การเขียนเนื้อเรื่องของหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนย่อเอาแต่ข้อความที่เป็นเนื้อหา และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้อมีหนังสือไป ไม่กล่าวถึงรายละเอียดปลีกย่อย ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายขึ้นก็ต้องเปรียบเทียบว่า เอาแต่ “แก่น” หรือ “กระพี้” ไม่เอา “เปลือก”
แต่ถ้าเขียนแต่ใจความสำคัญเพียงเท่านี้ ผู้รับหนังสือจะอ่านไม่รู้เรื่องและไม่สนใจที่จะให้ความร่วมมือ เพราะ
- ไม่รู้เกิดธรณีพิบัติภัยที่ไหน เมื่อใด จะให้ช่วยเหลือที่ไหน
- ไม่รู้ว่าจะให้ช่วยเหลือเกี่ยวกับอะไร
- ไม่เห็นความสำคัญที่จะต้องให้ความร่วมมือ
จึงต้องเตรียมเติม “กระพี้”
ต่อไปจึงจะเป็น “จุดประสงค์ของเรื่อง” ซึ่งจะต้องเขียนเป็นอีกตอนหนึ่งโดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เช่นเขียนว่า
“จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดจัดส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวตามแต่ศรัทธา ทั้งนี้ ทางมูลนิธิจะจัดส่งไปเองโดยตรง หรือจะมอบหมายให้กรมประชาสงเคราะห์จัดส่งก็ได้ ขอขอบคุณในความร่วมมือมา ณ ที่นี้”
อ้างอิงจาก :
- การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]
- เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]