โครงสร้างหนังสือภายนอก (หนังสือติดต่อราชการ) ประกอบด้วย 4 ส่วน
ในส่วน “ท้ายเรื่อง” ของหนังสือติดต่อราชการที่ผู้ร่างหนังสือจะต้องเขียนก็มีเพียงรายการเดียวคือ “คำลงท้าย” ของหนังสือภายนอก สำหรับหนังสือภายในและหนังสือประทับตราไม่มี “คำลงท้าย” คำลงท้ายของหนังสือภายนอก ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ “คำลงท้าย” ของหนังสือภายนอกตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คือ
โดยทั่วไปใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
เว้นแต่
1.หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ ได้แก่ ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา และรัฐบุรุษ ใช้คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”
2.หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ์ ใช้คำลงท้ายตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ (โปรดดูระเบียบนั้น)
3.หนังสือถึงพระภิกษุ ใช้คำลงท้ายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (โปรดดูระเบียบนั้น)
ตัวอย่างการเขียนคำลงท้ายหนังสือ
ผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ 14 ตำแหน่ง » ขอแสงดความนับถืออย่างยิ่ง
บุคคลทั่วไป » ขอแสดงความนับถือ
สมเด็จพระสังฆราช » ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด
พระทั่วไป » ขอนมัสการด้วยความเคารพ
อ้างอิงจาก :
- การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 15 ต.ค. 2563]
- เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 15 ต.ค. 2563]
- การเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2549).https://www.srisangworn.go.th/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=405 [สืบค้นวันที่ 26 ต.ค. 2563]