การเริ่มเลขที่หนังสือภายใน

งานบริหารทั่วไปขอแจ้งสมาชิกทุกท่าน  ในวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2559 เป็นการเริ่มปีการศึกษา2559 ดังนั้น  เลขหนังสือภายในจะเริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วค่ะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการทุกท่าน  ขอให้สมาชิกทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยนะคะ  แบ่งเป็นดังนี้ค่ะ

1) เริ่มเลขที่หนังสือออกภายในใหม่ 

ที่ เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2559       วันที่ ……. สิงหาคม พ.ศ.2559

ตัวอย่าง      ที่ ฝบท.001/2559   ลงวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2559

2) เริ่มเลขสมุดบันทึกรับ-ส่งเอกสารภายในใหม่ เป็นปีการศึกษา 2559

และ 3) การกำหนดครั้งการประชุมต่างๆ เป็นปีการศึกษา 2559

 ตัวอย่าง     ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคริสเตียน สมัยสามัญครั้งที่ 1/2559

ขอให้มีความสุขกับการเริ่มปีการศึกษาใหม่ค่ะ   😀

การรับเอกสารและส่งเอกสาร

กระบวนการของหนังสือเข้ามีแนวทางปฏิบัติดังนี้

  1. พนักงานที่รับ – ส่งหนังสือ รับหนังสือแล้วแยกหนังสือตามความสำคัญของหนังสือและเปิดผนึกซองตามที่ได้รับมอบหมาย
  2. ประทับตรารับหนังสือ  ลงทะเบียนหนังสือรับ  กรอกรายการในตรารับแล้วจัดแยกหนังสือเข้าแฟ้มเสนอหนังสือ
  3. เสนอหนังสือเข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย  เพื่อรับทราบเบื้องต้นและหรือสั่งการหากมีเรื่องสำคัญ
  4. พนักงานที่รับ – ส่ง นำแฟ้มเสนอหนังสือเข้าใหม่ที่ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายรับทราบและหรือสั่งการแล้ว ส่งให้คณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง  โดยให้ลงชื่อรับหนังสือไว้เป็นหลักฐาน
  1. เมื่อหัวหน้าแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้องรับหนังสือแล้วให้ดำเนินการดังนี้

5.1     พิจารณาหนังสือต่าง ๆ ลงรายการรับหนังสือและบันทึกในทะเบียนคุม

5.2     และจัดแฟ้มนำเสนอหนังสือถึงผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงชื่อรับไว้เป็นหลักฐาน

5.3     พนักงานเจ้าของเรื่องที่เกี่ยวข้องรับหนังสือให้ดำเนินการปฏิบัติทันที

  1. การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ

6.1     พนักงานผนึกซองเอกสารลับให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ถึงคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง

6.2     พนักงานคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้องรับเอกสารลับ ให้ลงทะเบียนรับหนังสือ และระบุว่าเอกสารลับเพื่อนำเสนอผู้บริหารทันที

หัวข้อประเด็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

วันนี้ทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ ของเราได้จัดหัวข้อสำคัญของการบริหารงานเอกสารมาให้สมาชิกได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน 3 หัวข้อดังนี้ค่ะ

1. เจ้าหน้าาที่จัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่เสนอต่อผู้บังคับบัญชาอย่างไร

2. เจ้าหน้าที่มีระบบในการติดตามเอกสารอย่างไร

3. เจ้าหน้าที่มีการวัดระดับความสำเร็จของเอกสารที่แล้วเสร็จกี่วัน

สมาชิกมีความคิดเห็นกันและประสบการณ์ในงานสารบรรณกันอย่างไรบ้าง เกี่ยวกับหัวข้อที่เราตั้งไว้นี้ ช่วยกันเล่าเรื่องราวและวิธีการปฎิบัติที่ดีที่สุดของตนเอง เพื่อเป็นแนวปฏิบัติที่ดีแก่เพื่อสมาชิกด้วยกันนะคะ 😆 😆 😆

แนวปฏิบัติที่ดีของชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ

แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

          จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชน โดยผู้สนับสนุน ( Sponsor) และ สมาชิก(Member) ได้มีการขอเปลี่ยนชื่อจากชุมชนงานสารบรรณ เป็น ชุมชนแก้ปัญหาและมุ่งสู่ความเป็นเลิศของงานสารบรรณ จนกระทั่ง ปัจจุบันได้เปลี่ยนชื่อเป็น ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ และสามารถสรุปแนวปฏิบัติที่ดีได้ดังนี้

1.นำเนื้อหาความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ มารวบรวมเป็นระเบียบปฏิบัติว่าด้วยงานสารบรรณและคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ

2.มีความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณของทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความแคลวคล่อง ในการปฏิบัติงานสารบรรณ

3.มีความรู้หลักการว่าด้วยงานสารบรรณ มาประยุกต์ใช้ในการ ร่าง จดหมาย การจัดบันทึกรายงานการประชุม

4. มีความรู้ขั้นตอนรับและส่งหนังสือ ได้ถูกต้อง คัดแยกเอกสารโดยจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วน

5.การพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร และทำลายเอกสารได้อย่างถูกต้อง

6.การพัฒนาเจ้าหน้าที่ให้มีการให้บริการที่เป็นเลิศต่อผู้มาใช้บริการ

7.สร้างบรรยากาศ ให้มีการทำงานเป็นทีมมากขึ้นา

ประเด็นปัญหาจากการรับ – ส่ง เอกสาร

ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวกับงานสารบรรณ เคยพบปัญหาเรื่องการรับ หรือการส่งเอกสารเหล่านี้บ้างหรือไม่

  • 1.เอกสารสูญหาย
  • 2.เอกสารล่าช้า
  • 3.บุคลากรไม่มีความชำนาญเกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ
  • 4.การติดต่อสื่อสารไม่เป็นระบบ
  • 5.ขั้นตอนการปฏิบัติงานเยอะ

วันนี้เราพบวิธีง่ายๆ ที่ช่วยลดปัญหา ที่มักเกิดในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารมาให้ท่านได้นำไปใช้กัน

  1. จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ สะอาด และเป็นสัดส่วน
  2. ปฏิบัติงานโดยยึดตามระเบียบงานสารบรรณ
  3. บันทึกเอกสารในสมุด รับ – ส่ง ทุกครั้ง
  4. ผู้รับหนังสือลงชื่อรับทุกครั้ง ป้องกันการสูญหาย และง่ายต่อการติดตาม
  5. ทำการ “Copy” หรือ “Scan” หนังสือ 1 ชุด (เฉพาะหนังสือที่ เซ็นต์ผ่านเรียบร้อยทุกขั้นตอนแล้วเท่านั้น)
  6. การติดตามหนังสือ ต้องติดตาม ตามลำดับขั้น อย่าลัดขั้นตอน

เพียงแค่นี้ก็พอจะลดปัญหาที่เกิดขึ้นได้แล้วค่ะ หากเพื่อนสมาชิกท่านใดมีวิธีการหรือขั้นตอนใดจากประสบการณ์ตรงในการแก้ไขปัญหาจากการปฏิบัติงาน หรือมีคำถามก็สามารถแลกเปลี่ยนความรู้ก้นได้ผ่านทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณนะคะ

 

ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ

 

ยินดีต้อนรับสู้

 

ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ