Category: แนวปฏิบัติที่ดี

ประชาสัมพันธ์ค่ะ… สมาชิกทุกท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์คู่มือระบบงานสารบรรณ (ฉบับปรับปรุง) ได้แล้วนะคะ

<<คลิกเพื่อดาวน์โหลด

จากปัญหาในการทำงานสารบรรณที่เราได้ให้คำปรึกษา ให้ความช่วยเหลือ และประสบอยู่บ่อยครั้ง ได้แก่
2.1 ใช้เวลานานในการสืบค้นเอกสาร
2.2 เอกสารเกิดการสูญหาย และไม่มีการสำเนาเอกสารเก็บไว้
2.3 ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารที่ส่งมาถึงส่วนงานได้ทุกคน ทำให้บุคลากรในส่วนงานเดียวกันไม่สามารถติดตามงานต่างๆ ได้

เราจึงหาแนวทางในการปฏิบัติดังนี้

• ควรมีฐานข้อมูลในการสืบค้น อ้างอิง และการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
• อำนวยความสะดวก ลดเวลาและทรัพยากรในการค้นหาเอกสาร
• สามารถบริหารจัดการเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
• รวดเร็ว เป็นปัจจุบันและความถูกต้องของข้อมูล
• สามารถตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติงาน
• ลดประมาณการใช้กระดาษ

“ระบบงานสารบรรณ” จึงมีความจำเป็นในการทำงานพื่อแก้ไขหรือลดปัญหาที่เกิดขึ้น
สามารถ “คลิก” เพื่อดาวน์โหลดเอกสารแนะนำการใช้นะคะ

 

กระบวนการของหนังสือเข้ามีแนวทางปฏิบัติดังนี้

1. พนักงานที่รับ – ส่งหนังสือ รับหนังสือแล้วแยกหนังสือตามความสำคัญของหนังสือและเปิดผนึกซองตามที่ได้รับมอบหมาย
2. ประทับตรารับหนังสือ  ลงทะเบียนหนังสือรับ  กรอกรายการในตรารับแล้วจัดแยกหนังสือเข้าแฟ้มเสนอหนังสือ
3. เสนอหนังสือเข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย  เพื่อรับทราบเบื้องต้นและหรือสั่งการหากมีเรื่องสำคัญ
4. พนักงานที่รับ – ส่ง นำแฟ้มเสนอหนังสือเข้าใหม่ที่ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายรับทราบและหรือสั่งการแล้ว ส่งให้คณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง  โดยให้ลงชื่อรับหนังสือไว้เป็นหลักฐาน

5. เมื่อหัวหน้าแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้องรับหนังสือแล้วให้ดำเนินการดังนี้

5.1     พิจารณาหนังสือต่าง ๆ ลงรายการรับหนังสือและบันทึกในทะเบียนคุม

5.2     และจัดแฟ้มนำเสนอหนังสือถึงผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงชื่อรับไว้เป็นหลักฐาน

5.3     พนักงานเจ้าของเรื่องที่เกี่ยวข้องรับหนังสือให้ดำเนินการปฏิบัติทันที

6. การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ

6.1     พนักงานผนึกซองเอกสารลับให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ถึงคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง

6.2     พนักงานคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้องรับเอกสารลับ ให้ลงทะเบียนรับหนังสือ และระบุว่าเอกสารลับเพื่อนำเสนอผู้บริหารทันที