Category: ข่าวประชาสัมพันธ์

การเขียนเนื้อเรื่องให้กะทัดรัด

การเขียนเนื้อเรื่องของหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนย่อเอาแต่ข้อความที่เป็นเนื้อหา และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้อมีหนังสือไป ไม่กล่าวถึงรายละเอียดปลีกย่อย ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายขึ้นก็ต้องเปรียบเทียบว่า เอาแต่ “แก่น” หรือ “กระพี้” ไม่เอา “เปลือก”

แต่ถ้าเขียนแต่ใจความสำคัญเพียงเท่านี้ ผู้รับหนังสือจะอ่านไม่รู้เรื่องและไม่สนใจที่จะให้ความร่วมมือ เพราะ

  • ไม่รู้เกิดธรณีพิบัติภัยที่ไหน เมื่อใด จะให้ช่วยเหลือที่ไหน
  • ไม่รู้ว่าจะให้ช่วยเหลือเกี่ยวกับอะไร
  • ไม่เห็นความสำคัญที่จะต้องให้ความร่วมมือ

จึงต้องเตรียมเติม “กระพี้”

ต่อไปจึงจะเป็น “จุดประสงค์ของเรื่อง” ซึ่งจะต้องเขียนเป็นอีกตอนหนึ่งโดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เช่นเขียนว่า

        “จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดจัดส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวตามแต่ศรัทธา ทั้งนี้ ทางมูลนิธิจะจัดส่งไปเองโดยตรง หรือจะมอบหมายให้กรมประชาสงเคราะห์จัดส่งก็ได้ ขอขอบคุณในความร่วมมือมา ณ ที่นี้”

อ้างอิงจาก :

  1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]
  2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]

 

 

การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้องในเนื้อหา

การจะเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหานั้น ถ้าเป็นเรื่องง่ายๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมอะไรมากเพียงคิดวิเคราะห์เล็กน้อยว่า เป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร ก็สามารถเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาได้ แต่ถ้าเป็นเรื่องยาก ก็จำเป็นต้องเตรียมการก่อนลงมือเขียน โดย
-ศึกษาเรื่อง
-จบประเด็นเรื่อง
-ย่อเรื่อง

1 การศึกษาเรื่อง
1.1 จุดมุ่งหมายในการศึกษาเรื่อง ผู้ร่างต้องศึกษาเรื่องให้ละเอียด และเข้าใจเนื้อหาสาระสำคัญความเป็นมาและเป็นไปของเรื่อง เพื่อจะได้เขียนหนังสือติดต่อให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง
1.2 เทคนิคในการศึกษาเรื่อง การศึกษาเรื่องให้ได้ความสมบูรณ์เพื่อจะเขียนหนังสือติดต่อได้เป็นอย่างดีนั้น จะต้องใช้ทั้ง ตา ปาก หู หัวใจ และมือ ในการศึกษา กล่าวคือ

2 การจับประเด็นของเรื่อง
ประเด็นของเรื่อง คือ จุดสำคัญอันเป็นแก่นแท้ของเรื่องนั้นที่จะต้องเขียนถึงผู้รับหนังสือ ประเด็นของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการจะประกอบด้วย
– เหตุที่มีหนังสือไป
– จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
 
3 การย่อเรื่อง
การย่อเรื่อง คือการสรุปความที่เป็นเนื้อหาสาระ และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป ทั้งนี้เพื่อจะได้นำไปเขียนในส่วน “เนื้อเรื่อง” ได้ถูกต้องและมีเนื้อหาที่กะทัดรัด

อ้างอิงจาก :

เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]

หลักในการเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง”

การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการ พึงยึดหลักดังนี้
หลักประการที่ 1
เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย
หนังสือติดต่อราชการมีจุดประสงค์เป็นลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ต่อไปนี้

เมื่อจะเขียน “จุประสงค์ของเรื่อง” ในลักษณะใด โดยมีความมุ่งหมายอย่างไร ก็ต้องเขียนในลักษณะนั้น โดยมีข้อความแสดงความมุ่งหมายอย่างนั้น

หลักประการที่ 2
เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
การเขียนจุดประสงค์ของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร ถ้ามีจุดประสงค์หลายประการก็ต้องแจ้งให้ครบทุกประการ เช่น

(1) ถ้าจุดประสงค์ต้องการถามและขอให้ตอบก็ต้องเขียนคำถามและขอให้ตอบ
ตัวอย่าง

(2) ถ้าจุดประสงค์ต้องการหลายๆ อย่าง ก็ต้องเขียนให้ครบทุกอย่าง
ตัวอย่าง 

หลักประการที่ 3
เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะตามควรแก่กรณี
การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการต้องใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับบุคคล และลักษณะของจุดประสงค์ เช่น

(1) ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คำขึ้นต้น” ว่า “เรียน” ก็เขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงเรียน ……….” ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คขึ้นต้น” ว่า “กราบเรียน” ก็ต้องเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงกราบเรียน……….”

(2) ถ้าลักษณะ “จุดประสงค์ของเรื่อง” เป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” และต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้คำว่า “จะขอบคุณมาก” แต่ถ้าเป็นผู้ใหญ่อาจใช้ว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง”

ตัวอย่าง 1

ตัวอย่าง 2

แต่ถ้า “จุดประสงค์ของเรื่อง” จะเป็นลักษณะอื่นที่ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่ต้องต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ เว้นแต่จะมีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย

อ้างอิงจาก :
1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 25 มิ.ย. 2563]

การเขียนหนังสือราชการ: ที่มาของสาเหตุที่มีหนังสือไป

เราเคยได้พูดถึง สาเหตุของหนังสือ ประกอบด้วย สาเหตุที่ต้องมีหนังสือไป และเรื่องต่อเนื่อง
วันนี้เรามาพูดถึง “ที่มาของสาเหตุที่มีหนังสือไป”

  1. เหตุจากผู้มีหนังสือไป
  2. เหตุจากบุคคลภายนอก
  3. เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น
  4. เหตุจากผู้รับหนังสือ

 

 

 

เหตุจากผู้มีหนังสือไป

เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจาก ผู้มีหนังสือไปเอง โดยผู้มีหนังสือไปมีความประสงอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น

ตัวอย่าง…    “ด้วยกรมส่งเสริมการเกษตรประสงค์จะรับสิ่งของบริจาคเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้
           จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดรับบริจาคสิ่งของจากผู้มีจิตศรัทธาแล้วส่งให้กรมส่งเสริมการเกษตรด้วย จะขอบคุณมาก”

ตัวอย่าง…    “ตามหนังสือที่อ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรได้ขอความร่วมมือในการบริจาคสิ่งของเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น
          กรมส่งเสริมการเกษตรใคร่จะได้ของบริจาคดังกล่าว ภายในวันที่……….เพื่อจะได้รีบจัดส่งไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยโดยด่วน
          จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดส่งสิ่งของที่รับบริจาคไว้ไปยังกรมส่งเสริมการเกษตรภายในกำหนดดังกล่าวด้วย จะขอบคุณมาก”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากผู้มีหนังสือไปเอง มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้น ด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

เหตุจากบุคคลภายนอก

เหตุที่มีหนังสือไปอาจเกิดจากบุคคลภายนอก โดยบุคคลภายนอกว่า ขอมา หรือ แจ้งความประสงค์มา หรือบุคคลภายนอกกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งที่เป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป เช่น

ตัวอย่าง…    “ด้วยมีผู้ร้องเรียนว่าการส่งสิ่งของไปช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ล่าช้าไม่ทันการ
          จึงขอได้โปรดกำชับเจ้าหน้าที่ให้รีบเร่งส่งสิ่งของให้ถึงมือผู้ประสบอุทัยภัยโดยเร็วที่สุดด้วย”

ตัวอย่าง…    “ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์บางฉบับว่าการส่งสิ่งของไปช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ล่าช้าไม่ทันการ นั้น
         กรมส่งเสริมการเกษตรได้มีหนังสือกำชับไปยังเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบให้รีบเร่งส่งสิ่งของให้ถึงมือผู้ประสบอุทกภัยโดยเร็วที่สุดแล้ว
         จึงเรียนมาเพื่อทราบ”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากบุคคลภายนอก มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้น ด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น

เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น ซึ่งเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป เช่น
ตัวอย่าง…    “ด้วยได้เกิดอุทกภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้ เป็นเหตุให้ประชาชนจำนวนมากไร้ที่อยู่อาศัยและขาดแคลนเครื่องอุปโภคบริโภค
          จึงขอให้กรมส่งเสริมการเกษตรรีบส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวโดยด่วน”

ตัวอย่าง…    “ตามที่ได้เกิดอุทัยภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้ เป็นเหตุให้ประชาชนจำนวนมากไร้ที่อยู่อาศัย และขาดเครื่องอุปโภคบริโภค นั้น
          กรมส่งเสริมการเกษตรได้ส่งเครื่องอุปโภคบริโภคจำนวนหนึ่งไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวในเบื้องต้นแล้ว และจะทยอยส่งเพิ่มเติมต่อไปโดยด่วน
          จึงเรียนมาเพื่อทราบ”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

เหตุจากผู้รับหนังสือ

เหตุที่มีหนังสือไปอาจเกิดจากผู้รับหนังสือนั้นเอง โดยผู้รับหนังสือแจ้งมาหรือขออะไรมาหรือผู้รับหนังสือกระทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป เช่น

ตัวอย่าง…    “ด้วยท่านเป็นผู้สอบแข่งขันได้ในการสอบแข่งขันเพื่อเข้ารับราชการ ในกรม………..และถึงลำดับที่ที่จะบรรจุเข้ารับราชการแล้ว
           จึงขอให้ท่านไปรายงานตัว ณ…………ภายในวันที่……………หากท่านมิได้ไปรายงานตัวภายในกำหนดนี้ ถือว่าท่านสละสิทธิ์ในการบรรจุเข้ารับราชการ”

ตัวอย่าง…    “ตามที่ท่านสอบแข่งขันเพื่อบรรจุเข้ารับราชการได้ในกรม………………..และแสดงความจำนงจะรับราชการในจังหวัดภาคใต้ นั้น
           บัดนี้ ได้มีคำสั่งบรรจุท่านเข้ารับราชการแล้วในจังหวัด…… ตั้งแต่วันที่……………..เป็นต้นไป
          จึงขอให้ท่านไปรับหนังสือนำตัวจากกรม……………….เพื่อไปรายงานตัวเข้ารับราชการ ณ จังหวัด………..ต่อไป”

พึงสังเกตว่า เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากผู้รับหนังสือ มีได้ทั้งเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และมีได้ทั้งเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ซึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

อ้างอิงจาก :

  1. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791808[สืบค้นวันที่ 15 พ.ค. 2563]
  2. ศิลปะการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791026 [สืบค้นวันที่ 16 พ.ค. 2563]
  3. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]

การเริ่มต้นโดยใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”

การใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ  “อนุสนธิ”
จะใช้ในกรณีใด

“ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน

ตัวอย่าง… “ตามหนังสือที่อ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรขอใช้ห้องฝึกอบรมของกรมวิชาการเกษตร เพื่อจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการระหว่างวันที่…………..นั้น 
                  กรมวิชาการเกษตร ยินดีให้กรมส่งเสริมการเกษตรใช้ห้องฝึกอบรมตามที่ขอไป”

ตัวอย่าง… “ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า…………………………………………………นั้น
                    กรม…..ได้สอบสวนแล้ว ปรากฎว่าไม่มีมูลความจริงตามที่หนังสือพิมพ์ลงข่าวแต่ประการใด”

ตัวอย่าง… “อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่……เมื่อวันที่…………….มอบให้ท่านรับเรื่อง………..ไปตรวจพิจารณาเสนอความเห็น นั้น

                    บัดนี้ เวลาล่วงเลยมานานแล้ว สำนักงาน ก.พ. ยังไม่ได้รับความเห็นของท่านในเรื่องดังกล่าว จึง…………………..”

 

ที่มา: 1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 28 เมษายน 2563]
2. ศิลปะการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791026 [สืบค้นวันที่ 29 เมษายน 2563]

การเขียนหนังสือติดต่อราชการ: การใช้คำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก”

การใช้คำ “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก”

การขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น เช่น

ที่มา: การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 13 ม.ค. 2563]

 

การเขียนหนังสือราชการ: ส่วนเนื้อเรื่อง

ส่วนเนื้อเรื่อง

      

เนื้อเรื่องของหนังสือภายนอก คือ “ข้อความ” ที่ผู้มีหนังสือแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ ซึ่งผู้ร่างหนังสือจะต้องเขียนเองทั้งหมด
          เนื้อเรื่อง จะประกอบด้วยเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนก็ได้

อ้างอิงจาก :  การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 13 ม.ค. 2563]

การเขียน “อ้างถึง” และ “สิ่งที่ส่งมาด้วย”

หลักการเขียน “อ้างถึง”

  1. ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช ของหนังสือนั้น
  2. ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว  เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา

หลักการเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”

  1. ให้เขียนชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น
  2. ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
 การเขียน “อ้างถึง”

ในการเขียนส่วนอ้างถึง จะใช้ในกรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อนหน้านี้ เพื่อเป็นการ เท้าความเดิมหรืออ้างอิงที่มา จะได้ไม่ต้องกล่าวซ้ำอีก โดยต้องระบุชื่อหน่วยงานที่อ้างถึงชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) เลขที่หนังสือ ลงวันที่ของหนังสือที่อ้างถึง ตามลำดับ

การเขียนอ้างถึง ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ที่ สธ ๑๒๓๔.๕/๖๗ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘

การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ด่วนมาก ที่ สธ ๑๒๓๔/๕๖ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘

การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว และชั้นความลับ ตามลำดับในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ลับมาก ด่วนที่สุด ที่ กค ๑๒๓๔/๕ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘

การเขียนอ้างถึงหนังสือของศาลากลางจังหวัด ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
(ไม่นิยม ใส่ศาลากลางจังหวัดเพราะเป็นสถานที่ราชการ)
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”(หนังสือภายนอก)     

      การเขียนสิ่งที่ส่งมาด้วย  สิ่งที่ส่งมาด้วย ใช้กับหนังสือภายนอก เท่านั้น และต้องระบุจำนวนที่ชัดเจนด้วย
      สำหรับหนังสือภายใน หรือบันทึก จะใช้ เอกสารแนบ
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย” มีวิธีการดังนี้
1. ให้ระบุว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จำนวนเท่าใด
2. หากเป็นเอกสาร ควรระบุประเภทว่าเป็นเอกสารอะไร จำนวนเท่าใด
3. ลักษณะนามที่ใช้ให้สะท้อนลักษณะหรือรูปแบบของสิ่งที่ส่งมาด้วยอย่างชัดเจน กรณี เป็นเอกสาร งดใช้ “ฉบับหรือชุด” เพื่อสะดวกแก่การตรวจนับ ดังตัวอย่าง

 สิ่งที่ส่งมาด้วย  ๑. รายงานการประชุม ๕ ส จํานวน ๓ แผ่น
              ๒. โปสเตอร์รณรงค์ ๕ ส จํานวน ๕ แผ่น
              ๓. หนังสือคู่มือ ๕ ส จํานวน ๑ เล่ม

4. ในการเขียนส่วนเนื้อหา หากมีเนื้อความที่กล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย ควรเขียนเชื่อมโยง
ถึงกันเพื่อความชัดเจนด้วย เช่น
     มหาวิทยาลัยขอส่งรายงานการประชุมมาเพื่อดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดปรากฏตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๑ โดยขอให้ติดโปสเตอร์รณรงค์ตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๒ และหากมีข้อสงสัย

อ้างอิงจาก : 

1.       การเขียนจดหมายราชการ.https://stang.sc.mahidol.ac.th/kb/?p=434 [สืบค้นวันที่ 21 ม.ค. 2562]
2.       เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ. http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017 060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 24 เม.ย. 2562]
3.       สำนักงานเลขานุการกรม.คู่มือการเขียนหนังสือราชการของกรมสุขภาพจิต. https://secret.dmh.go.th/news/files/การเขียนหนังสือราชการ.pdf [สืบค้นวันที่ 19 พ.ย. 2562]

 

การเขียนหนังสือราชการ: คำขึ้นต้นและ คำลงท้ายของจดหมาย

คำขึ้นต้น และ คำลงท้ายของจดหมาย

ในการเขียนจดหมาย จะต้องมีการเขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้ายตามความเหมาะสมแต่ละประเภท และบุคคล ดังนี้
คุณพ่อ คุณแม่    คำขึ้นต้น    กราบเท้าคุณพ่อ, คุณแม่ที่เคารพ
คำลงท้าย    ด้วยความเคารพอย่างสูง
ผู้บังคับบัญชา –  คุณครู   คำขึ้นต้น กราบเรียน………ที่เคารพอย่างสูง, เรียนคุณครูที่ปรึกษาชั้นที่…. /………ที่เคารพ
คำลงท้าย   ขอแสดงความเคารพ , ด้วยความเคารพ
ธุรกิจ          คำขึ้นต้น   เรียนผู้จัดการแผนก……………
คำลงท้าย   ด้วยความนับถือ
ญาติผู้ใหญ่      คำขึ้นต้น   กราบ………..ที่เคารพ (อย่างสูง)
คำลงท้าย   ด้วยความเคารพ (อย่างสูง)
พี่ (อาวุโสน้อย)  คำขึ้นต้น   พี่………ที่รัก
คำลงท้าย    ด้วยความรัก, ด้วยความเคารพ
น้อง – เพื่อน    คำขึ้นต้น   ถึง………ที่รัก ,น้อง ………ที่รัก
คำลงท้าย   ด้วยความรัก รัก , ด้วยความคิดถึง คิดถึง ,  รักและคิดถึง
พระสงฆ์        คำขึ้นต้น    นมัสการ
คำลงท้าย    นมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง

คำขึ้นต้นของหนังสือราชการ      ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ
๑. เรียน หัวหน้าส่วนราชการ ชื่อตำแหน่ง หรือ ชื่อบุคคล
๒. กราบเรียน ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ฯลฯ
๓. อื่นๆ

  การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามภาคผนวก ๒ ท้ายระเบียบฯ  แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หนังสือราชการส่วนใหญ่ใช้ชื่อตำแหน่งของผู้มีหนังสือถึง ยกเว้น มีหนังสือถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ เช่น การเชิญบุคคลภาคเอกชนเป็นวิทยากร

ภาคผนวก 2 คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง

อ้างอิงจาก : 

  1. แก้ไขเพิ่มเติม ภาคผนวก 2 คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง. ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526  [สืบค้นวันที่ 21 ต.ค. 2562]
  2. การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณฯ เรื่อง ชนิด รูปแบบ และโครงสร้างหนังสือราชการ.http://odpc1.ddc.moph.go.th/gag/wp-content/uploads/2018/05/saraban_write.pdf [สืบค้นวันที่ 21 ต.ค. 2562]
  3. ศิลปะในการเขียนหนังสือราชการ.https://www.ocsc.go.th/sites/default/files/attachment/page/silpaainkaarekhiiynhnangsuueraachkaar.pdf [สืบค้นวันที่ 21 ต.ค. 2562]
  4. การเขียนจดหมายส่วนตัวและจดหมายธุรกิจ. http://www.tatc.ac.th/files/08122511113930_ 11060520203128.doc [สืบค้นวันที่ 21 ต.ค. 2562]