Category: หน้าหลัก

สรุปผลการสำรวจความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาการบริหารและจัดการประชุม

สรุปผลการสำรวจความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาการบริหารและจัดการประชุม

การแชร์ไฟล์ OneDrive และ Google Drive

 

การแชร์ไฟล์ OneDrive และ Google Drive มีขั้นตอนดังนี้

วิธีการแชร์ไฟล์ OneDrive ได้ที่นี่  <<คลิกเลย>>

วิธีการแชร์ไฟล์ Google Drive <<คลิกเลย>>>

 

คู่มือระบบงานสารบรรณ ปีการศึกษา 2564 (ฉบับปรับปรุง)

ประชาสัมพันธ์ค่ะ… สมาชิกทุกท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์คู่มือระบบงานสารบรรณ (ฉบับปรับปรุง) ได้แล้วนะคะ

<<คลิกเพื่อดาวน์โหลด

เชิญร่วมแสดงความคิดเห็นการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้งานระบบงานสารบรรณ

ขอเชิญสมาชิกทุกท่านร่วมทำแบบประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้งานระบบงานสารบรรณของมหาวิทยาลัยคริสเตียนและแสดงความคิดเห็น เพื่อเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงและพัฒนาระบบฯ ที่ทุกคนจะใช้ต่อไป สามารถแสดงความคิดเห็นผ่านแบบสอบถามออนไลน์ https://forms.gle/vapS8hbPYANhwJWE9 และ QR Code

และอย่าลืมพบกันที่ การอบรม เรื่อง “การทบทวนความรู้และเทคนิคในการใช้ระบบฐานข้อมูลงานสารบรรณ” ในวันที่ 1 พฤศจิกายน  พ.ศ. 2564 เวลา 09.00 น. นี้  ทางระบบออนไลน์ MS Team นะคะ

การจัดการอบรม เรื่อง “การทบทวนความรู้และเทคนิคการใช้ระบบฐานข้อมูลงานสารบรรณ”

แนวปฏิบัติเรื่อง การรับ-ส่งเอกสารด้วยระบบงานสารบรรณ

จากปัญหาในการทำงานสารบรรณที่เราได้ให้คำปรึกษา ให้ความช่วยเหลือ และประสบอยู่บ่อยครั้ง ได้แก่
2.1 ใช้เวลานานในการสืบค้นเอกสาร
2.2 เอกสารเกิดการสูญหาย และไม่มีการสำเนาเอกสารเก็บไว้
2.3 ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารที่ส่งมาถึงส่วนงานได้ทุกคน ทำให้บุคลากรในส่วนงานเดียวกันไม่สามารถติดตามงานต่างๆ ได้

เราจึงหาแนวทางในการปฏิบัติดังนี้

  • ควรมีฐานข้อมูลในการสืบค้น อ้างอิง และการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
  • อำนวยความสะดวก ลดเวลาและทรัพยากรในการค้นหาเอกสาร
  • สามารถบริหารจัดการเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
  • รวดเร็ว เป็นปัจจุบันและความถูกต้องของข้อมูล
  • สามารถตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติงาน
  • ลดประมาณการใช้กระดาษ

“ระบบงานสารบรรณ” จึงมีความจำเป็นในการทำงานพื่อแก้ไขหรือลดปัญหาที่เกิดขึ้น
สามารถ “คลิก” เพื่อดาวน์โหลดเอกสารแนะนำการใช้นะคะ


 

หนังสือเวียน

ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย ราชบัณฑิตยสถาน

หนังสือเวียน

น. หนังสือราชการที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งไปถึงหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยมีรหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ภาษาปากใช้ว่า จดหมายเวียน หนังสือที่ผู้บังคับบัญชาเวียนแจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับทราบหรือถือปฏิบัติ.

 ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย อ.เปลื้อง ณ นคร

หนังสือเวียน

น. หนังสือที่แจ้งให้ผู้ทำงานร่วมกันทราบ.

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน (หมายถึงต้องไม่แก้ไขเนื้อความของหนังสือไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่งของหนังสือก็ตาม) โดยให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด

สำหรับมหาวิทยาลัยฯ ใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกและเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน

 ตัวอย่าง
               ม.คต.01/0011/2564 ว1
อ้างอิงจาก

1.ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 .[สืบค้นวันที่ 11 มกราคม 2564]
2.คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ. http://med.swu.ac.th/administration/index.php?option=com_content&view=article&id=156:2019-01-31-08-17-03&catid=14&Itemid=435 .[สืบค้นวันที่ 18 มกราคม 2564]

คู่มือวิธีใช้ระบบงานสารบรรณ

จากที่เราได้จัดทำระบบงานสารบรรณไปแล้ว เราได้อัปโหลดไฟล์คู่มือวิธีใช้งานระบบฯ แบบกระทัดรัดมาให้สมาชิกทุกท่านสามารถ Download ไปใช้ด้วยค่ะ

คลิกภาพเพื่อ Download

การเขียนเนื้อเรื่องให้กะทัดรัด

การเขียนเนื้อเรื่องของหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนย่อเอาแต่ข้อความที่เป็นเนื้อหา และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้อมีหนังสือไป ไม่กล่าวถึงรายละเอียดปลีกย่อย ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายขึ้นก็ต้องเปรียบเทียบว่า เอาแต่ “แก่น” หรือ “กระพี้” ไม่เอา “เปลือก”

แต่ถ้าเขียนแต่ใจความสำคัญเพียงเท่านี้ ผู้รับหนังสือจะอ่านไม่รู้เรื่องและไม่สนใจที่จะให้ความร่วมมือ เพราะ

  • ไม่รู้เกิดธรณีพิบัติภัยที่ไหน เมื่อใด จะให้ช่วยเหลือที่ไหน
  • ไม่รู้ว่าจะให้ช่วยเหลือเกี่ยวกับอะไร
  • ไม่เห็นความสำคัญที่จะต้องให้ความร่วมมือ

จึงต้องเตรียมเติม “กระพี้”

ต่อไปจึงจะเป็น “จุดประสงค์ของเรื่อง” ซึ่งจะต้องเขียนเป็นอีกตอนหนึ่งโดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เช่นเขียนว่า

        “จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดจัดส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวตามแต่ศรัทธา ทั้งนี้ ทางมูลนิธิจะจัดส่งไปเองโดยตรง หรือจะมอบหมายให้กรมประชาสงเคราะห์จัดส่งก็ได้ ขอขอบคุณในความร่วมมือมา ณ ที่นี้”

อ้างอิงจาก :

  1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]
  2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]

 

 

การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้องในเนื้อหา

การจะเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหานั้น ถ้าเป็นเรื่องง่ายๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมอะไรมากเพียงคิดวิเคราะห์เล็กน้อยว่า เป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร ก็สามารถเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาได้ แต่ถ้าเป็นเรื่องยาก ก็จำเป็นต้องเตรียมการก่อนลงมือเขียน โดย
-ศึกษาเรื่อง
-จบประเด็นเรื่อง
-ย่อเรื่อง

1 การศึกษาเรื่อง
1.1 จุดมุ่งหมายในการศึกษาเรื่อง ผู้ร่างต้องศึกษาเรื่องให้ละเอียด และเข้าใจเนื้อหาสาระสำคัญความเป็นมาและเป็นไปของเรื่อง เพื่อจะได้เขียนหนังสือติดต่อให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง
1.2 เทคนิคในการศึกษาเรื่อง การศึกษาเรื่องให้ได้ความสมบูรณ์เพื่อจะเขียนหนังสือติดต่อได้เป็นอย่างดีนั้น จะต้องใช้ทั้ง ตา ปาก หู หัวใจ และมือ ในการศึกษา กล่าวคือ

2 การจับประเด็นของเรื่อง
ประเด็นของเรื่อง คือ จุดสำคัญอันเป็นแก่นแท้ของเรื่องนั้นที่จะต้องเขียนถึงผู้รับหนังสือ ประเด็นของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการจะประกอบด้วย
– เหตุที่มีหนังสือไป
– จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
 
3 การย่อเรื่อง
การย่อเรื่อง คือการสรุปความที่เป็นเนื้อหาสาระ และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป ทั้งนี้เพื่อจะได้นำไปเขียนในส่วน “เนื้อเรื่อง” ได้ถูกต้องและมีเนื้อหาที่กะทัดรัด

อ้างอิงจาก :

เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]