รูปแบบหนังสือราชการติดต่อภายนอก
โครงสร้างของหนังสือราชการ
มี 4 ส่วน คือ
ส่วนที่ 1 หัวหนังสือ
ส่วนที่ 2 เหตุที่มีหนังสือไป
ส่วนที่ 3 จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
ส่วนที่ 4 ท้ายหนังสือ
ส่วนที่ 1 ส่วนหัวหนังสือ ประกอบด้วย
⇒ที่
⇒ส่วนราชการ
⇒วัน เดือน ปี
⇒เรื่อง
⇒เรียน
⇒อ้างถึง
⇒สิ่งที่ส่งมาด้วย
การกรอกรายการในส่วนหัวเรื่อง ดังนี้
1.ที่
ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
2.ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งด้วย
3.วัน เดือน ปี
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ พ.ศ. ที่ออกหนังสือ เช่น 1 เมษายน 2562
4.เรื่อง
ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นในความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5.คำขึ้นต้น
ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงชื่อตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ถึงตัวบุคคล โดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6.อ้างถึง
ถ้ามีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วัน เดือน ปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น เช่น
อ้างถึง หนังสือกรมวิชาการที่ ศธ 0601/5780 ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2526
7.สิ่งที่ส่งมาด้วย
ถ้ามีสิ่งที่ส่งไปกับหนังสือนั้นด้วยก็ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้นด้วย ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด
อ้างอิงจาก :
1. http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf. [สืบค้นวันที่ 25 ก.พ. 2562]
2. https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791808. สำนักงานปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ [สืบค้นวันที่ 25 ม.ค. 2562]
3. http://www.ocsc.go.th.หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ.(2016). สำนักงานงาน ก.พ. [สืบค้นวันที่ 12 มี.ค. 2562]