หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี  หลัก 5c  คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่
 1.ถูกต้อง (Correct) 
 2.ชัดเจน (Clear)  
3.รัดกุม (Confirm) 
4.กะทัดรัด (Concise)
5. การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)

1.ในหัวข้อ  “ถูกต้อง (Correct)” ได้แก่อะไรบ้าง

 <<Full>>

ที่มา: เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [25 ก.พ. 2562]

การเขียนจดหมาย

เราได้เคยเสนอเกี่ยวกับรูปแบบของจดหมายไปแล้ว และตัวอย่างจดหมายเกี่ยวกับเรื่องการขอความอนุเคราะห์หรือขอความช่วยเหลือ ดูเหมือนว่าจะเป็นการเร่งรีบเกินไปหน่อยในการทำความรู้จักกับการเขียนจดหมาย ครั้งนี้เลยคิดว่าจะค่อยๆ มาเริ่มกันตั้งแต่แรกเลยดีกว่าว่าจะเขียนจดหมายซักฉบับ จะต้องทำไงดี

ตามที่รู้กันว่าเรามีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) 2548 ให้เราปฏิบัติเป็นมาตรฐานเดียวกัน จึงขออ้างอิงการเขียนจดหมายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีฯ นะคะ

 

 

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ  ขั้นตอนการดำเนินการ
1.ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ) ให้ถูกต้องและแม่นยำ
2.เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา เป็นต้น
3.จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง
4.บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว
5.กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อๆ
6.กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
7.ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ
8.ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ
9.การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู
10.หลีกเลี่ยงถ้อยคำ ที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย
11.การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง
12.ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง
13.ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
14.หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด
15.ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา
16. อ่านและตรวจทานความถูกอีกครั้งหนึ่ง

ที่มา: เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://www.cupamnat.com/files/a2.pdf [28 ม.ค. 2562]

ตัวอย่างหนังสือขอความช่วยเหลือ (เชิญเป็นวิทยากร)

หนังสือขอความช่วยเหลือ หมายถึง หนังสือที่มีถึง ส่วนราชการ สมาคม มูลนิธิ บริษัทห้างร้านเอกชน หรือบุคคลภายนอก ซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน ขอให้เขาช่วยเหลืออย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น ขอให้มาบรรยาย ขอให้ช่วยเหลือทางการเงิน ขอให้ทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้ เป็นต้น การเขียนหนังสือขอความช่วยเหลือที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะต้องเขียนลำดับเนื้อความให้เชื่อมโยงเรื่องราวและเหตุผลสัมพันธ์กัน สอดคล้องกันตลอดเรื่อง และสมเหตุสมผลดีด้วย โดยใช้ลำดับเนื้อความดังนี้

1. บอกความจำเป็นหรือความต้องการของเรา
2. ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของเขา
3. ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากได้ช่วยเรา
4. ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา
5. ตั้งความหวังว่า จะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ จึงขอขอบคุณล่วงหน้า

ตัวอย่าง

เรื่อง ขอเชิญเป็นวิทยากร

เรียน  นาย………….

(ตำแหน่ง)

สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการฝึกอบรมหลักสูตร……………

ด้วยศูนย์…………….ได้จัดการฝึกอบรมหลักสูตร…………..ตามโครงการที่แนบมานี้ ในการนี้ได้กำหนดให้มีการบรรยายวิชา……………เป็นวิชาสำคัญมากวิชาหนึ่งด้วย ซึ่งการบรรยายวิชานี้จะต้องได้ผู้มีความรู้และประสบการณ์สูงในเรื่อง……………..เป็นวิทยากร จึงจะได้ผลตามจุดมุ่งหมาย

ศูนย์…………ได้พิจารณาเห็นว่า ท่านเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์สูงมากในเรื่อง………ถ้าได้ท่านเป็นผู้บรรยายวิชา………….ก็จะเป็นที่เชื่อมั่นได้ว่า การฝึกอบรมวิชานี้จะได้ผลบรรลุวัตถุประสงค์ตามเป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งจะอำนวยประโยชน์มากทั้งแก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นส่วนตัวและแก่ทางราชการเป็นส่วนรวม

จึงเรียนเชิญมาเพื่อขอท่านได้โปรดสละเวลาไปเป็นวิทยากรบรรยายในการฝึกอบรมวิชา………ในวันที่……………เวลา………ณ………ทั้งนี้ ศูนย์ฯ หวังเป็นอย่างยิ่งที่จะได้รับความกรุณาจากท่านในการไปเป็นวิทยากรตามที่เรียนเชิญมานี้ จึงขอขอบพระคุณมา ณ ที่นี้

ที่มา
เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://oknation.nationtv.tv/blog/anegsangsoog/2010/05/18/entry-3 [1 พ.ย. 2561]

ระเบียบปฏิบัติ มหาวิทยาลัยคริสเตียน เรื่อง งานสารบรรณ

ระเบียบปฏิบัติ มหาวิทยาลัยคริสเตียน ที่ 25/2561 เรื่อง งานสารบรรณ

<<Click to Download>>

การเริ่มเลขที่หนังสือภายใน

การเริ่มเลขที่หนังสือภายใน

กลุ่มงานบริหารทั่วไปขอแจ้งผู้ปฏิบัติงานด้านสารบรรณทุกท่าน  ในวันที่1 กันยายน พ.ศ. 2561 เป็นการเริ่มปีการศึกษา 2561 ดังนั้น  ขอแจ้งการเริ่มเลขหนังสือภายในใหม่ ขอความร่วมมือผู้ปฏิบัติงานสารบรรณของทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการดำเนินการให้ถูกต้องด้วยนะคะ  รายละเอียดดังนี้

      1)  เริ่มเลขที่หนังสือออกภายในใหม่ ที่ เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2561           

ตัวอย่าง  “ที่ ฝบท.001/2561   ลงวันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2561”

      2)  เริ่มเลขที่ลงรับเอกสารของสมุดบันทึกรับ-ส่งเอกสาร ปีการศึกษา2561 เริ่มลำดับที่ “1”

      3)  การกำหนดเลขที่ครั้งการประชุมต่างๆ เป็นปีการศึกษา 2561

     ตัวอย่าง  “ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคริสเตียน สมัยสามัญครั้งที่ 1/2561”

     ขอให้มีความสุขกับการเริ่มปีการศึกษาใหม่ค่ะ

ตัวอย่าง รูปแบบหนังสือขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์

วันนี้มีตัวอย่างรูปแบบจดหมายขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์มาฝาก หากใครที่นึกไม่ออกว่าหน้าตาของจดหมายจะเป็นอย่างไร เราเลยมีตัวอย่างรูปแบบคร่าวๆ ที่อาจจะเป็นประโยชน์สำหรับเพื่อนๆ สมาชิกค่ะ

 

(Download)

ภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายเพื่อกิจธุระ

สวัสดีค่ะ  จากครั้งที่แล้วได้พูดถึงจดหมายกิจธุระ ครั้งนี้จึงมาพูดในเรื่องหลักๆ ของภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายเพื่อกิจธุระนะคะ ตามนี้ค่ะ

(Full Download)

แนวการเขียนจดหมายขอความอนุเคราะห์

การทำจดหมายของพวกเรามักจะพบว่า หัวหน้ามักจะให้ร่างจดหมายเกี่ยวกับการขอความอนุเคราะห์ต่างๆ การขอประชาสัมพันธ์โครงการบ้าง ขอการสนับสนุนบ้าง เช่น ขอใช้น้ำหรือใช้ไฟฟ้า ขอใช้สถานที่  ขอศึกษาดูงาน หรือแม้กระทั่งขอข้อมูลหรือเก็บข้อมูล หากได้มีโอกาสอ่านจดหมายแบบนี้บ่อยๆ ก็คงไม่ยากนัก แต่ถ้าไม่เคยได้พบเห็นเลยก็ขอจะสับสนอยู่นานว่าจะเริ่มจากตรงไหนดี เราก็เลยนำแนวทางดีๆ มาฝากนะคะ

(Full Download)

ประเภทของจดหมายกิจธุระ

ประเภทของจดหมายกิจธุระ

จดหมายกิจธุระมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับธุระที่ต้องการติดต่อ  เช่น ขอความ ช่วยเหลือ ขอความร่วมมือ  ขอเข้าเยี่ยมชากิจการ เชิญวิทยากร

จดหมายสั่งซื้อ เป็นจดหมายที่ผู้สั่งซื้อจะต้องบอกรายละเอียดของสินค้าอย่างชัดเจน

จดหมายเตือน-ทวง เป็นจดหมายที่ส่งไปเตือนหรืทวงในเรื่องธุรกิจที่เคยได้ติดต่อไปและอีกฝ่ายหนึ่งรับจะจัดทำให้

จดหมายขอความช่วยเหลือ เป็นจดหมายที่ส่งไปขอความช่วยเหลือในด้านต่างๆ

จดหมายสมัครงาน ควรบอกรายละเอียดที่จำเป็นเช่น ชื่อ  นามสกุล อายุ เพศ  วุฒิการศึกษา  สถานภาพทางครอบครัว ประสบการณ์ในการทำงาน ความสามารถพิเศษ

จดหมายสอบถาม เป็นจดหมายติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือระหว่างเอกชนกับบริษัทห้างร้าน

จดหมายโฆษณาสินค้า  เป็นจดหมายที่บริษัทห้างร้านมีไปถึงลูกค้า เพื่อแนะนำสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าได้รู้จัก

จดหมายนัด เป็นจดหมายที่บอกกำหนดเวลาที่จะนัดพบกัน เพื่อปรึกษาหารือในเรื่องราวต่างๆ ในเนื้อความจะต้องระบุ  วัน  เวลา  สถานที่ให้ชัดเจนและต้องแจ้งจุดประสงค์ของการนัดพบด้วย