ประกาศ ที่ 112/2561 เรื่อง กําหนดอักษรย่อประจําส่วนงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัยคริสเตียน ปีการศึกษา 2560
ตัวอย่างรูปแบบจดหมาย
ตัวอย่างรูปแบบซองจดหมาย
คลิกดาวน์โหลดตัวอย่างซองจดหมาย
การเริ่มเลขที่หนังสือออกภายนอก ปี พ.ศ. 2561
เรียนผู้ปฏิบัติงานสารบรรณทุกท่าน
ในวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2561 เป็นการเริ่มปีปฏิทินใหม่แล้ว ขอความร่วมมือคณะวิชาและส่วนงาน จัดพิมพ์เลขหนังสือภายนอก เป็นปีพุทธศักราช 2561 หรือ 2018 ด้วยนะคะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยค่ะ
วิธีการเขียน
ที่ ม.คต. เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา/0001/2561
ตัวอย่าง ที่ ม.คต.01/…………../2561
การประชุมการจัดการความรู้ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ สมัยสามัญครั้งที่ 1/2560
การเขียนจดหมายกิจธุระ
“ครั้งที่แล้วได้แนะนำไปแล้วเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย และจดหมายที่เราใช้เป็นประจำในการทำงานคงเป็นจดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ วันนี้เลยจะมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายกิจธุระก่อนแล้วกันนะคะ…”
จดหมายกิจธุระ : เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์ เชิญชวน จดหมายขอบคุณ ใช้ภาษาเป็นทางการ มี 2 รูปแบบ คือ
- จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ
- จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ
หัวข้อจดหมายกิจธุระมีอะไรบ้าง
- หัวจดหมายกิจธุระ หมายถึง ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่ อยู่ด้านขวามือ
- ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ.ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัยคริสเตียน) ที่ ม.คต.01/0011/2560 อยู่ด้านซ้ายมือ
- วัน เดือน ปี เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา เช่น (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัย คริสเตียน) วันที่ 9 ตุลาคม พ.ศ. 2560
- เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น ใช้ประโยคสั้น กะทัดรัด บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น ขอขอบคุณ ขอความอนุเคราะห์ เป็นต้น
- คำขึ้นต้น ใช้คำว่า เรียน ขึ้นต้นจดหมายเสมอ ตามด้วยชื่อและนามสกุล หรือตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมายก็ได้ เช่น เรียน ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ รักการเรียน, เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีศึกษา เป็นต้น
- สิ่งที่ส่งมาด้วย ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น เช่น เอกสารประกอบการประชุม กำหนดการ แบบตอบรับเข้าร่วมประชุม รายละเอียดโครงการ หนังสือ แผ่นซีดี ฯลฯ
- ข้อความ ข้อความซื่อเป็นเนื้อหาหลักของจดหมาย ต้องมี ๒ ย่อหน้า เป็นอย่างน้อย
– ย่อหน้าที่ ๑ บอกสาเหตุขอการเขียนจดหมาย กรณีเป็นจดหมายติดต่อฉบับแรกให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย เนื่องด้วย เนื่องจาก” กรณีเป็นจดหมายที่มีมาถึง หรือจดหมายติดตามเรื่อง ต้องเท้าความที่เคยติดต่อกันไว้ โดยใช้คำว่า “ตามที่” ขึ้นต้นเรื่อง และใช้คำว่า “นั้น” ลงท้าย
– ย่อหน้าที่ ๒ บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึงเรียนมาเพื่อ…” - คำลงท้าย ใช้คำว่า ขอแสดงความนับถือ อยู่ตรงกับวันที่
- ลายมือชื่อ (ลายเซ็น) ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ ไม่ใช้ตรายางพิมพ์
- ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย พิมพ์อยู่ในวงเล็บ ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ
- ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ หากเป็นจดหมายที่ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง
- หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย หากมีหมายเลขโทรสาร และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย
ที่มา:
1. https://sites.google.com/ site/thailandslanguage/cdhmay-kic-thura
2.ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก :http://kokai. awardspace.com/ use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส สาร
การเขียนจดหมาย
ในปัจจุบัน โลกมีการพัฒนาการสื่อสารทางโทรคมนาคมได้สะดวก และรวดเร็ว แต่การสื่อสารอีกชนิดที่ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งก็คือ การเขียนจดหมาย เพราะสามารถเขียนได้ทุกเวลา ทุกโอกาส เก็บไว้ได้นาน จดหมายของบุคคลสำคัญจะเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ในอนาคต และจดหมายที่เขียนดีมีคุณค่าก็อาจเป็นวรรณกรรมได้
การเขียนจดหมาย เป็นการสื่อสารโดย
ตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงาน
ต่าง ๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้
เพราะสามารถใช้จดหมายส่งข่าวและแจ้ง
ความประสงค์ ตามต้องการ การเขียน
จดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน
เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย
ประเภทของจดหมาย
จดหมายแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภท คือ
1) จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายเขียนถึงกันในหมู่
ญาติมิตรเนื้อหาเป็นเรื่องส่วนตัว
2) จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคล
ต่อบุคคล หรือบุคคลต่อบริษัท ห้างร้าน เพื่อแจ้งกิจธุระ
เช่น สมัครงาน ขอความช่วยเหลือ
3) จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายเขียนติดต่อกันในเรื่อง
เกี่ยวกับธุรกิจการค้า การเงินระหว่างบริษัท ห้างร้าน
4) จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือเป็นทางการข้อความในหนังสือ ถือเป็นหลักฐานทางราชการ
ที่มา:
1. ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก
:http://kokai.awardspace.com/use/mail.php.
2. http://mcpswis.mcp.ac.th/html_edu/cgi-
bin/mcp/main_php/print_informed.php?id_count_inform=12614
การเริ่มเลขที่หนังสือออกภายใน ปีการศึกษา 2560
แจ้งสมาชิกทุกท่าน ในวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2560 เป็นการเริ่มปีการศึกษา 2560 ดังนั้น เลขหนังสือภายในจึงเริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วค่ะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการทุกท่าน ดำเนินการให้ถูกต้องด้วยนะคะ
1) เริ่มเลขที่หนังสือออกภายใน ที่ เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2560 ลงวันที่วันที่ ….. สิงหาคม พ.ศ.2560
ตัวอย่าง ที่ ฝบท.001/2560 ลงวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2560
2) เริ่มเลขสมุดทะเบียนบันทึกรับ-ส่งเอกสารภายในใหม่ เป็นปีการศึกษา 2560
3) การกำหนดครั้งการประชุมต่างๆ เป็นปีการศึกษา 2560
ตัวอย่าง ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคริสเตียน สมัยสามัญครั้งที่ 1/2560
ขอบคุณสมาชิกทุกท่านที่ให้ความร่วมมือค่ะ
สิ่งสำคัญในการบันทึกการประชุม
สิ่งที่ต้องจัดเตรียมสำหรับการจดบันทึกการประชุม
เรามาเสริมกันอีกนิด… สำหรับการทำหน้าที่เป็นผู้บันทึกการประชุม ก่อนที่จะบันทึกการประชุม
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับแรกก็คือ การจัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้หรือสิ่งจำเป็นอื่นๆ ที่ใช้ในการจดบันทึก ซึ่งมีดังต่อไปนี้
1. สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซึ่งควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกลื่นมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นานไม่ลบเลือนง่าย
2. สมุดบันทึกรายงานการประชุมหรือบัญชีรายชื่อสำหรับให้ผู้มาประชุมลงลายมือชื่อ
3. สำเนาระเบียบวาระการประชุม
4. รายชื่อสมาชิกหรือกรรมการ
5. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
6. รายงานการประชุมครั้งที่ยังไม่ได้รับรอง
7. เอกสารประกอบการประชุม
8. เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการประชุม
อนึ่ง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยเขียนชื่อแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับเว้นที่ว่างไว้พอประมาณสำหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้การจดบันทึกเป็นไปอย่างรวดเร็วและคล่องตัวขึ้น
ฉะนั้น… “เครื่องมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่างๆ เหล่านี้ควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม” เพื่อให้การประชุมตลอดจนการจดบันทึกเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหาในระหว่างการประชุม
ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting