แนวปฏิบัติ เรื่อง การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับการจัดการปัญหาในการจัด ประเภทรับรู้รายการทรัพย์สิน รวมถึงการควบคุมครุภัณฑ์ และการบันทึกบัญชี รับรู้รายการเพื่อประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคต และสอดคล้องตามมาตรฐาน

audit

การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ โดย การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการควบคุมภายใน ปีการศึกษา 2562

 

อ่านเพิ่มเติม “การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ โดย การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการควบคุมภายใน ปีการศึกษา 2562”

แนวปฏิบัติ เรื่องการควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ โดย การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการควบคุมภายใน ปีการศึกษา 2562

แนวปฏิบัติ เรื่อง การควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือ 

เป้าหมายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนการปฏิบัติ

  1. มีวิธีการปฏิบัติการควบคุมวัสดุคงเหลือที่ดี เพื่อลดประเด็น/ปัญหาวัสดุคงเหลือขาด/ เกิน ไม่ตรงกับรายงานวัสดุคงเหลือสิ้นปี   
  2. ลดกระบวนการ การกระยอดและการพิสูจน์จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏผลต่างระหว่างกันผู้บริหารกำกับดูแล และพนักงานผู้รับผิดชอบของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ สามารถรู้ที่มาของผลต่างจำนวนวัสดุคงเหลือ รวมถึงควบคุมและสอบทานข้อมูลย้อนกลับได้ตลอด และสะดวกยิ่งขึ้น   

 ประเด็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. วิธีปฏิบัติเพื่อลดผลต่างการกระทบยอดจำนวนวัสดุคงเหลือระหว่างเอกสาร/หลักฐานรายงานสรุปผลการตรวจนับวัสดุคงเหลือชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการฯประจำปี และเอกสารหลักฐานรายงานสรุปผลวัสดุคงเหลือประจำปีฯ  ด้านงานบัญชี    

 วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อหาแนวทางลดความแตกต่างจำนวนวัสดุคงเหลือประจำปีที่ปรากฏในชุดคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจนับฯ และรายงานสรุปวัสดุคงเหลือสิ้นปีการศึกษาประกอบการบันทึกบัญชี
  2.  ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดหาวิธี ลดประเด็น/ปัญหาที่จะกระทบใน     รายงานฯ

 แหล่งที่มาความรู้ที่นำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้

  1. ประสบการณ์การตรวจสอบวัสดุคงเหลือประจำปี ประสบการณ์การจัดทำบัญชีและมูลเหตุที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และหลักฐานประกอบการจัดทำบัญชีและปิดงบการเงิน
  2. การปฏิบัติงานตรวจสอบตามแผนปฏิบัติการของส่วนผู้รับตรวจที่เกี่ยวข้อง
  3. ประชุมปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกับส่วนงานผู้รับตรวจสอบ เพื่อแจ้งปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในปัจจุบัน และในอนาคต
  4. ทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้ผู้รับการตรวจสอบรับทราบประเด็น/ปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต และหาแนวทาง และกำหนดวิธีการแก้ไขร่วมกัน

 

แนวปฏิบัติที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชนการปฏิบัติ

ประเด็นที่ 1 จำนวนวัสดุคงเหลือที่ปรากฏจริงชุดคณะกรรมการตรวจนับ แสดงจำนวนแตกต่างกันมากกับรายงาน สรุปวัสดุคงเหลือชุดที่มีการนำส่งให้กลุ่มงานบัญชีทำการบันทึกบัญชี

 

แนวปฏิบัติ

  • ผู้ปฏิบัติงานควรใช้ความรอบคอบและความระมัดระวังในการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ให้สอดคล้องกับรายงานการขายสินค้าประจำวันให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งนี้เพื่อความถูกต้องตรงกันของจำนวนวัสดุคงเหลือ ณ วันสิ้นปี
  • ควรทบทวนช่วงเวลาของการตรวจนับวัสดุคงเหลือบุ๊คสโตร์ที่เหมาะสม เพื่อลดความแตกต่างระหว่างรายงานยอดวัสดุคงเหลือ กับจำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้จริง (เนื่องจากหลังจากออกรายงานสรุปวัสดุคงเหลือแล้วยังมีการจำหน่ายวัสดุออกไป)
  • ควรมีการสอบทานรายการในใบเบิกวัสดุให้ตรงกับบัญชีคุมวัสดุ เพื่อลดความผิดพลาดของการจัดทำบัญชีคุมวัสดุ ซึ่งส่งผลกับจำนวนวัสดุคงเหลือไม่ถูกต้อง
  • ผู้ปฏิบัติงานควรตระหนักถึงความถูกต้องและเป็นปัจจุบันของการจัดทำรายงานแสดงรายละเอียดให้ครบถ้วนถูกต้องเช่นเดียวกับการจัดทำรายงานชุดสมบูรณ์หลังการตรวจนับ

 

วิธีการนำแนวปฏิบัติไปใช้ (การดำเนินงานตามแนวปฏิบัติเชิงประจักษ์)

  • ติดตามผลการปรับวิธีการปฏิบัติงานของส่วนงานผู้รับการตรวจสอบ เกี่ยวกับการปรับระยะเวลาสุ่มตรวจนับวัสดุคงเหลือตามที่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน
  •  ตรวจสอบวิธีการดำเนินงาน และติดตามประเด็น/ปัญหาที่พบ ในการดำเนินงานในการตรวจสอบครั้งถัดไป

การนำแนวปฏิบัติไปเผยแพร่

  1. ส่วนงานผู้รับตรวจนำไปเป็นแนวทางไปปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน

 

ผู้รับผิดชอบชุมชนการปฏิบัติ

  1. อาจารย์นภา นาคแย้ม
  2. นางสาวลัดดาวรรณ์ รุ่งเรือง
  3. นางสาวเบญจวรรณ รอดพันธ์

 

บทความดีๆ ที่นำมาแบ่งปันสำหรับเครือข่ายงานตรวจสอบภายในองค์กร

ทำไมเราต้องทำเรื่องการควบคุมภายใน

Posted by ultrajok , ผู้อ่าน : 1408 , 16:48:53 น.
หมวด : ส่งการบ้านครู

        “พบกันครั้งนี้ มีเพื่อนที่ทำงานมาเล่าให้ฟังว่ามีผู้บริหารรุ่นใหม่ ๆ ได้ซักถามเมื่อได้รับทราบว่าจะต้องจัดทำรายงานการควบคุมภายในผู้เขียนจึงอยากจะขยายความว่าทำไมเราต้องทำเรื่องการควบคุมภายใน การควบคุมภายในเป็นปัจจัยที่สำคัญมากอย่างหนึ่งของการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน และเป็นองค์ประกอบหนึ่งของการกำกับดูแลกิจการที่ดี (good corporate governance) ซึ่งผู้บริหารบางส่วนยังไม่เข้าใจ และไม่เห็นความสำคัญของเครื่องมือบริหารชนิดนี้ การที่ธุรกิจจะบรรลุวัตถุประสงค์ดังที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจะต้องสร้างกระบวนการในการปฏิบัติงาน ให้ไปสู่วัตถุประสงค์นั้นด้วยซึ่งผู้กำหนดกระบวนการปฏิบัติงานก็คือบุคคลระดับผู้บริหารในส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กร และถูกนำมาปฏิบัติโดยพนักงานขององค์กรนั้นๆ นั่นเอง ซึ่งถ้ากระบวนการปฏิบัติงานเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเหมาะสม ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยให้ธุรกิจสามารถแข่งขันในตลาดการค้าได้ เป็นที่ทราบกันอยู่แล้วว่าการควบคุมภายในที่ดีจะช่วยป้องกันการรั่วไหล ช่วยให้องค์กรแสดงรายงานทางการเงิน และรายงานข้อมูลที่สำคัญได้อย่างถูกต้องและเกิดความน่าเชื่อถือแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องและสาธารณชน ซึ่งก็คือการช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างมั่นคง การควบคุมภายในนั้นไม่ใช่สิ่งที่จะเลือกว่าองค์กรควรทำหรือไม่ควรทำ แต่เป็นสิ่งที่องค์กรจะต้องพิจารณาว่าทำอย่างไร จึงจะทำให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด ถ้าต้องการให้ธุรกิจก้าวต่อไปอย่างมั่นคงในประเทศไทยของเรานั้น ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ได้ออกกฎให้บริษัทจดทะเบียนทุกแห่ง ต้องรายงานเกี่ยวกับความมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการควบคุมภายในในรายงานประจำปี โดยให้ประธานคณะกรรมการตรวจสอบเป็นผู้ลงนามรับรองรายงานนี้”

           การควบคุมภายในที่ปฏิบัติกันอยู่ก็คือการดำเนินการไปเพื่อให้เกิดความมั่นใจในระดับหนึ่งว่า วัตถุประสงค์ขององค์กร หรือฝ่ายงานนั้นจะสามารถบรรลุผลสำเร็จได้ตามที่คาดหวัง การควบคุมภายใน จึงเป็นความรับผิดชอบโดยตรง ของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานนั้น ๆ มิใช่หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง

          การควบคุมภายในมีระบบ ที่ทำให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน สามารถประเมินความเหมาะสม และเพียงพอของการควบคุมภายใน ที่ตนรับผิดชอบได้อย่างสม่ำเสมอระบบที่เกิดขึ้นนี้ เรียกว่าการประเมินด้วยตนเองเพื่อการควบคุม (Control Self Assess ment) รูปแบบที่นิยมในการทำ CSA นั้น คือการที่ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องในงานนั้นๆ ประชุมกันเป็นกลุ่มเพื่อหารือเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่ปฏิบัติอยู่ วัตถุประสงค์ของงาน ความเสี่ยงที่มีอยู่ โดยมีการประเมินความเสี่ยงและวิธีการควบคุมที่มีอยู่ในงานนั้น ด้วยการควบคุมภายในเป็นกระบวนการที่แทรกอยู่ในงานประจำตามปกติ จึงเป็นเรื่องใกล้ตัวจริงๆ แต่เราอาจไม่รู้ว่าเรามีระบบการควบคุมภายใน ในงานเหล่านั้นอยู่แล้ว เพราะทำงานปกติจนเคยชิน จึงทำให้มองไม่เห็นปัญหา  ความเสี่ยงในงานนั้น ๆ แต่เราสามารถตรวจสอบระบบการควบคุมภายในว่ายังมีประสิทธิอยู่หรือไม่ โดยดูที่ผลของงานที่เราทำอยู่ว่าเป็นไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ครบถ้วนตามที่กำหนดไว้หรือไม่  ถ้าพบว่าผลงานได้ตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพจริง ก็สามารถสรุปได้ว่าการควบคุมที่มีอยู่นั้น เพียงพอและเหมาะสม แต่ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าในแต่ละขั้นตอนการทำงาน อาจมีปัญหา มีความเสี่ยง ซึ่งจำเป็นต้อง หากิจกรรมมาควบคุมป้องกัน หรือแก้ไข ซึ่งเรียกว่ากิจกรรมการควบคุมนั่นเอง โดยสามารถตรวจสอบได้ด้วยวิธีการประเมินด้วยตนเอง (CSA) ซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการกำหนดไว้ ในแบบฟอร์มรายงานการประเมินผล และการปรับปรุงการควบคุมภายใน – แบบ ปย.2 นั่นเอง

            วันนี้ของฝากวาทะก่อนลานะครับ”ครั้นเราจะรุกก็ไม่แลเห็นชัยชนะ จะถอยเล่าก็รังแต่จะถูกเย้ยหยัน แต่เรายังไม่เสียเปรียบเลยในยุทธภูมินี้ ถอยเท่านั้นเป็นทางที่ดีที่สุด  และจำไว้จะก้าวกระโดดได้ไกลขึ้น ต้องถอยหลังก่อน”