แนวปฏิบัติที่ดี

จากที่ทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ ได้กำหนดหัวข้อประเด็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขึ้นมา 3 หัวข้อดังนี้

1.เจ้าหน้าที่จัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่เสนอต่อผู้บังคับบัญชาอย่างไร

2.เจ้าหน้าที่มีระบบในการติดตามเอกสารอย่างไร

3.เจ้าหน้าที่มีการวัดระดับความสำเร็จของเอกสารที่แล้วเสร็จกี่วัน

เพื่อให้เป็น ประเด็กในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์แนวทางการปฏิบัติงานที่ดีของสมาชิกทุกท่าน เกี่ยวกับการปฏิบัติงานด้านสารบรรณนั้น สามารถสรุปออกมาเป็นแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)  5 ข้อ ดังนี้

แนวปฏิบัติที่ดี ( Best Practice)

1.ผู้ปฏิบัติควรอ่านและสรุปเรื่องเพื่อคัดแยกความเร่งด่วนของเอกสารเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชา จำนวน 1 ชิ้นงานให้แล้วเสร็จภายใน 3 นาที

2.การประทับตราลงรับเอกสารเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชาพิจารณา 1 ชิ้นงานให้แล้วเสร็จ ภายใน 3 นาที

3. การจัดเตรียมเอกสารเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อสั่งการ ให้ปฏิบัติต่อ 1 ชิ้นงานให้แล้วเสร็จภายใน 2 นาที

4. การรับเอกสารที่ผู้บังคับบัญชาเกษียนหนังสือถึงผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการและดำเนินการจัดส่ง 1 ชิ้นงานให้แล้วเสร็จภายใน 10 นาที

5.ติดตามเอกสารที่จัดส่งถึงผู้ที่เกี่ยวข้องให้ดำเนินการแล้วเสร็จภานใน 1 วัน กรณีเรื่องเร่งด่วน ถ้าไม่เร่งด่วนภายใน 3 วัน เพื่อนำเรื่องเสนอต่อผู้บังคับบัญชา