หลัก 5c คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่ 1.ถูกต้อง (Correct) 2.ชัดเจน (Clear) 3.รัดกุม (Confirm) 4.กะทัดรัด (Concise) 5.การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)
2.ชัดเจน (Clear)
คำว่า “ชัดเจน” ในที่นี้หมายถึง การเขียนให้เข้าใจง่าย พิจารณาง่าย และอ่านง่าย จึงต้องเขียนให้
2.1 ชัดเจนในเนื้อความ
2.2 ชัดเจนในจุดประสงค์
2.3 กระจ่าง
2.1 ชัดเจนในเนื้อความ ต้องเขียนให้เนื้อความกระจ่างชัด ไม่คลุมเครือ ไม่ทำให้ผู้อ่านอ่านด้วยความลำบากในการแปล ความหมาย ถ้อยคำ หรือข้อความ
2.2 ชัดเจนในจุดประสงค์ หนังสือทุกฉบับจะมีจุดประสงค์ว่า จะให้ผู้รับ หรือผู้อ่านทำอย่างไร เช่น
เพื่อทราบ เพื่ออนุมัติ
เพื่อให้เข้าใจ เพื่อให้ความร่วมมือ
เพื่อพิจารณา เพื่อถือปฏิบัติ
ทั้งนี้มีจุดประสงค์อย่างไรต้องเขียนให้ชัดเจนว่าต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร และถ้ามีจุดประสงค์หลายประการ ก็ต้องระบุให้ครบทุกประการ
2.3 กระจ่าง
-
เขียนหนังสือ ควรแบ่งเป็นตอนๆ ย่อหน้าเสียบ้าง โดยทั่วไปหนังสือย่อหน้าหนึ่งไม่ควรเกิน 10 บรรทัด- ไม่ควรเขียนหนังสือโดยใช้ประธานร่วมหรือ กริยาร่วม หรือใช้อนุประโยคแต่ง เพราะจะอ่านยากและสับสน ควรแยกเป็นประโยคเอกเทศเสียบ้าง
- ในกรณีที่ใช้คำกริยาร่วม โดยมีประธานหลายๆ คำ ถ้าเกรงว่าจะสับสน หรือไม่กระจ่าง ก็อาจใช้ คำว่า “ก็ดี” เติมท้ายคำประธานทุกคำ เพื่อให้ชัดเจนขึ้นได้
- ในประโยคซ้อนที่ใช้คำประธานร่วม และแยกกริยาควรเว้นวรรคแยกคำกริยาให้เป็นประโยคต่างๆ ชัดเจน
- ประโยคหรือวลีที่ใช้ประกอบประโยค ที่กล่าวก่อนหลายๆ ประโยค ควรเว้นวรรคให้เห็นชัดว่าประกอบทุกประโยค
- เมื่อเปลี่ยนเรื่อง หรือเปลี่ยนกระบวนการ และมีข้อความในแต่ละเรื่อง หรือแต่ละกระบวนการยาว ควรย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่ เช่น เปลี่ยนจาก อารัมภบท มาเป็นการ พิจารณา หรือ ความเห็น ก็ย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่เสียทีหนึ่ง เปลี่ยนจากพิจารณาหรือความเห็นมาเป็น มติ หรือ ข้อตกลงใจ ก็ย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่เสียทีหนึ่ง เปลี่ยนจากมติ จากข้อตกลงใจ มาเป็น จุดประสงค์ (คำสั่ง คำขอ คำซักซ้อม ฯลฯ) ก็ย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่เสียทีหนึ่ง
- ถ้ากริยาของประโยคมีหลายๆ คำ หรือให้ประธานทำอะไรหลายๆ อย่าง หรือมีกรรม หรือคำประกอบกรรมของกริยาเดียวกันหลายๆ คำ ซึ่งเมื่อเขียนเป็นร่างยาวดูทึบเป็นพืด และอ่านยาก ควรแยกการกระทำหรือกรรมนั้นออกเป็นข้อๆ ให้กระจ่าง
