แนวปฏิบัติ เรื่องการควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ โดย การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการควบคุมภายใน ปีการศึกษา 2562

แนวปฏิบัติ เรื่อง การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ 

เป้าหมายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนการปฏิบัติ

  1. มีวิธีการปฏิบัติการควบคุมวัสดุคงเหลือที่ดี เพื่อลดประเด็น/ปัญหาวัสดุคงเหลือขาด/ เกิน ไม่ตรงกับรายงานวัสดุคงเหลือสิ้นปี   
  2. ลดกระบวนการ การกระยอดและการพิสูจน์จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏผลต่างระหว่างกันผู้บริหารกำกับดูแล และพนักงานผู้รับผิดชอบของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ สามารถรู้ที่มาของผลต่างจำนวนวัสดุคงเหลือ รวมถึงควบคุมและสอบทานข้อมูลย้อนกลับได้ตลอด และสะดวกยิ่งขึ้น   

 ประเด็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. วิธีปฏิบัติเพื่อลดผลต่างการกระทบยอดจำนวนวัสดุคงเหลือระหว่างเอกสาร/หลักฐานรายงานสรุปผลการตรวจนับวัสดุคงเหลือชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการฯประจำปี และเอกสารหลักฐานรายงานสรุปผลวัสดุคงเหลือประจำปีฯ  ด้านงานบัญชี    

 วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อหาแนวทางลดความแตกต่างจำนวนวัสดุคงเหลือประจำปีที่ปรากฏในชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจนับฯ และรายงานสรุปวัสดุคงเหลือสิ้นปีการศึกษาประกอบการบันทึกบัญชี
  2.  ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดหาวิธี ลดประเด็น/ปัญหาที่จะกระทบใน     รายงานฯ

 แหล่งที่มาความรู้ที่นำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. ประสบการณ์การตรวจสอบวัสดุคงเหลือประจำปี ประสบการณ์การจัดทำบัญชีและมูลเหตุที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และหลักฐานประกอบการจัดทำบัญชีและปิดงบการเงิน
  2. การปฏิบัติงานตรวจสอบตามแผนปฏิบัติการของส่วนผู้รับตรวจที่เกี่ยวข้อง
  3. ประชุมปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกับส่วนงานผู้รับตรวจสอบ เพื่อแจ้งปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในปัจจุบัน และในอนาคต
  4. ทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้ผู้รับการตรวจสอบรับทราบประเด็น/ปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต และหาแนวทาง และกำหนดวิธีการแก้ไขร่วมกัน

 

แนวปฏิบัติที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชนการปฏิบัติ

ประเด็นที่ 1 จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏจริงชุดคณะกรรมการตรวจนับ แสดงจำนวนแตกต่างกันมากกับรายงาน สรุปวัสดุคงเหลือชุดที่มีการนำส่งให้กลุ่มงานบัญชีทำการบันทึกบัญชี

 

แนวปฏิบัติ

  • ผู้ปฏิบัติงานควรใช้ความรอบคอบและความระมัดระวังในการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ให้สอดคล้องกับรายงานการขายสินค้าประจำวันให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งนี้เพื่อความถูกต้องตรงกันของจำนวนวัสดุคงเหลือ ณ วันสิ้นปี
  • ควรทบทวนช่วงเวลาของการตรวจนับวัสดุคงเหลือบุ๊คสโตร์ที่เหมาะสม เพื่อลดความแตกต่างระหว่างรายงานยอดวัสดุคงเหลือ กับจำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้จริง (เนื่องจากหลังจากออกรายงานสรุปวัสดุคงเหลือแล้วยังมีการจำหน่ายวัสดุออกไป)
  • ควรมีการสอบทานรายการในใบเบิกวัสดุให้ตรงกับบัญชีคุมวัสดุ เพื่อลดความผิดพลาดของการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ซึ่งส่งผลกับจำนวนวัสดุคงเหลือไม่ถูกต้อง
  • ผู้ปฏิบัติงานควรตระหนักถึงความถูกต้องและเป็นปัจจุบันของการจัดทำรายงานแสดงรายละเอียดให้ครบถ้วนถูกต้องเช่นเดียวกับการจัดทำรายงานชุดสมบูรณ์หลังการตรวจนับ

 

วิธีการนำแนวปฏิบัติไปใช้ (การดำเนินงานตามแนวปฏิบัติเชิงประจักษ์)

  • ติดตามผลการปรับวิธีการปฏิบัติงานของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ เกี่ยวกับการปรับระยะเวลาสุ่มตรวจนับวัสดุคงเหลือตามที่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน
  •  ตรวจสอบวิธีการดำเนินงาน และติดตามประเด็น/ปัญหาที่พบ ในการดำเนินงานในการตรวจสอบครั้งถัดไป

การนำแนวปฏิบัติไปเผยแพร่

  1. ส่วนงานผู้รับตรวจนำไปเป็นแนวทางไปปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน

 

ผู้รับผิดชอบชุมชนการปฏิบัติ

  1. อาจารย์นภา นาคแย้ม
  2. นางสาวลัดดาวรรณ์ รุ่งเรือง
  3. นางสาวเบญจวรรณ รอดพันธ์

 

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *