หลักการเขียน “อ้างถึง”
- ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช ของหนังสือนั้น
- ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา
หลักการเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”
- ให้เขียนชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น
- ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
การเขียน “อ้างถึง”
ในการเขียนส่วนอ้างถึง จะใช้ในกรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อนหน้านี้ เพื่อเป็นการ เท้าความเดิมหรืออ้างอิงที่มา จะได้ไม่ต้องกล่าวซ้ำอีก โดยต้องระบุชื่อหน่วยงานที่อ้างถึงชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) เลขที่หนังสือ ลงวันที่ของหนังสือที่อ้างถึง ตามลำดับ
การเขียนอ้างถึง ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ที่ สธ ๑๒๓๔.๕/๖๗ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ด่วนมาก ที่ สธ ๑๒๓๔/๕๖ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว และชั้นความลับ ตามลำดับในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ลับมาก ด่วนที่สุด ที่ กค ๑๒๓๔/๕ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
การเขียนอ้างถึงหนังสือของศาลากลางจังหวัด ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘ (ไม่นิยม ใส่ศาลากลางจังหวัดเพราะเป็นสถานที่ราชการ)
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”(หนังสือภายนอก)
การเขียนสิ่งที่ส่งมาด้วย สิ่งที่ส่งมาด้วย ใช้กับหนังสือภายนอก เท่านั้น และต้องระบุจำนวนที่ชัดเจนด้วย
สำหรับหนังสือภายใน หรือบันทึก จะใช้ เอกสารแนบ
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย” มีวิธีการดังนี้
1. ให้ระบุว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จำนวนเท่าใด
2. หากเป็นเอกสาร ควรระบุประเภทว่าเป็นเอกสารอะไร จำนวนเท่าใด
3. ลักษณะนามที่ใช้ให้สะท้อนลักษณะหรือรูปแบบของสิ่งที่ส่งมาด้วยอย่างชัดเจน กรณี เป็นเอกสาร งดใช้ “ฉบับหรือชุด” เพื่อสะดวกแก่การตรวจนับ ดังตัวอย่าง
สิ่งที่ส่งมาด้วย ๑. รายงานการประชุม ๕ ส จํานวน ๓ แผ่น ๒. โปสเตอร์รณรงค์ ๕ ส จํานวน ๕ แผ่น ๓. หนังสือคู่มือ ๕ ส จํานวน ๑ เล่ม
4. ในการเขียนส่วนเนื้อหา หากมีเนื้อความที่กล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย ควรเขียนเชื่อมโยง
ถึงกันเพื่อความชัดเจนด้วย เช่น
มหาวิทยาลัยขอส่งรายงานการประชุมมาเพื่อดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดปรากฏตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๑ โดยขอให้ติดโปสเตอร์รณรงค์ตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๒ และหากมีข้อสงสัย
อ้างอิงจาก :
1. การเขียนจดหมายราชการ.https://stang.sc.mahidol.ac.th/kb/?p=434 [สืบค้นวันที่ 21 ม.ค. 2562]
2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ. http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017 060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 24 เม.ย. 2562]
3. สำนักงานเลขานุการกรม.คู่มือการเขียนหนังสือราชการของกรมสุขภาพจิต. https://secret.dmh.go.th/news/files/การเขียนหนังสือราชการ.pdf [สืบค้นวันที่ 19 พ.ย. 2562]