แนวปฏิบัติเรื่อง การรับ-ส่งเอกสารด้วยระบบงานสารบรรณ

จากปัญหาในการทำงานสารบรรณที่เราได้ให้คำปรึกษา ให้ความช่วยเหลือ และประสบอยู่บ่อยครั้ง ได้แก่
2.1 ใช้เวลานานในการสืบค้นเอกสาร
2.2 เอกสารเกิดการสูญหาย และไม่มีการสำเนาเอกสารเก็บไว้
2.3 ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารที่ส่งมาถึงส่วนงานได้ทุกคน ทำให้บุคลากรในส่วนงานเดียวกันไม่สามารถติดตามงานต่างๆ ได้

เราจึงหาแนวทางในการปฏิบัติดังนี้

  • ควรมีฐานข้อมูลในการสืบค้น อ้างอิง และการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
  • อำนวยความสะดวก ลดเวลาและทรัพยากรในการค้นหาเอกสาร
  • สามารถบริหารจัดการเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
  • รวดเร็ว เป็นปัจจุบันและความถูกต้องของข้อมูล
  • สามารถตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติงาน
  • ลดประมาณการใช้กระดาษ

“ระบบงานสารบรรณ” จึงมีความจำเป็นในการทำงานพื่อแก้ไขหรือลดปัญหาที่เกิดขึ้น
สามารถ “คลิก” เพื่อดาวน์โหลดเอกสารแนะนำการใช้นะคะ


 

วิธีแทรกรูปภาพบนไฟล์ PDF ด้วยโปรแกรม Foxit

การทำงานของเราบางครั้งเราจำเป็นต้องกรอกข้อมูลใบสมัครต่างๆ ให้กับผู้บริหารของเรา วันนี้เรามีวิธีการง่ายๆ มาแนะนำค่ะ

1.เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการแทรกรูปภาพ

2. คลิกเมนู EDIT เลือก Add Image > Add Image Object From file

3. คลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการแทรก

4. ปรากฎหน้าต่าง เพื่อปรับสีและขนาดภาพ > คลิกไอคอน Apply Changes

5. เราสามารถปรับแต่งขนาดภาพและตำแหน่งวางรูปภาพ โดยการลิกที่รูปและลากเมาท์ไปวางให้ตรงตำแหน่งที่ต้องการได้ ดังรูป

วิธีแทรกเลขหน้าบนไฟล์ PDF ด้วยโปรแกรม Foxit

1.เปิดไฟล์ PDF ขึ้นมาด้วยโปรแกรม Foxit

2.คลิกเลือก เมนู ORGANIZE > Header&Footer

3. คลิกเลือก Add

4. เมื่อปรากฎหน้าต่าง Header and Footer  สามารถเลือกฟอนต์ (Font) และขนาดตัวอักษร ตามภาพ

5. ไปที่เมนู Margin เพื่อตั้งค่าตำแหน่งของเลขหน้าที่เราต้องการแทรก (ระยะห่างจากขอบบน และ ระยะชิดขอบขวา) > กดปุ่ม OK เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว

6. เลขหน้าที่ดำเนินการแล้วจะปรากฎตามภาพ

 

 

การแทรกหน้าเพิ่มบนไฟล์ PDF ด้วยโปรแกรม Foxit

1.เปิดไฟล์ PDF ขึ้นมาด้วยโปรแกรม Foxit PhantomPDF

2.เลือกหน้าที่ต้องการแทรกหน้าเพิ่ม ให้คลิ๊กเมาส์ขวา> Insert Page…> Form Files… > กด Open

3.เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการเพิ่ม

4.เลือก Insert To > กด OK

5.ตามภาพเลือก Before Page 2 จะปรากฏไฟล์ดังภาพ ทำการบันทึกไฟล์ที่จัดทำเรียบร้อยแล้ว

การพิมพ์ข้อความบนไฟล์ PDF

งานเอกสารปัจจุบันจำเป็นต้องจัดทำเอกสารในรูปแบบ PDF ไฟล์ ก็ด้วยคุณสมบัติของเอกสาร PDF คือ แก้ไขไม่ได้และรักษารูปแบบของเอกสารต้นฉบับเดิมไว้ได้อย่างดี ดังนั้นเอกสารหลายชนิดที่ต้องการให้ผู้รับได้รับเอกสารที่ไม่ผิดเพี๊ยนไปจากต้นฉบับเดิม และไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาได้เพื่อให้ผู้รับเอกสารสามารถนำไปเปิดดูได้เท่านั้น เราจึงจัดทำเอกสารเหล่านั้นเป็นรูปแบบ PDFไฟล์

เมื่อเราได้รับเอกสารแล้ว แต่เราต้องการกรอกข้อมูลในเอกสารที่เป็น PDFไฟล์ โดยไม่อยากเขียนด้วยลายมือของเรา เพราะจะไม่สวยงาม เราสามารถทำได้ง่ายๆ ตามนี้ค่ะ

โดยผู้โพสต์ใช้โปรแกรม Foxit PhantomPDF 7.0 ในการจัดทำนะคะ

1. เปิดเอกสารที่ต้องการพิมพ์

2. คลิกเลือกเมนู Home  คลิกไอคอน Typewriter  
….แนะนำให้ใช้ไอคอนนี้ค่ะ เพราะสามารถปรับเปลี่ยนฟอนต์ตัวอักษรและขนาดได้ง่าย….

3. คลิกบริเวณที่ต้องการพิมพ์ข้อความ

4. ปรับฟอนต์อักษร และขนาดอักษรตามที่ต้องการ โดยดาร์กดำที่ข้อความที่ต้องการแก้ไข จะปรากฎเมนูตามรูป

5. ข้อความที่ไม่ต้องการ และต้องการทำเส้นขีดทับ คลิกที่เมนู Home และคลิกไอคอน Select Text แล้วดาร์กดำที่ข้อความ 

วิธีนี้ใช้ได้กับเอกสารที่แปลงไฟล์ต้นฉบับจาก Word เป็น PDF สำหรับไฟล์ต้นฉบับที่มาจากรูปภาพ สามารถทำได้โดยการลากเส้นขีดทับเองค่ะ โดยไปที่เมนู Edit คลิกไอคอน Add Shapes ค่ะ

6. คลิกไอคอน Strikeout    จะปรากฎเส้นขีดทับตามภาพ

เมื่อจัดพิมพ์ข้อมูลเรียบร้อยตามต้องการแล้ว ก็ทำการพิมพ์เอกสารได้เล๊ยย หรือต้องการบันทึกไฟล์ไว้ใช้ต่อก็สามารถบันทึก (Save) ไว้ได้เลยคะ

ผู้โพสต์หวังว่าวิธีนี้คงจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆ ที่ต้องการกรอกข้อมูลในเอกสาร แต่ไม่รู้จะทำยังไงนะคะ 🙂

อ้างอิงจาก
เกร็ดความรู้เอกสารPDF (Portable Document Format) คืออะไร. http://www.songtham.ac.th/managefiles/file/alisa/pdffile.pdf .ศูนย์ฝึกอบรมเทคโนโลยีสารสนเทศ วัดทรงธรรม. [สืบค้น 25-3-64]

คู่มือวิธีใช้ระบบงานสารบรรณ (ฉบับปรับปรุง)

กลุ่มงานสารบรรณได้ปรับแก้ไขคู่มือวิธีใช้งานระบบงานสารบรรณใหม่ สมาชิกทุกท่านสามารถ Download ได้นะคะ

หนังสือเวียน

ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย ราชบัณฑิตยสถาน

หนังสือเวียน

น. หนังสือราชการที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งไปถึงหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยมีรหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ภาษาปากใช้ว่า จดหมายเวียน หนังสือที่ผู้บังคับบัญชาเวียนแจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับทราบหรือถือปฏิบัติ.

 ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย อ.เปลื้อง ณ นคร

หนังสือเวียน

น. หนังสือที่แจ้งให้ผู้ทำงานร่วมกันทราบ.

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน (หมายถึงต้องไม่แก้ไขเนื้อความของหนังสือไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่งของหนังสือก็ตาม) โดยให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด

สำหรับมหาวิทยาลัยฯ ใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกและเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน

 ตัวอย่าง
               ม.คต.01/0011/2564 ว1
อ้างอิงจาก

1.ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 .[สืบค้นวันที่ 11 มกราคม 2564]
2.คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ. http://med.swu.ac.th/administration/index.php?option=com_content&view=article&id=156:2019-01-31-08-17-03&catid=14&Itemid=435 .[สืบค้นวันที่ 18 มกราคม 2564]

การเขียนหนังสือราชการ : การลงชื่อแทน (จดหมาย)

การลงชื่อในท้ายจดหมาย

รักษาการแทน  ใช้ในกรณีไม่มีผู้ดำรงตำแหน่งหรือมีแต่ไม่อาจปฏิบัติการได้

ปฏิบัติราชการแทน  ใช้ในกรณีมอบอำนาจโดยทำหนังสือ (คำสั่ง)  ให้ปฏิบัติการแทน ในการสั่ง การอนุญาต การอนุมัติ การปฏิบัติราชการ หรือดำเนินการตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง หรือมติคณะรัฐมนตรี ในเรื่องใดและไม่มีกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง หรือมติคณะรัฐมนตรีในเรื่องนั้น กำหนดเรื่องการมอบอำนาจให้เป็นอย่างอื่นหรือมิได้ห้ามเรื่องการมอบอำนาจไว้ โดยอธิบดีเป็นผู้ลงนาม หนังสือคำสั่งมอบอำนาจ

ซึ่งมหาวิทยาลัยฯ ของเราใช้ “ปฏิบัติการแทนอธิการบดี มหาวิทยาลัยคริสเตียน” ลงในหนังสือ (จดหมาย) เพื่อส่งติดต่อส่วนงานภายนอก

อ้างอิง

  1. http://kmcenter.rid.go.th/kclaw/news_ins_doc/pppdf [สืบค้นวันที่ 15 ธ.ค. 2563]
  2. http://www.meeboard.com/users/fpo_uttaradit/imgupload/5-21.pdf [สืบค้นวันที่ 15 ธ.ค. 2563]
  3. https://www.bangkokbiznews.com/blog/detail/582169. [สืบค้นวันที่ 15 ธ.ค. 2563]

คู่มือวิธีใช้ระบบงานสารบรรณ

จากที่เราได้จัดทำระบบงานสารบรรณไปแล้ว เราได้อัปโหลดไฟล์คู่มือวิธีใช้งานระบบฯ แบบกระทัดรัดมาให้สมาชิกทุกท่านสามารถ Download ไปใช้ด้วยค่ะ

คลิกภาพเพื่อ Download