การใช้คำ “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก”
การขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น เช่น
ที่มา: การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 13 ม.ค. 2563]
เนื้อเรื่องของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
เนื้อเรื่องของหนังสือภายนอกและภายใน คือ ข้อความที่มีผู้มีหนังสือไปแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ ซึ่งเขียนย่อหน้าต่อจาก “คำขึ้นต้น” อาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอน แล้วแต่กรณี
สาระสำคัญของเนื้องเรื่องจะกล่าวถึงเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว หรือเหตุที่มีหนังสือไปตอนหนึ่งและเรื่องต่อเนื่อง หรือเรี่องต่อเนื่องกับผลของเรื่องนั้นอีกตอนหนึ่งก็ได้
“เนื้อเรื่อง” ของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน จะเริ่มต้นด้วยการอ้างเหตุที่มีหนังสือไป
สาเหตุของหนังสือ ประกอบด้วย สาเหตุที่ต้องมีหนังสือไป และเรื่องต่อเนื่อง
1. สาเหตุที่ต้องมีหนังสือไป
ด้วย…………………………………….
เนื่องจาก……………………………..
ตาม…………………………………… นั้น
ตามที่…………………………………. นั้น
อนุสนธิ………………………………. นั้น
2. เรื่องต่อเนื่อง
ได้ดำเนินการต่อไปอย่างไร……..
ผลของการดำเนินการ……………
การใช้ถ้อยคำและวรรคตอนของเนื้อเรื่อง
เหตุที่มีหนังสือไป จะขึ้นต้นด้วยคำหนึ่งดังต่อไปนี้
อ้างอิงจาก :
ส่วนเนื้อเรื่อง
เนื้อเรื่องของหนังสือภายนอก คือ “ข้อความ” ที่ผู้มีหนังสือแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ ซึ่งผู้ร่างหนังสือจะต้องเขียนเองทั้งหมด
เนื้อเรื่อง จะประกอบด้วยเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนก็ได้
อ้างอิงจาก : การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 13 ม.ค. 2563]
หลักการเขียน “อ้างถึง”
หลักการเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”
ในการเขียนส่วนอ้างถึง จะใช้ในกรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อนหน้านี้ เพื่อเป็นการ เท้าความเดิมหรืออ้างอิงที่มา จะได้ไม่ต้องกล่าวซ้ำอีก โดยต้องระบุชื่อหน่วยงานที่อ้างถึงชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) เลขที่หนังสือ ลงวันที่ของหนังสือที่อ้างถึง ตามลำดับ
การเขียนอ้างถึง ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ที่ สธ ๑๒๓๔.๕/๖๗ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ด่วนมาก ที่ สธ ๑๒๓๔/๕๖ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว และชั้นความลับ ตามลำดับในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ลับมาก ด่วนที่สุด ที่ กค ๑๒๓๔/๕ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
การเขียนอ้างถึงหนังสือของศาลากลางจังหวัด ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก
อ้างถึง หนังสือจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘ (ไม่นิยม ใส่ศาลากลางจังหวัดเพราะเป็นสถานที่ราชการ)
การเขียนสิ่งที่ส่งมาด้วย สิ่งที่ส่งมาด้วย ใช้กับหนังสือภายนอก เท่านั้น และต้องระบุจำนวนที่ชัดเจนด้วย
สำหรับหนังสือภายใน หรือบันทึก จะใช้ เอกสารแนบ
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย” มีวิธีการดังนี้
1. ให้ระบุว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จำนวนเท่าใด
2. หากเป็นเอกสาร ควรระบุประเภทว่าเป็นเอกสารอะไร จำนวนเท่าใด
3. ลักษณะนามที่ใช้ให้สะท้อนลักษณะหรือรูปแบบของสิ่งที่ส่งมาด้วยอย่างชัดเจน กรณี เป็นเอกสาร งดใช้ “ฉบับหรือชุด” เพื่อสะดวกแก่การตรวจนับ ดังตัวอย่าง
สิ่งที่ส่งมาด้วย ๑. รายงานการประชุม ๕ ส จํานวน ๓ แผ่น ๒. โปสเตอร์รณรงค์ ๕ ส จํานวน ๕ แผ่น ๓. หนังสือคู่มือ ๕ ส จํานวน ๑ เล่ม
4. ในการเขียนส่วนเนื้อหา หากมีเนื้อความที่กล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย ควรเขียนเชื่อมโยง
ถึงกันเพื่อความชัดเจนด้วย เช่น
มหาวิทยาลัยขอส่งรายงานการประชุมมาเพื่อดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดปรากฏตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๑ โดยขอให้ติดโปสเตอร์รณรงค์ตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๒ และหากมีข้อสงสัย
อ้างอิงจาก :
1. การเขียนจดหมายราชการ.https://stang.sc.mahidol.ac.th/kb/?p=434 [สืบค้นวันที่ 21 ม.ค. 2562]
2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ. http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017 060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 24 เม.ย. 2562]
3. สำนักงานเลขานุการกรม.คู่มือการเขียนหนังสือราชการของกรมสุขภาพจิต. https://secret.dmh.go.th/news/files/การเขียนหนังสือราชการ.pdf [สืบค้นวันที่ 19 พ.ย. 2562]
คำขึ้นต้น และ คำลงท้ายของจดหมาย
ในการเขียนจดหมาย จะต้องมีการเขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้ายตามความเหมาะสมแต่ละประเภท และบุคคล ดังนี้
คุณพ่อ คุณแม่ คำขึ้นต้น กราบเท้าคุณพ่อ, คุณแม่ที่เคารพ
คำลงท้าย ด้วยความเคารพอย่างสูง
ผู้บังคับบัญชา – คุณครู คำขึ้นต้น กราบเรียน………ที่เคารพอย่างสูง, เรียนคุณครูที่ปรึกษาชั้นที่…. /………ที่เคารพ
คำลงท้าย ขอแสดงความเคารพ , ด้วยความเคารพ
ธุรกิจ คำขึ้นต้น เรียนผู้จัดการแผนก……………
คำลงท้าย ด้วยความนับถือ
ญาติผู้ใหญ่ คำขึ้นต้น กราบ………..ที่เคารพ (อย่างสูง)
คำลงท้าย ด้วยความเคารพ (อย่างสูง)
พี่ (อาวุโสน้อย) คำขึ้นต้น พี่………ที่รัก
คำลงท้าย ด้วยความรัก, ด้วยความเคารพ
น้อง – เพื่อน คำขึ้นต้น ถึง………ที่รัก ,น้อง ………ที่รัก
คำลงท้าย ด้วยความรัก รัก , ด้วยความคิดถึง คิดถึง , รักและคิดถึง
พระสงฆ์ คำขึ้นต้น นมัสการ
คำลงท้าย นมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง
คำขึ้นต้นของหนังสือราชการ ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ
๑. เรียน หัวหน้าส่วนราชการ ชื่อตำแหน่ง หรือ ชื่อบุคคล
๒. กราบเรียน ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ฯลฯ
๓. อื่นๆ
การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามภาคผนวก ๒ ท้ายระเบียบฯ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หนังสือราชการส่วนใหญ่ใช้ชื่อตำแหน่งของผู้มีหนังสือถึง ยกเว้น มีหนังสือถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ เช่น การเชิญบุคคลภาคเอกชนเป็นวิทยากร
ภาคผนวก 2 คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
อ้างอิงจาก :
<<คลิกเลยประเด็น / ปัญหา
- การนำเสนอเอกสารต่อผู้บริหารอย่างไรให้ทันต่อเวลา
- ลดการสูญหายของเอกสาร
แนวปฏิบัติ
กรณีหนังสือต่อเนื่อง (โต้ตอบ)
หนังสือต่อเนื่อง (โต้ตอบ) ให้ใช้ชื่อเรื่องเดิม เว้นแต่ฉบับเดิมเป็นคำขอ ขออนุมัติ ขออนุญาต ขอความอนุเคราะห์ เช่น
…ขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ
…ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการสัมมนา
และนิยมใช้คำว่า “การ” มานำหน้าชื่อเรื่องเดิม
…การขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ
…การขอความช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการสัมมนา
หรือถ้าชื่อเรื่องไม่สอดคล้องกับเนื้อเรื่อง อาจจะไม่ใช้คำว่า “การ” มานำหน้าก็ได้ แต่ให้มีข้อความเดิมบางส่วนคงไว้ว่าเป็นเรื่องต่อเนื่อง เช่น
…ขอความอนุเคราะห์ตอบแบบสอบถาม
เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วจะส่งแบบสอบถามกลับคืน อาจหมายความว่า เป็นการอธิบายการขอความอนุเคราะห์ตอบ ควรใช้ชื่อเรื่อง ดังนี้
…ส่งแบบสอบถาม
กรณีหนังสือตอบปฏิเสธ
หนังสือตอบปฏิเสธ…ไม่อนุมัติ ไม่อนุญาต ไม่อนุเคราะห์ ต้องคำนึงถึง ความสัมพันธ์
…การอนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ
…การขอความช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการสัมมนา
อ้างอิงจาก : เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791808 [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]
