ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ

จากที่เราได้จัดทำระบบงานสารบรรณไปแล้ว เราได้อัปโหลดไฟล์คู่มือวิธีใช้งานระบบฯ แบบกระทัดรัดมาให้สมาชิกทุกท่านสามารถ Download ไปใช้ด้วยค่ะ

คลิกภาพเพื่อ Download

การเขียนเนื้อเรื่องของหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนย่อเอาแต่ข้อความที่เป็นเนื้อหา และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้อมีหนังสือไป ไม่กล่าวถึงรายละเอียดปลีกย่อย ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายขึ้นก็ต้องเปรียบเทียบว่า เอาแต่ “แก่น” หรือ “กระพี้” ไม่เอา “เปลือก”

แต่ถ้าเขียนแต่ใจความสำคัญเพียงเท่านี้ ผู้รับหนังสือจะอ่านไม่รู้เรื่องและไม่สนใจที่จะให้ความร่วมมือ เพราะ

• ไม่รู้เกิดธรณีพิบัติภัยที่ไหน เมื่อใด จะให้ช่วยเหลือที่ไหน
• ไม่รู้ว่าจะให้ช่วยเหลือเกี่ยวกับอะไร
• ไม่เห็นความสำคัญที่จะต้องให้ความร่วมมือ

จึงต้องเตรียมเติม “กระพี้”

ต่อไปจึงจะเป็น “จุดประสงค์ของเรื่อง” ซึ่งจะต้องเขียนเป็นอีกตอนหนึ่งโดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เช่นเขียนว่า

        “จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดจัดส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวตามแต่ศรัทธา ทั้งนี้ ทางมูลนิธิจะจัดส่งไปเองโดยตรง หรือจะมอบหมายให้กรมประชาสงเคราะห์จัดส่งก็ได้ ขอขอบคุณในความร่วมมือมา ณ ที่นี้”

อ้างอิงจาก :

1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]
2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]

 

 

การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการ พึงยึดหลักดังนี้

หลักประการที่ 1
เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย
หนังสือติดต่อราชการมีจุดประสงค์เป็นลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ต่อไปนี้

เมื่อจะเขียน “จุประสงค์ของเรื่อง” ในลักษณะใด โดยมีความมุ่งหมายอย่างไร ก็ต้องเขียนในลักษณะนั้น โดยมีข้อความแสดงความมุ่งหมายอย่างนั้น

หลักประการที่ 2
เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
การเขียนจุดประสงค์ของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร ถ้ามีจุดประสงค์หลายประการก็ต้องแจ้งให้ครบทุกประการ เช่น

(1) ถ้าจุดประสงค์ต้องการถามและขอให้ตอบก็ต้องเขียนคำถามและขอให้ตอบ
ตัวอย่าง

(2) ถ้าจุดประสงค์ต้องการหลายๆ อย่าง ก็ต้องเขียนให้ครบทุกอย่าง
ตัวอย่าง 

หลักประการที่ 3
เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะตามควรแก่กรณี
การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการต้องใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับบุคคล และลักษณะของจุดประสงค์ เช่น

(1) ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คำขึ้นต้น” ว่า “เรียน” ก็เขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงเรียน ……….” ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คขึ้นต้น” ว่า “กราบเรียน” ก็ต้องเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงกราบเรียน……….”

(2) ถ้าลักษณะ “จุดประสงค์ของเรื่อง” เป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” และต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้คำว่า “จะขอบคุณมาก” แต่ถ้าเป็นผู้ใหญ่อาจใช้ว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง”

ตัวอย่าง 1

ตัวอย่าง 2

แต่ถ้า “จุดประสงค์ของเรื่อง” จะเป็นลักษณะอื่นที่ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่ต้องต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ เว้นแต่จะมีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย

อ้างอิงจาก :
1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 25 มิ.ย. 2563]

เราเคยได้พูดถึง สาเหตุของหนังสือ ประกอบด้วย สาเหตุที่ต้องมีหนังสือไป และเรื่องต่อเนื่อง
วันนี้เรามาพูดถึง “ที่มาของสาเหตุที่มีหนังสือไป”

1. เหตุจากผู้มีหนังสือไป
2. เหตุจากบุคคลภายนอก
3. เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น
4. เหตุจากผู้รับหนังสือ

 

 

 

เหตุจากผู้มีหนังสือไป

เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจาก ผู้มีหนังสือไปเอง โดยผู้มีหนังสือไปมีความประสงอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น

ตัวอย่าง…    “ด้วยกรมส่งเสริมการเกษตรประสงค์จะรับสิ่งของบริจาคเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้
           จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดรับบริจาคสิ่งของจากผู้มีจิตศรัทธาแล้วส่งให้กรมส่งเสริมการเกษตรด้วย จะขอบคุณมาก”

ตัวอย่าง…    “ตามหนังสือที่อ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรได้ขอความร่วมมือในการบริจาคสิ่งของเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น
          กรมส่งเสริมการเกษตรใคร่จะได้ของบริจาคดังกล่าว ภายในวันที่……….เพื่อจะได้รีบจัดส่งไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยโดยด่วน
          จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดส่งสิ่งของที่รับบริจาคไว้ไปยังกรมส่งเสริมการเกษตรภายในกำหนดดังกล่าวด้วย จะขอบคุณมาก”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากผู้มีหนังสือไปเอง มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้น ด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

เหตุจากบุคคลภายนอก

เหตุที่มีหนังสือไปอาจเกิดจากบุคคลภายนอก โดยบุคคลภายนอกว่า ขอมา หรือ แจ้งความประสงค์มา หรือบุคคลภายนอกกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งที่เป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป เช่น

ตัวอย่าง…    “ด้วยมีผู้ร้องเรียนว่าการส่งสิ่งของไปช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ล่าช้าไม่ทันการ
          จึงขอได้โปรดกำชับเจ้าหน้าที่ให้รีบเร่งส่งสิ่งของให้ถึงมือผู้ประสบอุทัยภัยโดยเร็วที่สุดด้วย”

ตัวอย่าง…    “ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์บางฉบับว่าการส่งสิ่งของไปช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ล่าช้าไม่ทันการ นั้น
         กรมส่งเสริมการเกษตรได้มีหนังสือกำชับไปยังเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบให้รีบเร่งส่งสิ่งของให้ถึงมือผู้ประสบอุทกภัยโดยเร็วที่สุดแล้ว
         จึงเรียนมาเพื่อทราบ”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากบุคคลภายนอก มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้น ด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น

เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น ซึ่งเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป เช่น
ตัวอย่าง…    “ด้วยได้เกิดอุทกภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้ เป็นเหตุให้ประชาชนจำนวนมากไร้ที่อยู่อาศัยและขาดแคลนเครื่องอุปโภคบริโภค
          จึงขอให้กรมส่งเสริมการเกษตรรีบส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวโดยด่วน”

ตัวอย่าง…    “ตามที่ได้เกิดอุทัยภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้ เป็นเหตุให้ประชาชนจำนวนมากไร้ที่อยู่อาศัย และขาดเครื่องอุปโภคบริโภค นั้น
          กรมส่งเสริมการเกษตรได้ส่งเครื่องอุปโภคบริโภคจำนวนหนึ่งไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวในเบื้องต้นแล้ว และจะทยอยส่งเพิ่มเติมต่อไปโดยด่วน
          จึงเรียนมาเพื่อทราบ”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

เหตุจากผู้รับหนังสือ

เหตุที่มีหนังสือไปอาจเกิดจากผู้รับหนังสือนั้นเอง โดยผู้รับหนังสือแจ้งมาหรือขออะไรมาหรือผู้รับหนังสือกระทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป เช่น

ตัวอย่าง…    “ด้วยท่านเป็นผู้สอบแข่งขันได้ในการสอบแข่งขันเพื่อเข้ารับราชการ ในกรม………..และถึงลำดับที่ที่จะบรรจุเข้ารับราชการแล้ว
           จึงขอให้ท่านไปรายงานตัว ณ…………ภายในวันที่……………หากท่านมิได้ไปรายงานตัวภายในกำหนดนี้ ถือว่าท่านสละสิทธิ์ในการบรรจุเข้ารับราชการ”

ตัวอย่าง…    “ตามที่ท่านสอบแข่งขันเพื่อบรรจุเข้ารับราชการได้ในกรม………………..และแสดงความจำนงจะรับราชการในจังหวัดภาคใต้ นั้น
           บัดนี้ ได้มีคำสั่งบรรจุท่านเข้ารับราชการแล้วในจังหวัด…… ตั้งแต่วันที่……………..เป็นต้นไป
          จึงขอให้ท่านไปรับหนังสือนำตัวจากกรม……………….เพื่อไปรายงานตัวเข้ารับราชการ ณ จังหวัด………..ต่อไป”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากผู้รับหนังสือ มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

อ้างอิงจาก :

1. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791808[สืบค้นวันที่ 15 พ.ค. 2563]
2. ศิลปะการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791026 [สืบค้นวันที่ 16 พ.ค. 2563]
3. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]