หลักในการเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง”

การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการ พึงยึดหลักดังนี้

หลักประการที่ 1
เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย
หนังสือติดต่อราชการมีจุดประสงค์เป็นลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ต่อไปนี้

เมื่อจะเขียน “จุประสงค์ของเรื่อง” ในลักษณะใด โดยมีความมุ่งหมายอย่างไร ก็ต้องเขียนในลักษณะนั้น โดยมีข้อความแสดงความมุ่งหมายอย่างนั้น

หลักประการที่ 2
เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
การเขียนจุดประสงค์ของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร ถ้ามีจุดประสงค์หลายประการก็ต้องแจ้งให้ครบทุกประการ เช่น

(1) ถ้าจุดประสงค์ต้องการถามและขอให้ตอบก็ต้องเขียนคำถามและขอให้ตอบ
ตัวอย่าง

(2) ถ้าจุดประสงค์ต้องการหลายๆ อย่าง ก็ต้องเขียนให้ครบทุกอย่าง
ตัวอย่าง 

หลักประการที่ 3
เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะตามควรแก่กรณี
การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการต้องใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับบุคคล และลักษณะของจุดประสงค์ เช่น

(1) ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คำขึ้นต้น” ว่า “เรียน” ก็เขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงเรียน ……….” ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คขึ้นต้น” ว่า “กราบเรียน” ก็ต้องเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงกราบเรียน……….”

(2) ถ้าลักษณะ “จุดประสงค์ของเรื่อง” เป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” และต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้คำว่า “จะขอบคุณมาก” แต่ถ้าเป็นผู้ใหญ่อาจใช้ว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง”

ตัวอย่าง 1

ตัวอย่าง 2

แต่ถ้า “จุดประสงค์ของเรื่อง” จะเป็นลักษณะอื่นที่ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่ต้องต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ เว้นแต่จะมีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย

อ้างอิงจาก :
1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 25 มิ.ย. 2563]