Category: ข่าวประชาสัมพันธ์

เราได้เคยเสนอเกี่ยวกับรูปแบบของจดหมายไปแล้ว และตัวอย่างจดหมายเกี่ยวกับเรื่องการขอความอนุเคราะห์หรือขอความช่วยเหลือ ดูเหมือนว่าจะเป็นการเร่งรีบเกินไปหน่อยในการทำความรู้จักกับการเขียนจดหมาย ครั้งนี้เลยคิดว่าจะค่อยๆ มาเริ่มกันตั้งแต่แรกเลยดีกว่าว่าจะเขียนจดหมายซักฉบับ จะต้องทำไงดี

ตามที่รู้กันว่าเรามีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) 2548 ให้เราปฏิบัติเป็นมาตรฐานเดียวกัน จึงขออ้างอิงการเขียนจดหมายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีฯ นะคะ

 

 

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ  ขั้นตอนการดำเนินการ
1.ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ) ให้ถูกต้องและแม่นยำ
2.เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา เป็นต้น
3.จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง
4.บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว
5.กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อๆ
6.กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
7.ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ
8.ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ
9.การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู
10.หลีกเลี่ยงถ้อยคำ ที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย
11.การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง
12.ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง
13.ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
14.หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด
15.ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา
16. อ่านและตรวจทานความถูกอีกครั้งหนึ่ง

ที่มา: เอกสาร(ออนไลน์).สืบค้นจาก: http://www.cupamnat.com/files/a2.pdf [28 ม.ค. 2562]

ระเบียบปฏิบัติ มหาวิทยาลัยคริสเตียน ที่ 25/2561 เรื่อง งานสารบรรณ

<<Click to Download>>

เรียนผู้ปฏิบัติงานสารบรรณทุกท่าน  

ในวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2561 เป็นการเริ่มปีปฏิทินใหม่แล้ว ขอความร่วมมือคณะวิชาและส่วนงาน จัดพิมพ์เลขหนังสือภายนอก เป็นปีพุทธศักราช 2561 หรือ 2018 ด้วยนะคะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ    ทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยค่ะ
วิธีการเขียน 
ที่ ม.คต. เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา/0001/2561  

ตัวอย่าง      ที่ ม.คต.01/…………../2561

รายงานการประชุมชุมชนงานสารบรรณ 1/2560

“ครั้งที่แล้วได้แนะนำไปแล้วเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย  และจดหมายที่เราใช้เป็นประจำในการทำงานคงเป็นจดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ  วันนี้เลยจะมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายกิจธุระก่อนแล้วกันนะคะ…”

จดหมายกิจธุระ : เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน  เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์  เชิญชวน  จดหมายขอบคุณ  ใช้ภาษาเป็นทางการ  มี 2 รูปแบบ  คือ

1. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ
2.  จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ

หัวข้อจดหมายกิจธุระมีอะไรบ้าง

• หัวจดหมายกิจธุระ  หมายถึง  ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย  จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่  อยู่ด้านขวามือ
• ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ.ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น  (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัยคริสเตียน) ที่ ม.คต.01/0011/2560 อยู่ด้านซ้ายมือ
• วัน เดือน ปี  เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา เช่น (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัย คริสเตียน) วันที่ 9 ตุลาคม พ.ศ. 2560
• เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น  ใช้ประโยคสั้น  กะทัดรัด  บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย  เช่น  ขอขอบคุณ  ขอความอนุเคราะห์  เป็นต้น
• คำขึ้นต้น  ใช้คำว่า  เรียน  ขึ้นต้นจดหมายเสมอ  ตามด้วยชื่อและนามสกุล  หรือตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมายก็ได้  เช่น  เรียน  ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ  รักการเรียน, เรียน  ผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีศึกษา  เป็นต้น
• สิ่งที่ส่งมาด้วย  ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น เช่น  เอกสารประกอบการประชุม  กำหนดการ  แบบตอบรับเข้าร่วมประชุม  รายละเอียดโครงการ  หนังสือ  แผ่นซีดี ฯลฯ
• ข้อความ  ข้อความซื่อเป็นเนื้อหาหลักของจดหมาย  ต้องมี ๒ ย่อหน้า  เป็นอย่างน้อย
  – ย่อหน้าที่ ๑  บอกสาเหตุขอการเขียนจดหมาย  กรณีเป็นจดหมายติดต่อฉบับแรกให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า  “ด้วย  เนื่องด้วย  เนื่องจาก”  กรณีเป็นจดหมายที่มีมาถึง หรือจดหมายติดตามเรื่อง  ต้องเท้าความที่เคยติดต่อกันไว้  โดยใช้คำว่า  “ตามที่”  ขึ้นต้นเรื่อง  และใช้คำว่า “นั้น”  ลงท้าย
  – ย่อหน้าที่ ๒  บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย  จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึงเรียนมาเพื่อ…”
• คำลงท้าย  ใช้คำว่า  ขอแสดงความนับถือ  อยู่ตรงกับวันที่
• ลายมือชื่อ (ลายเซ็น)  ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ  ไม่ใช้ตรายางพิมพ์
• ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย  พิมพ์อยู่ในวงเล็บ  ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ
• ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย  จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ  หากเป็นจดหมายที่ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา  ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง
• หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย  พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย  ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย  หากมีหมายเลขโทรสาร  และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย

ที่มา:
1. https://sites.google.com/ site/thailandslanguage/cdhmay-kic-thura
2.ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก :http://kokai. awardspace.com/ use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส  สาร

ในปัจจุบัน โลกมีการพัฒนาการสื่อสารทางโทรคมนาคมได้สะดวก และรวดเร็ว แต่การสื่อสารอีกชนิดที่ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งก็คือ การเขียนจดหมาย เพราะสามารถเขียนได้ทุกเวลา ทุกโอกาส เก็บไว้ได้นาน จดหมายของบุคคลสำคัญจะเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ในอนาคต และจดหมายที่เขียนดีมีคุณค่าก็อาจเป็นวรรณกรรมได้

การเขียนจดหมาย เป็นการสื่อสารโดย
ตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงาน
ต่าง ๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้
เพราะสามารถใช้จดหมายส่งข่าวและแจ้ง
ความประสงค์ ตามต้องการ การเขียน
จดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน
เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

 

ประเภทของจดหมาย  
จดหมายแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภท คือ
1) จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายเขียนถึงกันในหมู่
ญาติมิตรเนื้อหาเป็นเรื่องส่วนตัว
2) จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคล
ต่อบุคคล หรือบุคคลต่อบริษัท ห้างร้าน เพื่อแจ้งกิจธุระ 
เช่น สมัครงาน ขอความช่วยเหลือ
3) จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายเขียนติดต่อกันในเรื่อง
เกี่ยวกับธุรกิจการค้า การเงินระหว่างบริษัท ห้างร้าน
4) จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือเป็นทางการข้อความในหนังสือ ถือเป็นหลักฐานทางราชการ

ที่มา:
1. ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ].  เข้าถึงได้จาก
:http://kokai.awardspace.com/use/mail.php.
2.  http://mcpswis.mcp.ac.th/html_edu/cgi-
bin/mcp/main_php/print_informed.php?id_count_inform=12614

ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting

 เรามาเสริมกันอีกนิด… สำหรับการทำหน้าที่เป็นผู้บันทึกการประชุม ก่อนที่จะบันทึกการประชุม
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับแรกก็คือ การจัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้หรือสิ่งจำเป็นอื่นๆ ที่ใช้ในการจดบันทึก ซึ่งมีดังต่อไปนี้
     1. สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซึ่งควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกลื่นมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นานไม่ลบเลือนง่าย
     2. สมุดบันทึกรายงานการประชุมหรือบัญชีรายชื่อสำหรับให้ผู้มาประชุมลงลายมือชื่อ
     3. สำเนาระเบียบวาระการประชุม
     4. รายชื่อสมาชิกหรือกรรมการ
     5. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
     6. รายงานการประชุมครั้งที่ยังไม่ได้รับรอง
     7. เอกสารประกอบการประชุม
     8. เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการประชุม
      อนึ่ง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยเขียนชื่อแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับเว้นที่ว่างไว้พอประมาณสำหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้การจดบันทึกเป็นไปอย่างรวดเร็วและคล่องตัวขึ้น
     ฉะนั้น… “เครื่องมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่างๆ เหล่านี้ควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม” เพื่อให้การประชุมตลอดจนการจดบันทึกเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหาในระหว่างการประชุม

ที่มา: http://www.thaicondoonline.com/cm-meeting/754-to-record-a-meeting

วันนี้มาต่อกันด้วยเรื่องการจัดทำรายงานการประชุม มีวิธีในจดรายงานการประชุมมาแนะนำให้สมาชิกของชุมชนฯ ของเราลองปฏิบัติดูค่ะ ใครมีเคล็ดลับดีๆ ก็มาแชร์กันได้นะคะ

การจดรายงานการประชุม.pdf

ที่มา: http://th.wikihow.com

จะทำอย่างไร เมื่อคุณเป็นเลขามือใหม่ ที่ถูกเจ้านายสั่งให้จดบันทึกการประชุม ซึ่งคุณยังไม่เคยเตรียมตัวสำหรับงานนี้มาก่อน คุณเริ่มกังวลและลนลาน การจดบันทึกการประชุมมีหลักการง่าย ๆ ที่คุณควรทราบ เริ่มจากคุณต้องทราบก่อนว่า รายงานการประชุมนั้นเป็นการจดบันทึกที่มีความเป็นทางการสูง ดังนั้นคุณต้องมีความรวดเร็ว แม่นยำ จับประเด็นได้ดี

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเพื่อให้คุณสามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างมืออาชีพ

ก่อนการประชุม

• เลือกอุปกรณ์ในการจดบันทึก เช่น ปากกา กระดาษ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ เครื่องบันทึกเสียง สำหรับเลขาฯ ยุคใหม่มักไม่ค่อยจดบันทึกด้วยมือแล้ว ส่วนใหญ่จะพิมพ์รายงานลงไปในคอมพิวเตอร์ทันที เพื่อความรวดเร็ว และการทำงานเพียงครั้งเดียว
• ตรวจสอบว่าอุปกรณ์ดังกล่าวพร้อมสำหรับการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่ามันสามารถใช้งานได้ดี การทำงานอย่างมืออาชีพมักมีการเตรียมพร้อมเสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้การทำงานสะดุด ติดขัด ไม่ราบรื่น
• นำวาระการประชุมมาศึกษา คุณจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมด เพื่อทำความเข้าใจและเตรียมการ

ระหว่างการประชุม

• ส่งเอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
• จดรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม และที่สำคัญคุณจำเป็นต้องรู้จักว่าใครเป็นใคร เพื่อให้คุณสามารถจดได้อย่างถูกต้อง
• จดบันทึกเวลาเริ่มประชุม
• ไม่ต้องพยายามจดทุกคำพูด จดเฉพาะใจความสำคัญเท่านั้นก็เพียงพอ
• จดข้อเสนอที่ใช้อภิปรายในที่ประชุม ระบุว่าใครเป็นผู้เสนอ และผลการลงความเห็น
• จดข้อเสนอต่างๆ ที่จะใช้สำหรับลงความเห็นในครั้งต่อไปด้วย
• จดบันทึกเวลาปิดประชุม

หลังการประชุม

• จัดทำรายงานการประชุมทันทีที่ออกจากห้องประชุม เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างยังคงชัดเจนอยู่ในความจำของคุณ
• ระบุชื่อองค์กร ชื่อคณะกรรมการ ประเภทของการประชุม เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน หรือประจำปี และระบุวัตถุประสงค์ในการประชุมด้วย
• ลงเวลาที่เริ่มประชุม และปิดประชุม
• ตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนส่ง

ถึงคุณจะเป็นเลขาฯ มือใหม่ แต่คงไม่ยากเกินไปที่จะรับมือกับสถานการณ์นี้ เพราะหลักการเขียนรายงานการประชุมนั้นง่ายนิดเดียว และคุณเองก็สามารถทำได้อย่างมืออาชีพ

 

ที่มา: jobDB.com