กระบวนการของหนังสือเข้ามีแนวทางปฏิบัติดังนี้
- พนักงานที่รับ – ส่งหนังสือ รับหนังสือแล้วแยกหนังสือตามความสำคัญของหนังสือและเปิดผนึกซองตามที่ได้รับมอบหมาย
- ประทับตรารับหนังสือ ลงทะเบียนหนังสือรับ กรอกรายการในตรารับแล้วจัดแยกหนังสือเข้าแฟ้มเสนอหนังสือ
- เสนอหนังสือเข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่อรับทราบเบื้องต้นและหรือสั่งการหากมีเรื่องสำคัญ
- พนักงานที่รับ – ส่ง นำแฟ้มเสนอหนังสือเข้าใหม่ที่ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายรับทราบและหรือสั่งการแล้ว ส่งให้คณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงชื่อรับหนังสือไว้เป็นหลักฐาน
- เมื่อหัวหน้าแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้องรับหนังสือแล้วให้ดำเนินการดังนี้
5.1 พิจารณาหนังสือต่าง ๆ ลงรายการรับหนังสือและบันทึกในทะเบียนคุม
5.2 และจัดแฟ้มนำเสนอหนังสือถึงผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงชื่อรับไว้เป็นหลักฐาน
5.3 พนักงานเจ้าของเรื่องที่เกี่ยวข้องรับหนังสือให้ดำเนินการปฏิบัติทันที
- การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ
6.1 พนักงานผนึกซองเอกสารลับให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ถึงคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง
6.2 พนักงานคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้องรับเอกสารลับ ให้ลงทะเบียนรับหนังสือ และระบุว่าเอกสารลับเพื่อนำเสนอผู้บริหารทันที