เรามาเสริมกันอีกนิด… สำหรับการทำหน้าที่เป็นผู้บันทึกการประชุม ก่อนที่จะบันทึกการประชุม
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับแรกก็คือ การจัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้หรือสิ่งจำเป็นอื่นๆ ที่ใช้ในการจดบันทึก ซึ่งมีดังต่อไปนี้
1. สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซึ่งควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกลื่นมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นานไม่ลบเลือนง่าย
2. สมุดบันทึกรายงานการประชุมหรือบัญชีรายชื่อสำหรับให้ผู้มาประชุมลงลายมือชื่อ
3. สำเนาระเบียบวาระการประชุม
4. รายชื่อสมาชิกหรือกรรมการ
5. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
6. รายงานการประชุมครั้งที่ยังไม่ได้รับรอง
7. เอกสารประกอบการประชุม
8. เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการประชุม
อนึ่ง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยเขียนชื่อแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับเว้นที่ว่างไว้พอประมาณสำหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้การจดบันทึกเป็นไปอย่างรวดเร็วและคล่องตัวขึ้น
ฉะนั้น… “เครื่องมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่างๆ เหล่านี้ควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม” เพื่อให้การประชุมตลอดจนการจดบันทึกเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหาในระหว่างการประชุม
ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting