เราได้เคยเสนอเกี่ยวกับรูปแบบของจดหมายไปแล้ว และตัวอย่างจดหมายเกี่ยวกับเรื่องการขอความอนุเคราะห์หรือขอความช่วยเหลือ ดูเหมือนว่าจะเป็นการเร่งรีบเกินไปหน่อยในการทำความรู้จักกับการเขียนจดหมาย ครั้งนี้เลยคิดว่าจะค่อยๆ มาเริ่มกันตั้งแต่แรกเลยดีกว่าว่าจะเขียนจดหมายซักฉบับ จะ
ต้องทำไงดี
ตามที่รู้กันว่าเรามีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) 2548 ให้เราปฏิบัติเป็นมาตรฐานเดียวกัน จึงขออ้างอิงการเขียนจดหมายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีฯ นะคะ
หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ ขั้นตอนการดำเนินการ
1.ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ) ให้ถูกต้องและแม่นยำ
2.เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา เป็นต้น
3.จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง
4.บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว
5.กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อๆ
6.กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
7.ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ
8.ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ
9.การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู
10.หลีกเลี่ยงถ้อยคำ ที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย
11.การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง
12.ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง
13.ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
14.หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด
15.ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา
16. อ่านและตรวจทานความถูกอีกครั้งหนึ่งที่มา: เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://www.cupamnat.com/files/a2.pdf [28 ม.ค. 2562]
