การบันทึกข้อมูลหนังสือที่รับจากภายนอกหรือการขอเลขที่จดหมายออกภายนอก ในบางครั้งในฐานข้อมูลที่มีอยู่อาจไม่มีชื่อของส่วนงานที่เราต้องติดต่อ เราจึงจำเป็นต้องเพิ่มชื่อของส่วนงานภายนอกที่ต้องการติดต่อลงไป แล้วต้องทำอย่างไร? 2 สิ่งที่ควรทำก่อนคลิกเพิ่มชื่อส่วนงาน
1.เลือกส่วนงานที่มีในระบบก่อน หากไม่พบจึงเพิ่มส่วนงาน
2.เมื่อคลิกเพิ่มชื่อส่วนงานควรเน้นกรอกที่ชื่อเต็มของหน่วยงาน
การคลิกเพิ่มชื่อส่วนงาน จะปรากฏช่องให้กรอกข้อมูล ชื่อย่อหน่วยงาน และชื่อเต็มหน่วยงาน
ตัวอย่าง
ชื่อย่อหน่วยงาน : ม.คต. ชื่อเต็มหน่วยงาน : มหาวิทยาลัยคริสเตียน
หากไม่ทราบชื่อย่อหน่วยงาน ควรบันทึกชื่อเต็มหน่วยงานให้ละเอียดชัดเจน ไม่ควรย่อคำหรือใช้เครื่องหมายไปยาลน้อย “ฯ”