1. ย่อสั้นที่สุด

ตัวอย่าง…เรื่องที่ยาวเกินความจำเป็น
“การลงโทษข้าราชการพลเรือนที่กระทำผิดวินัยข้าราชการพลเรือนฐานทุจริตในการสอบ”
ถูกต้อง… “การลงโทษข้าราชการฐานทุจริตในการสอบ”

2. เป็นประโยคหรือวลี

ตัวอย่าง…เรื่องที่ไม่เป็นประโยคหรือวลี
“เครื่องพิมพ์ดีด”
ถูกต้อง… “เครื่องพิมพ์ดีดหาย”

3. พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร

ตัวอย่าง…เรื่องที่ไม่ได้ใจความว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร
“แจ้งมติ ก.พ.”
ถูกต้อง… “การลงโทษข้าราชการที่ทุจริตการสอบ”

4. เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย

ตัวอย่าง… เรื่องที่เก็บค้นอ้างอิงได้ยาก
“ซ่อมถนน”
ถูกต้อง… “การซ่อมถนนสุขุมวิท ซอย 31”

5. แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้

ตัวอย่าง…เรื่องที่แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ยาก
“ขอความร่วมมือ”
ถูกต้อง… “ขอความร่วมมือในการจัดสัมมนานักบริหาร”

อ้างอิงจาก : ศิลปะการเขียนหนังสือราชการ. https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791026 [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]

ส่วนหัวของหนังสือมีสิ่งสำคัญที่ต้องเขียนอยู่ 2 อย่าง ได้แก่ “เรื่อง”  และ “คำขึ้นต้น”

1.“เรื่อง” คือ ให้สรุปใจความสำคัญของหนังสือฉบับนั้นให้สั้นที่สุด แล้วนำมากำหนดเป็นชื่อเรื่อง ชื่อเรื่องจึงต้องสอดคล้องกับข้อความของหนังสือ ในกรณีเป็นหนังสือต่อเนื่อง มีหนังสือติดต่อกันมาก่อนแล้ว ให้ใช้ชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
         การเขียนเรื่อง เป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่จะทำให้ผู้รับเข้าใจความประสงค์และเนื้อหาสังเขปโดยทันที เรื่อง จึงเป็นการย่อความที่สั้นที่สุดแต่ได้ใจความมากที่สุด การตั้งเรื่องที่ดีจะประหยัดเวลาของผู้อ่านอย่างมาก โดยเฉพาะผู้บังคับบัญชาที่ต้องพิจารณาหนังสือจำนวนมากในแต่ละวัน มักปรากฏเสมอว่า เรื่องกับเนื้อหา และจุดประสงค์ของหนังสือไม่ตรงกัน ทำให้ต้องทวนหลายครั้ง หรืออาจปฏิบัติผิดจากความประสงค์ของหนังสือได้

การเขียนชื่อเรื่อง ต้องเขียนให้บรรลุจุดมุ่งหมาย 2 ประการ
– ให้พอรู้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ
– ให้สะดวกแก่การเก็บค้นอ้างอิง

               ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณกำหนดว่า กรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ปกติให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพื่อเก็บคนอ้างอิงได้ง่าย แต่ถ้าหนังสือฉบับเดิม เขียนชื่อเรื่องไม่ดี ไม่ถูก จะปรับปรุงถ้อยคำให้ดี ถูกต้องก็ได้ กรณีหนังสือฉบับเดิมอาจเป็นขออนุมัติ ขออนุญาต ขอผ่อนผัน ขอความอนุเคราะห์ หรือขอเงิน หรือสิ่งของใด ๆ เช่น
               หนังสือฉบับเดิมอาจใช้ชื่อเรื่องว่า “ขออนุมัติ……” ถ้าหนังสือที่ตอบใช้ชื่อเรื่องเดิม เสมือนผู้ตอบกลับเป็นผู้ขอไปยังผู้ขออีก ควรปรับปรุงชื่อเรื่องที่ตอบไป โดยเติมคำว่า “การ” ลงไปข้างหน้าเป็น “ การขออนุมัติ…”    
              ในกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้ชื่อเรื่องในลักษณะปฏิเสธว่า “ไม่อนุมัติ….” “ไม่อนุเคราะห์” ให้ใช้คำว่า “การ” นำหน้า

2. “คำขึ้นต้น” ใช้ทั้งในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

อ้างอิงจาก :
1. http://www.opes.go.th/sites/default/files/users/user1/vichakan/1.docx [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]
2.http://kmcenter.rid.go.th/kmc11/file/file_support/ad_230653-1.pdf [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]
3. http://larts.rmutp.ac.th/2554/wp-content/uploads/2014/08/ad-form-03.pdf [สืบค้นวันที่ 9 พ.ค. 2562]

รูปแบบหนังสือราชการติดต่อภายนอก

โครงสร้างของหนังสือราชการ 
มี 4 ส่วน คือ
ส่วนที่ 1 หัวหนังสือ
ส่วนที่ 2 เหตุที่มีหนังสือไป
ส่วนที่ 3 จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
ส่วนที่ 4 ท้ายหนังสือ

 

ส่วนที่ 1 ส่วนหัวหนังสือ ประกอบด้วย
⇒ที่
⇒ส่วนราชการ
⇒วัน เดือน ปี
⇒เรื่อง
⇒เรียน
⇒อ้างถึง
⇒สิ่งที่ส่งมาด้วย

การกรอกรายการในส่วนหัวเรื่อง ดังนี้
1.ที่
ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

2.ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งด้วย

3.วัน เดือน ปี
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ พ.ศ. ที่ออกหนังสือ เช่น 1 เมษายน 2562

4.เรื่อง
ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นในความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

5.คำขึ้นต้น
ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงชื่อตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ถึงตัวบุคคล โดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

6.อ้างถึง
ถ้ามีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วัน เดือน ปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น เช่น
อ้างถึง หนังสือกรมวิชาการที่ ศธ 0601/5780 ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2526

7.สิ่งที่ส่งมาด้วย
ถ้ามีสิ่งที่ส่งไปกับหนังสือนั้นด้วยก็ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้นด้วย ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

อ้างอิงจาก : 
1. http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf. [สืบค้นวันที่ 25 ก.พ. 2562]
2. https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791808. สำนักงานปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ [สืบค้นวันที่ 25 ม.ค. 2562]
3. http://www.ocsc.go.th.หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ.(2016). สำนักงานงาน ก.พ. [สืบค้นวันที่ 12 มี.ค. 2562]

หลัก 5c  คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่
1.ถูกต้อง (Correct) 
2.ชัดเจน (Clear) 
3.รัดกุม (Confirm)
4.กะทัดรัด (Concise)
5.การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)

 

3.รัดกุม (Confirm)

การยืนยันได้ในสิ่งที่เขียน การเขียนหนังสือควรมีความถูกต้อง ความชัดเจนแล้ว ควรมีความรัดกุม กล่าวคือ อ่านแล้วไม่ต้องตีความ เขียนให้เข้าใจด้วยความเรียบง่าย ไม่มีแง่มุมให้พิจารณาเป็นอย่างอื่น ข้อมูลที่ใช้เขียนควรเป็นข้อเท็จจริงที่ สามารถยืนยันได้ หรือเป็นการอ้างอิงกฎหมาย กฎ ระเบียบ  ข้อบังคับ และมติต่างๆ

ถ้าเป็นกรณีที่ไม่อาจยืนยันได้นอนว่ากรณีจะเป็นเช่นนั้นเสมอไป ก็ไม่ควรใช้คำยืนยันให้เป็ฯการผูกมัด แต่ควรใช้คำแบ่งรับแบ่งสู้ เช่น ในการตอบข้อหารือที่เราเห็นว่าโดยทั่วไปกรณีจะเป็นอย่างนั้น
แต่อาจมีกรณีพิเศษที่อาจไม่เป็นอย่างนั้นก็ได้ เช่นนี้ ควรเติมคำว่า “โดยปกติ” ลงไปในคำตอบนั้นเป็นต้น

 

4.กระทัดรัด (Concise)

คือ ความสั้น กระชับ กะทัดรัดได้ใจความ ไม่ใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือย ไม่วกวน ไม่ซ้ำซาก ควรเขียนในลักษณะสรุปความ คือ นำเสนอส่วนข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจได้

 

 

5.การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)

คือ การโน้มน้าว เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการเขียนหนังสือเพื่อขอความอนุเคราะห์ ขอความร่วมมือ ขอความช่วยเหลือ การเขียนหนังสือเพื่อโน้มน้าวควรใช้ภาษาที่ดี สุภาพ และเขียนด้วย ความรู้สึกที่ดีงามอย่างแท้จริง

 

ที่มา:เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก
1.http://www.rtc.ac.th/www_km/03/037_010953.pdf [4 มี.ค. 62]
2.http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [25 ก.พ.62]

หลัก 5c  คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่

1.ถูกต้อง (Correct) 
2.ชัดเจน (Clear) 
3.รัดกุม (Confirm)
4.กะทัดรัด (Concise)
5.การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)

2.ชัดเจน (Clear)

คำว่า “ชัดเจน” ในที่นี้หมายถึง การเขียนให้เข้าใจง่าย พิจารณาง่าย และอ่านง่าย จึงต้องเขียนให้
2.1 ชัดเจนในเนื้อความ
2.2 ชัดเจนในจุดประสงค์
2.3 กระจ่าง
      2.1 ชัดเจนในเนื้อความ ต้องเขียนให้เนื้อความกระจ่างชัด ไม่คลุมเครือ ไม่ทำให้ผู้อ่านอ่านด้วยความลำบากในการแปล ความหมาย ถ้อยคำ หรือข้อความ
      2.2 ชัดเจนในจุดประสงค์  หนังสือทุกฉบับจะมีจุดประสงค์ว่า จะให้ผู้รับ หรือผู้อ่านทำอย่างไร เช่น
              เพื่อทราบ       เพื่ออนุมัติ
              เพื่อให้เข้าใจ     เพื่อให้ความร่วมมือ
              เพื่อพิจารณา     เพื่อถือปฏิบัติ
              ทั้งนี้มีจุดประสงค์อย่างไรต้องเขียนให้ชัดเจนว่าต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร และถ้ามีจุดประสงค์หลายประการ ก็ต้องระบุให้ครบทุกประการ

     2.3 กระจ่าง

• 1. เขียนหนังสือ ควรแบ่งเป็นตอนๆ ย่อหน้าเสียบ้าง โดยทั่วไปหนังสือย่อหน้าหนึ่งไม่ควรเกิน 10 บรรทัด
  2. ไม่ควรเขียนหนังสือโดยใช้ประธานร่วมหรือ กริยาร่วม หรือใช้อนุประโยคแต่ง เพราะจะอ่านยากและสับสน ควรแยกเป็นประโยคเอกเทศเสียบ้าง
  3. ในกรณีที่ใช้คำกริยาร่วม โดยมีประธานหลายๆ คำ ถ้าเกรงว่าจะสับสน หรือไม่กระจ่าง ก็อาจใช้ คำว่า “ก็ดี” เติมท้ายคำประธานทุกคำ เพื่อให้ชัดเจนขึ้นได้
  4. ในประโยคซ้อนที่ใช้คำประธานร่วม และแยกกริยาควรเว้นวรรคแยกคำกริยาให้เป็นประโยคต่างๆ ชัดเจน
  5. ประโยคหรือวลีที่ใช้ประกอบประโยค ที่กล่าวก่อนหลายๆ ประโยค ควรเว้นวรรคให้เห็นชัดว่าประกอบทุกประโยค
  6. เมื่อเปลี่ยนเรื่อง หรือเปลี่ยนกระบวนการ และมีข้อความในแต่ละเรื่อง หรือแต่ละกระบวนการยาว ควรย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่ เช่น เปลี่ยนจาก อารัมภบท มาเป็นการ พิจารณา หรือ ความเห็น ก็ย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่เสียทีหนึ่ง เปลี่ยนจากพิจารณาหรือความเห็นมาเป็น มติ หรือ ข้อตกลงใจ ก็ย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่เสียทีหนึ่ง เปลี่ยนจากมติ จากข้อตกลงใจ มาเป็น จุดประสงค์ (คำสั่ง คำขอ คำซักซ้อม ฯลฯ) ก็ย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่เสียทีหนึ่ง
  7. ถ้ากริยาของประโยคมีหลายๆ คำ หรือให้ประธานทำอะไรหลายๆ อย่าง หรือมีกรรม หรือคำประกอบกรรมของกริยาเดียวกันหลายๆ คำ ซึ่งเมื่อเขียนเป็นร่างยาวดูทึบเป็นพืด และอ่านยาก ควรแยกการกระทำหรือกรรมนั้นออกเป็นข้อๆ ให้กระจ่าง

 

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี  หลัก 5c  คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่
 1.ถูกต้อง (Correct) 
 2.ชัดเจน (Clear)  
3.รัดกุม (Confirm) 
4.กะทัดรัด (Concise)
5. การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)

1.ในหัวข้อ  “ถูกต้อง (Correct)” ได้แก่อะไรบ้าง

 <<Full>>

ที่มา: เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [25 ก.พ. 2562]

เราได้เคยเสนอเกี่ยวกับรูปแบบของจดหมายไปแล้ว และตัวอย่างจดหมายเกี่ยวกับเรื่องการขอความอนุเคราะห์หรือขอความช่วยเหลือ ดูเหมือนว่าจะเป็นการเร่งรีบเกินไปหน่อยในการทำความรู้จักกับการเขียนจดหมาย ครั้งนี้เลยคิดว่าจะค่อยๆ มาเริ่มกันตั้งแต่แรกเลยดีกว่าว่าจะเขียนจดหมายซักฉบับ จะต้องทำไงดี

ตามที่รู้กันว่าเรามีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) 2548 ให้เราปฏิบัติเป็นมาตรฐานเดียวกัน จึงขออ้างอิงการเขียนจดหมายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีฯ นะคะ

 

 

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ  ขั้นตอนการดำเนินการ
1.ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ) ให้ถูกต้องและแม่นยำ
2.เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา เป็นต้น
3.จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง
4.บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว
5.กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อๆ
6.กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
7.ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ
8.ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ
9.การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู
10.หลีกเลี่ยงถ้อยคำ ที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย
11.การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง
12.ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง
13.ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
14.หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด
15.ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา
16. อ่านและตรวจทานความถูกอีกครั้งหนึ่ง

ที่มา: เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://www.cupamnat.com/files/a2.pdf [28 ม.ค. 2562]

ระเบียบปฏิบัติ มหาวิทยาลัยคริสเตียน ที่ 25/2561 เรื่อง งานสารบรรณ

<<Click to Download>>