แนวปฏิบัติ เรื่อง การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ
เป้าหมายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนการปฏิบัติ
- มีวิธีการปฏิบัติการควบคุมวัสดุคงเหลือที่ดี เพื่อลดประเด็น/ปัญหาวัสดุคงเหลือขาด/ เกิน ไม่ตรงกับรายงานวัสดุคงเหลือสิ้นปี
- ลดกระบวนการ การกระยอดและการพิสูจน์จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏผลต่างระหว่างกันผู้บริหารกำกับดูแล และพนักงานผู้รับผิดชอบของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ สามารถรู้ที่มาของผลต่างจำนวนวัสดุคงเหลือ รวมถึงควบคุมและสอบทานข้อมูลย้อนกลับได้ตลอด และสะดวกยิ่งขึ้น
ประเด็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
- วิธีปฏิบัติเพื่อลดผลต่างการกระทบยอดจำนวนวัสดุคงเหลือระหว่างเอกสาร/หลักฐานรายงานสรุปผลการตรวจนับวัสดุคงเหลือชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการฯประจำปี และเอกสารหลักฐานรายงานสรุปผลวัสดุคงเหลือประจำปีฯ ด้านงานบัญชี
วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
- ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อหาแนวทางลดความแตกต่างจำนวนวัสดุคงเหลือประจำปีที่ปรากฏในชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจนับฯ และรายงานสรุปวัสดุคงเหลือสิ้นปีการศึกษาประกอบการบันทึกบัญชี
- ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดหาวิธี ลดประเด็น/ปัญหาที่จะกระทบใน รายงานฯ
แหล่งที่มาความรู้ที่นำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้
- ประสบการณ์การตรวจสอบวัสดุคงเหลือประจำปี ประสบการณ์การจัดทำบัญชีและมูลเหตุที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และหลักฐานประกอบการจัดทำบัญชีและปิดงบการเงิน
- การปฏิบัติงานตรวจสอบตามแผนปฏิบัติการของส่วนผู้รับตรวจที่เกี่ยวข้อง
- ประชุมปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกับส่วนงานผู้รับตรวจสอบ เพื่อแจ้งปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในปัจจุบัน และในอนาคต
- ทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้ผู้รับการตรวจสอบรับทราบประเด็น/ปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต และหาแนวทาง และกำหนดวิธีการแก้ไขร่วมกัน
แนวปฏิบัติที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชนการปฏิบัติ
ประเด็นที่ 1 จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏจริงชุดคณะกรรมการตรวจนับ แสดงจำนวนแตกต่างกันมากกับรายงาน สรุปวัสดุคงเหลือชุดที่มีการนำส่งให้กลุ่มงานบัญชีทำการบันทึกบัญชี
แนวปฏิบัติ
- ผู้ปฏิบัติงานควรใช้ความรอบคอบและความระมัดระวังในการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ให้สอดคล้องกับรายงานการขายสินค้าประจำวันให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งนี้เพื่อความถูกต้องตรงกันของจำนวนวัสดุคงเหลือ ณ วันสิ้นปี
- ควรทบทวนช่วงเวลาของการตรวจนับวัสดุคงเหลือบุ๊คสโตร์ที่เหมาะสม เพื่อลดความแตกต่างระหว่างรายงานยอดวัสดุคงเหลือ กับจำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้จริง (เนื่องจากหลังจากออกรายงานสรุปวัสดุคงเหลือแล้วยังมีการจำหน่ายวัสดุออกไป)
- ควรมีการสอบทานรายการในใบเบิกวัสดุให้ตรงกับบัญชีคุมวัสดุ เพื่อลดความผิดพลาดของการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ซึ่งส่งผลกับจำนวนวัสดุคงเหลือไม่ถูกต้อง
- ผู้ปฏิบัติงานควรตระหนักถึงความถูกต้องและเป็นปัจจุบันของการจัดทำรายงานแสดงรายละเอียดให้ครบถ้วนถูกต้องเช่นเดียวกับการจัดทำรายงานชุดสมบูรณ์หลังการตรวจนับ
วิธีการนำแนวปฏิบัติไปใช้ (การดำเนินงานตามแนวปฏิบัติเชิงประจักษ์)
- ติดตามผลการปรับวิธีการปฏิบัติงานของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ เกี่ยวกับการปรับระยะเวลาสุ่มตรวจนับวัสดุคงเหลือตามที่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน
- ตรวจสอบวิธีการดำเนินงาน และติดตามประเด็น/ปัญหาที่พบ ในการดำเนินงานในการตรวจสอบครั้งถัดไป
การนำแนวปฏิบัติไปเผยแพร่
- ส่วนงานผู้รับตรวจนำไปเป็นแนวทางไปปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน
ผู้รับผิดชอบชุมชนการปฏิบัติ
- อาจารย์นภา นาคแย้ม
- นางสาวลัดดาวรรณ์ รุ่งเรือง
- นางสาวเบญจวรรณ รอดพันธ์