ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ

เรียนผู้ปฏิบัติงานสารบรรณทุกท่าน  

ในวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2561 เป็นการเริ่มปีปฏิทินใหม่แล้ว ขอความร่วมมือคณะวิชาและส่วนงาน จัดพิมพ์เลขหนังสือภายนอก เป็นปีพุทธศักราช 2561 หรือ 2018 ด้วยนะคะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ    ทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยค่ะ
วิธีการเขียน 
ที่ ม.คต. เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา/0001/2561  

ตัวอย่าง      ที่ ม.คต.01/…………../2561

รายงานการประชุมชุมชนงานสารบรรณ 1/2560

“ครั้งที่แล้วได้แนะนำไปแล้วเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย  และจดหมายที่เราใช้เป็นประจำในการทำงานคงเป็นจดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ  วันนี้เลยจะมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายกิจธุระก่อนแล้วกันนะคะ…”

จดหมายกิจธุระ : เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน  เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์  เชิญชวน  จดหมายขอบคุณ  ใช้ภาษาเป็นทางการ  มี 2 รูปแบบ  คือ

1. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ
2.  จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ

หัวข้อจดหมายกิจธุระมีอะไรบ้าง

• หัวจดหมายกิจธุระ  หมายถึง  ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย  จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่  อยู่ด้านขวามือ
• ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ.ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น  (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัยคริสเตียน) ที่ ม.คต.01/0011/2560 อยู่ด้านซ้ายมือ
• วัน เดือน ปี  เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา เช่น (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัย คริสเตียน) วันที่ 9 ตุลาคม พ.ศ. 2560
• เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น  ใช้ประโยคสั้น  กะทัดรัด  บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย  เช่น  ขอขอบคุณ  ขอความอนุเคราะห์  เป็นต้น
• คำขึ้นต้น  ใช้คำว่า  เรียน  ขึ้นต้นจดหมายเสมอ  ตามด้วยชื่อและนามสกุล  หรือตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมายก็ได้  เช่น  เรียน  ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ  รักการเรียน, เรียน  ผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีศึกษา  เป็นต้น
• สิ่งที่ส่งมาด้วย  ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น เช่น  เอกสารประกอบการประชุม  กำหนดการ  แบบตอบรับเข้าร่วมประชุม  รายละเอียดโครงการ  หนังสือ  แผ่นซีดี ฯลฯ
• ข้อความ  ข้อความซื่อเป็นเนื้อหาหลักของจดหมาย  ต้องมี ๒ ย่อหน้า  เป็นอย่างน้อย
  – ย่อหน้าที่ ๑  บอกสาเหตุขอการเขียนจดหมาย  กรณีเป็นจดหมายติดต่อฉบับแรกให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า  “ด้วย  เนื่องด้วย  เนื่องจาก”  กรณีเป็นจดหมายที่มีมาถึง หรือจดหมายติดตามเรื่อง  ต้องเท้าความที่เคยติดต่อกันไว้  โดยใช้คำว่า  “ตามที่”  ขึ้นต้นเรื่อง  และใช้คำว่า “นั้น”  ลงท้าย
  – ย่อหน้าที่ ๒  บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย  จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึงเรียนมาเพื่อ…”
• คำลงท้าย  ใช้คำว่า  ขอแสดงความนับถือ  อยู่ตรงกับวันที่
• ลายมือชื่อ (ลายเซ็น)  ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ  ไม่ใช้ตรายางพิมพ์
• ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย  พิมพ์อยู่ในวงเล็บ  ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ
• ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย  จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ  หากเป็นจดหมายที่ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา  ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง
• หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย  พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย  ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย  หากมีหมายเลขโทรสาร  และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย

ที่มา:
1. https://sites.google.com/ site/thailandslanguage/cdhmay-kic-thura
2.ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก :http://kokai. awardspace.com/ use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส  สาร

ในปัจจุบัน โลกมีการพัฒนาการสื่อสารทางโทรคมนาคมได้สะดวก และรวดเร็ว แต่การสื่อสารอีกชนิดที่ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งก็คือ การเขียนจดหมาย เพราะสามารถเขียนได้ทุกเวลา ทุกโอกาส เก็บไว้ได้นาน จดหมายของบุคคลสำคัญจะเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ในอนาคต และจดหมายที่เขียนดีมีคุณค่าก็อาจเป็นวรรณกรรมได้

การเขียนจดหมาย เป็นการสื่อสารโดย
ตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงาน
ต่าง ๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้
เพราะสามารถใช้จดหมายส่งข่าวและแจ้ง
ความประสงค์ ตามต้องการ การเขียน
จดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน
เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

 

ประเภทของจดหมาย  
จดหมายแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภท คือ
1) จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายเขียนถึงกันในหมู่
ญาติมิตรเนื้อหาเป็นเรื่องส่วนตัว
2) จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคล
ต่อบุคคล หรือบุคคลต่อบริษัท ห้างร้าน เพื่อแจ้งกิจธุระ 
เช่น สมัครงาน ขอความช่วยเหลือ
3) จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายเขียนติดต่อกันในเรื่อง
เกี่ยวกับธุรกิจการค้า การเงินระหว่างบริษัท ห้างร้าน
4) จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือเป็นทางการข้อความในหนังสือ ถือเป็นหลักฐานทางราชการ

ที่มา:
1. ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ].  เข้าถึงได้จาก
:http://kokai.awardspace.com/use/mail.php.
2.  http://mcpswis.mcp.ac.th/html_edu/cgi-
bin/mcp/main_php/print_informed.php?id_count_inform=12614

ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting

 เรามาเสริมกันอีกนิด… สำหรับการทำหน้าที่เป็นผู้บันทึกการประชุม ก่อนที่จะบันทึกการประชุม
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับแรกก็คือ การจัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้หรือสิ่งจำเป็นอื่นๆ ที่ใช้ในการจดบันทึก ซึ่งมีดังต่อไปนี้
     1. สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซึ่งควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกลื่นมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นานไม่ลบเลือนง่าย
     2. สมุดบันทึกรายงานการประชุมหรือบัญชีรายชื่อสำหรับให้ผู้มาประชุมลงลายมือชื่อ
     3. สำเนาระเบียบวาระการประชุม
     4. รายชื่อสมาชิกหรือกรรมการ
     5. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
     6. รายงานการประชุมครั้งที่ยังไม่ได้รับรอง
     7. เอกสารประกอบการประชุม
     8. เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการประชุม
      อนึ่ง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยเขียนชื่อแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับเว้นที่ว่างไว้พอประมาณสำหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้การจดบันทึกเป็นไปอย่างรวดเร็วและคล่องตัวขึ้น
     ฉะนั้น… “เครื่องมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่างๆ เหล่านี้ควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม” เพื่อให้การประชุมตลอดจนการจดบันทึกเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหาในระหว่างการประชุม

ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting