จะเห็นว่าในการบันทึกรับเอกสารภายนอก หรือ การส่งเอกสารภายใน ในขั้นตอนสุดท้าย จะกำหนดให้เราเลือกสถานะของเอกสาร ดั้งนี้
1) กำลังดำเนินการ
2) ปิดงาน และ
3) ยกเลิก
สถานะ “ยกเลิก” ที่ปรากฎเราจะใช้เมื่อ เราได้ทำการบันทึกเอกสารผิด (X) ประเภท เช่น เราต้องการ “บันทึกหนังสือส่งภายใน” แต่ได้บันทึกลงใน “บันทึกหนังสือรับภายนอก” จึงจำเป็นต้องระบุสถานะว่า “ยกเลิก” เพื่อให้ผู้ที่ใช้ระบบฯ ในส่วนงานเดียวกันทราบ