จะทำอย่างไร เมื่อคุณเป็นเลขามือใหม่ ที่ถูกเจ้านายสั่งให้จดบันทึกการประชุม ซึ่งคุณยังไม่เคยเตรียมตัวสำหรับงานนี้มาก่อน คุณเริ่มกังวลและลนลาน การจดบันทึกการประชุมมีหลักการง่าย ๆ ที่คุณควรทราบ เริ่มจากคุณต้องทราบก่อนว่า รายงานการประชุมนั้นเป็นการจดบันทึกที่มีความเป็นทางการสูง ดังนั้นคุณต้องมีความรวดเร็ว แม่นยำ จับประเด็นได้ดี
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเพื่อให้คุณสามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างมืออาชีพ
ก่อนการประชุม
- เลือกอุปกรณ์ในการจดบันทึก เช่น ปากกา กระดาษ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ เครื่องบันทึกเสียง สำหรับเลขาฯ ยุคใหม่มักไม่ค่อยจดบันทึกด้วยมือแล้ว ส่วนใหญ่จะพิมพ์รายงานลงไปในคอมพิวเตอร์ทันที เพื่อความรวดเร็ว และการทำงานเพียงครั้งเดียว
- ตรวจสอบว่าอุปกรณ์ดังกล่าวพร้อมสำหรับการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่ามันสามารถใช้งานได้ดี การทำงานอย่างมืออาชีพมักมีการเตรียมพร้อมเสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้การทำงานสะดุด ติดขัด ไม่ราบรื่น
- นำวาระการประชุมมาศึกษา คุณจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมด เพื่อทำความเข้าใจและเตรียมการ
ระหว่างการประชุม
- ส่งเอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
- จดรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม และที่สำคัญคุณจำเป็นต้องรู้จักว่าใครเป็นใคร เพื่อให้คุณสามารถจดได้อย่างถูกต้อง
- จดบันทึกเวลาเริ่มประชุม
- ไม่ต้องพยายามจดทุกคำพูด จดเฉพาะใจความสำคัญเท่านั้นก็เพียงพอ
- จดข้อเสนอที่ใช้อภิปรายในที่ประชุม ระบุว่าใครเป็นผู้เสนอ และผลการลงความเห็น
- จดข้อเสนอต่างๆ ที่จะใช้สำหรับลงความเห็นในครั้งต่อไปด้วย
- จดบันทึกเวลาปิดประชุม
หลังการประชุม
- จัดทำรายงานการประชุมทันทีที่ออกจากห้องประชุม เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างยังคงชัดเจนอยู่ในความจำของคุณ
- ระบุชื่อองค์กร ชื่อคณะกรรมการ ประเภทของการประชุม เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน หรือประจำปี และระบุวัตถุประสงค์ในการประชุมด้วย
- ลงเวลาที่เริ่มประชุม และปิดประชุม
- ตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนส่ง
ถึงคุณจะเป็นเลขาฯ มือใหม่ แต่คงไม่ยากเกินไปที่จะรับมือกับสถานการณ์นี้ เพราะหลักการเขียนรายงานการประชุมนั้นง่ายนิดเดียว และคุณเองก็สามารถทำได้อย่างมืออาชีพ
ที่มา: jobDB.com