เรียนผู้ปฏิบัติงานสารบรรณทุกท่าน
ในวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2561 เป็นการเริ่มปีปฏิทินใหม่แล้ว ขอความร่วมมือคณะวิชาและส่วนงาน จัดพิมพ์เลขหนังสือภายนอก เป็นปีพุทธศักราช 2561 หรือ 2018 ด้วยนะคะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยค่ะ
วิธีการเขียน
ที่ ม.คต. เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา/0001/2561
ตัวอย่าง ที่ ม.คต.01/…………../2561
“ครั้งที่แล้วได้แนะนำไปแล้วเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย และจดหมายที่เราใช้เป็นประจำในการทำงานคงเป็นจดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ วันนี้เลยจะมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายกิจธุระก่อนแล้วกันนะคะ…”
จดหมายกิจธุระ : เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์ เชิญชวน จดหมายขอบคุณ ใช้ภาษาเป็นทางการ มี 2 รูปแบบ คือ
หัวข้อจดหมายกิจธุระมีอะไรบ้าง
ที่มา:
1. https://sites.google.com/ site/thailandslanguage/cdhmay-kic-thura
2.ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก :http://kokai. awardspace.com/ use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส สาร
ในปัจจุบัน โลกมีการพัฒนาการสื่อสารทางโทรคมนาคมได้สะดวก และรวดเร็ว แต่การสื่อสารอีกชนิดที่ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งก็คือ การเขียนจดหมาย เพราะสามารถเขียนได้ทุกเวลา ทุกโอกาส เก็บไว้ได้นาน จดหมายของบุคคลสำคัญจะเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ในอนาคต และจดหมายที่เขียนดีมีคุณค่าก็อาจเป็นวรรณกรรมได้
การเขียนจดหมาย เป็นการสื่อสารโดย
ตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงาน
ต่าง ๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้
เพราะสามารถใช้จดหมายส่งข่าวและแจ้ง
ความประสงค์ ตามต้องการ การเขียน
จดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน
เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย
ประเภทของจดหมาย
จดหมายแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภท คือ
1) จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายเขียนถึงกันในหมู่
ญาติมิตรเนื้อหาเป็นเรื่องส่วนตัว
2) จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคล
ต่อบุคคล หรือบุคคลต่อบริษัท ห้างร้าน เพื่อแจ้งกิจธุระ 
เช่น สมัครงาน ขอความช่วยเหลือ
3) จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายเขียนติดต่อกันในเรื่อง
เกี่ยวกับธุรกิจการค้า การเงินระหว่างบริษัท ห้างร้าน
4) จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือเป็นทางการข้อความในหนังสือ ถือเป็นหลักฐานทางราชการ
ที่มา:
1. ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก
:http://kokai.awardspace.com/use/mail.php.
2. http://mcpswis.mcp.ac.th/html_edu/cgi-
bin/mcp/main_php/print_informed.php?id_count_inform=12614
แจ้งสมาชิกทุกท่าน ในวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2560 เป็นการเริ่มปีการศึกษา 2560 ดังนั้น เลขหนังสือภายในจึงเริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วค่ะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการทุกท่าน ดำเนินการให้ถูกต้องด้วยนะคะ
1) เริ่มเลขที่หนังสือออกภายใน ที่ เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2560 ลงวันที่วันที่ ….. สิงหาคม พ.ศ.2560
ตัวอย่าง ที่ ฝบท.001/2560 ลงวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2560
2) เริ่มเลขสมุดทะเบียนบันทึกรับ-ส่งเอกสารภายในใหม่ เป็นปีการศึกษา 2560
3) การกำหนดครั้งการประชุมต่างๆ เป็นปีการศึกษา 2560
ตัวอย่าง ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคริสเตียน สมัยสามัญครั้งที่ 1/2560
ขอบคุณสมาชิกทุกท่านที่ให้ความร่วมมือค่ะ
ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting
เรามาเสริมกันอีกนิด… สำหรับการทำหน้าที่เป็นผู้บันทึกการประชุม ก่อนที่จะบันทึกการประชุม
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับแรกก็คือ การจัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้หรือสิ่งจำเป็นอื่นๆ ที่ใช้ในการจดบันทึก ซึ่งมีดังต่อไปนี้
1. สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซึ่งควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกลื่นมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นานไม่ลบเลือนง่าย
2. สมุดบันทึกรายงานการประชุมหรือบัญชีรายชื่อสำหรับให้ผู้มาประชุมลงลายมือชื่อ
3. สำเนาระเบียบวาระการประชุม
4. รายชื่อสมาชิกหรือกรรมการ
5. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
6. รายงานการประชุมครั้งที่ยังไม่ได้รับรอง
7. เอกสารประกอบการประชุม
8. เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการประชุม
อนึ่ง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยเขียนชื่อแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับเว้นที่ว่างไว้พอประมาณสำหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้การจดบันทึกเป็นไปอย่างรวดเร็วและคล่องตัวขึ้น
ฉะนั้น… “เครื่องมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่างๆ เหล่านี้ควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม” เพื่อให้การประชุมตลอดจนการจดบันทึกเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหาในระหว่างการประชุม
ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting
วันนี้มาต่อกันด้วยเรื่องการจัดทำรายงานการประชุม มีวิธีในจดรายงานการประชุมมาแนะนำให้สมาชิกของชุมชนฯ ของเราลองปฏิบัติดูค่ะ ใครมีเคล็ดลับดีๆ ก็มาแชร์กันได้นะคะ
ที่มา: http://th.wikihow.com
จะทำอย่างไร เมื่อคุณเป็นเลขามือใหม่ ที่ถูกเจ้านายสั่งให้จดบันทึกการประชุม ซึ่งคุณยังไม่เคยเตรียมตัวสำหรับงานนี้มาก่อน คุณเริ่มกังวลและลนลาน การจดบันทึกการประชุมมีหลักการง่าย ๆ ที่คุณควรทราบ เริ่มจากคุณต้องทราบก่อนว่า รายงานการประชุมนั้นเป็นการจดบันทึกที่มีความเป็นทางการสูง ดังนั้นคุณต้องมีความรวดเร็ว แม่นยำ จับประเด็นได้ดี
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเพื่อให้คุณสามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างมืออาชีพ
ก่อนการประชุม
ระหว่างการประชุม
หลังการประชุม
ถึงคุณจะเป็นเลขาฯ มือใหม่ แต่คงไม่ยากเกินไปที่จะรับมือกับสถานการณ์นี้ เพราะหลักการเขียนรายงานการประชุมนั้นง่ายนิดเดียว และคุณเองก็สามารถทำได้อย่างมืออาชีพ
ที่มา: jobDB.com
ประกาศที่ 92.6-2560
