การจะเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหานั้น ถ้าเป็นเรื่องง่ายๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมอะไรมากเพียงคิดวิเคราะห์เล็กน้อยว่า เป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร ก็สามารถเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาได้ แต่ถ้าเป็นเรื่องยาก ก็จำเป็นต้องเตรียมการก่อนลงมือเขียน โดย
-ศึกษาเรื่อง
-จบประเด็นเรื่อง
-ย่อเรื่อง
1 การศึกษาเรื่อง
1.1 จุดมุ่งหมายในการศึกษาเรื่อง ผู้ร่างต้องศึกษาเรื่องให้ละเอียด และเข้าใจเนื้อหาสาระสำคัญความเป็นมาและเป็นไปของเรื่อง เพื่อจะได้เขียนหนังสือติดต่อให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง
1.2 เทคนิคในการศึกษาเรื่อง การศึกษาเรื่องให้ได้ความสมบูรณ์เพื่อจะเขียนหนังสือติดต่อได้เป็นอย่างดีนั้น จะต้องใช้ทั้ง ตา ปาก หู หัวใจ และมือ ในการศึกษา กล่าวคือ
2 การจับประเด็นของเรื่อง
ประเด็นของเรื่อง คือ จุดสำคัญอันเป็นแก่นแท้ของเรื่องนั้นที่จะต้องเขียนถึงผู้รับหนังสือ ประเด็นของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการจะประกอบด้วย
– เหตุที่มีหนังสือไป
– จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
3 การย่อเรื่อง
การย่อเรื่อง คือการสรุปความที่เป็นเนื้อหาสาระ และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป ทั้งนี้เพื่อจะได้นำไปเขียนในส่วน “เนื้อเรื่อง” ได้ถูกต้องและมีเนื้อหาที่กะทัดรัด
อ้างอิงจาก :
เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]