ส่วนหัวของหนังสือมีสิ่งสำคัญที่ต้องเขียนอยู่ 2 อย่าง ได้แก่ “เรื่อง” และ “คำขึ้นต้น”
1.“เรื่อง” คือ ให้สรุปใจความสำคัญของหนังสือฉบับนั้นให้สั้นที่สุด แล้วนำมากำหนดเป็นชื่อเรื่อง ชื่อเรื่องจึงต้องสอดคล้องกับข้อความของหนังสือ ในกรณีเป็นหนังสือต่อเนื่อง มีหนังสือติดต่อกันมาก่อนแล้ว ให้ใช้ชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
การเขียนเรื่อง เป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่จะทำให้ผู้รับเข้าใจความประสงค์และเนื้อหาสังเขปโดยทันที เรื่อง จึงเป็นการย่อความที่สั้นที่สุดแต่ได้ใจความมากที่สุด การตั้งเรื่องที่ดีจะประหยัดเวลาของผู้อ่านอย่าง
มาก โดยเฉพาะผู้บังคับบัญชาที่ต้องพิจารณาหนังสือจำนวนมากในแต่ละวัน มักปรากฏเสมอว่า เรื่องกับเนื้อหา และจุดประสงค์ของหนังสือไม่ตรงกัน ทำให้ต้องทวนหลายครั้ง หรืออาจปฏิบัติผิดจากความประสงค์ของหนังสือได้
การเขียนชื่อเรื่อง ต้องเขียนให้บรรลุจุดมุ่งหมาย 2 ประการ
– ให้พอรู้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ
– ให้สะดวกแก่การเก็บค้นอ้างอิง
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณกำหนดว่า กรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ปกติให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพื่อเก็บคนอ้างอิงได้ง่าย แต่ถ้าหนังสือฉบับเดิม เขียนชื่อเรื่องไม่ดี ไม่ถูก จะปรับปรุงถ้อยคำให้ดี ถูกต้องก็ได้ กรณีหนังสือฉบับเดิมอาจเป็นขออนุมัติ ขออนุญาต ขอผ่อนผัน ขอความอนุเคราะห์ หรือขอเงิน หรือสิ่งของใด ๆ เช่น
หนังสือฉบับเดิมอาจใช้ชื่อเรื่องว่า “ขออนุมัติ……” ถ้าหนังสือที่ตอบใช้ชื่อเรื่องเดิม เสมือนผู้ตอบกลับเป็นผู้ขอไปยังผู้ขออีก ควรปรับปรุงชื่อเรื่องที่ตอบไป โดยเติมคำว่า “การ” ลงไปข้างหน้าเป็น “ การขออนุมัติ…”
ในกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้ชื่อเรื่องในลักษณะปฏิเสธว่า “ไม่อนุมัติ….” “ไม่อนุเคราะห์” ให้ใช้คำว่า “การ” นำหน้า
2. “คำขึ้นต้น” ใช้ทั้งในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
อ้างอิงจาก :
1. http://www.opes.go.th/sites/default/files/users/user1/vichakan/1.docx [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]
2.http://kmcenter.rid.go.th/kmc11/file/file_support/ad_230653-1.pdf [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]
3. http://larts.rmutp.ac.th/2554/wp-content/uploads/2014/08/ad-form-03.pdf [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]