • ผู้ปฏิบัติงานควรตระหนักถึงความถูกต้องและเป็นปัจจุบันของการจัดทำรายงานแสดงรายละเอียดให้ครบถ้วนถูกต้องเช่นเดียวกับการจัดทำรายงานชุดสมบูรณ์หลังการตรวจนับ

 

วิธีการนำแนวปฏิบัติไปใช้ (การดำเนินงานตามแนวปฏิบัติเชิงประจักษ์)

  • ติดตามผลการปรับวิธีการปฏิบัติงานของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ เกี่ยวกับการปรับระยะเวลาสุ่มตรวจนับวัสดุคงเหลือตามที่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน
  •  ตรวจสอบวิธีการดำเนินงาน และติดตามประเด็น/ปัญหาที่พบ ในการดำเนินงานในการตรวจสอบครั้งถัดไป

การนำแนวปฏิบัติไปเผยแพร่

  1. ส่วนงานผู้รับตรวจนำไปเป็นแนวทางไปปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน

 

ผู้รับผิดชอบชุมชนการปฏิบัติ

  1. อาจารย์นภา นาคแย้ม
  2. นางสาวลัดดาวรรณ์ รุ่งเรือง
  3. นางสาวเบญจวรรณ รอดพันธ์

 

บทความดีๆ ที่นำมาแบ่งปันสำหรับเครือข่ายงานตรวจสอบภายในองค์กร

ทำไมเราต้องทำเรื่องการควบคุมภายใน

Posted by ultrajok , ผู้อ่าน : 1408 , 16:48:53 น.
หมวด : ส่งการบ้านครู

        “พบกันครั้งนี้ มีเพื่อนที่ทำงานมาเล่าให้ฟังว่ามีผู้บริหารรุ่นใหม่ ๆ ได้ซักถามเมื่อได้รับทราบว่าจะต้องจัดทำรายงานการควบคุมภายในผู้เขียนจึงอยากจะขยายความว่าทำไมเราต้องทำเรื่องการควบคุมภายใน การควบคุมภายในเป็นปัจจัยที่สำคัญมากอย่างหนึ่งของการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน และเป็นองค์ประกอบหนึ่งของการกำกับดูแลกิจการที่ดี (good corporate governance) ซึ่งผู้บริหารบางส่วนยังไม่เข้าใจ และไม่เห็นความสำคัญของเครื่องมือบริหารชนิดนี้ การที่ธุรกิจจะบรรลุวัตถุประสงค์ดังที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจะต้องสร้างกระบวนการในการปฏิบัติงาน ให้ไปสู่วัตถุประสงค์นั้นด้วยซึ่งผู้กำหนดกระบวนการปฏิบัติงานก็คือบุคคลระดับผู้บริหารในส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กร และถูกนำมาปฏิบัติโดยพนักงานขององค์กรนั้นๆ นั่นเอง ซึ่งถ้ากระบวนการปฏิบัติงานเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเหมาะสม ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยให้ธุรกิจสามารถแข่งขันในตลาดการค้าได้ เป็นที่ทราบกันอยู่แล้วว่าการควบคุมภายในที่ดีจะช่วยป้องกันการรั่วไหล ช่วยให้องค์กรแสดงรายงานทางการเงิน และรายงานข้อมูลที่สำคัญได้อย่างถูกต้องและเกิดความน่าเชื่อถือแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องและสาธารณชน ซึ่งก็คือการช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างมั่นคง การควบคุมภายในนั้นไม่ใช่สิ่งที่จะเลือกว่าองค์กรควรทำหรือไม่ควรทำ แต่เป็นสิ่งที่องค์กรจะต้องพิจารณาว่าทำอย่างไร จึงจะทำให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด ถ้าต้องการให้ธุรกิจก้าวต่อไปอย่างมั่นคงในประเทศไทยของเรานั้น ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ได้ออกกฎให้บริษัทจดทะเบียนทุกแห่ง ต้องรายงานเกี่ยวกับความมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการควบคุมภายในในรายงานประจำปี โดยให้ประธานคณะกรรมการตรวจสอบเป็นผู้ลงนามรับรองรายงานนี้”

           การควบคุมภายในที่ปฏิบัติกันอยู่ก็คือการดำเนินการไปเพื่อให้เกิดความมั่นใจในระดับหนึ่งว่า วัตถุประสงค์ขององค์กร หรือฝ่ายงานนั้นจะสามารถบรรลุผลสำเร็จได้ตามที่คาดหวัง การควบคุมภายใน จึงเป็นความรับผิดชอบโดยตรง ของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานนั้น ๆ มิใช่หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง

          การควบคุมภายในมีระบบ ที่ทำให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน สามารถประเมินความเหมาะสม และเพียงพอของการควบคุมภายใน ที่ตนรับผิดชอบได้อย่างสม่ำเสมอระบบที่เกิดขึ้นนี้ เรียกว่าการประเมินด้วยตนเองเพื่อการควบคุม (Control Self Assess ment) รูปแบบที่นิยมในการทำ CSA นั้น คือการที่ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องในงานนั้นๆ ประชุมกันเป็นกลุ่มเพื่อหารือเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่ปฏิบัติอยู่ วัตถุประสงค์ของงาน ความเสี่ยงที่มีอยู่ โดยมีการประเมินความเสี่ยงและวิธีการควบคุมที่มีอยู่ในงานนั้น ด้วยการควบคุมภายในเป็นกระบวนการที่แทรกอยู่ในงานประจำตามปกติ จึงเป็นเรื่องใกล้ตัวจริงๆ แต่เราอาจไม่รู้ว่าเรามีระบบการควบคุมภายใน ในงานเหล่านั้นอยู่แล้ว เพราะทำงานปกติจนเคยชิน จึงทำให้มองไม่เห็นปัญหา  ความเสี่ยงในงานนั้น ๆ แต่เราสามารถตรวจสอบระบบการควบคุมภายในว่ายังมีประสิทธิอยู่หรือไม่ โดยดูที่ผลของงานที่เราทำอยู่ว่าเป็นไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ครบถ้วนตามที่กำหนดไว้หรือไม่  ถ้าพบว่าผลงานได้ตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพจริง ก็สามารถสรุปได้ว่าการควบคุมที่มีอยู่นั้น เพียงพอและเหมาะสม แต่ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าในแต่ละขั้นตอนการทำงาน อาจมีปัญหา มีความเสี่ยง ซึ่งจำเป็นต้อง หากิจกรรมมาควบคุมป้องกัน หรือแก้ไข ซึ่งเรียกว่ากิจกรรมการควบคุมนั่นเอง โดยสามารถตรวจสอบได้ด้วยวิธีการประเมินด้วยตนเอง (CSA) ซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการกำหนดไว้ ในแบบฟอร์มรายงานการประเมินผล และการปรับปรุงการควบคุมภายใน – แบบ ปย.2 นั่นเอง

            วันนี้ของฝากวาทะก่อนลานะครับ”ครั้นเราจะรุกก็ไม่แลเห็นชัยชนะ จะถอยเล่าก็รังแต่จะถูกเย้ยหยัน แต่เรายังไม่เสียเปรียบเลยในยุทธภูมินี้ ถอยเท่านั้นเป็นทางที่ดีที่สุด  และจำไว้จะก้าวกระโดดได้ไกลขึ้น ต้องถอยหลังก่อน”