Category: Uncategorized

งานเอกสารปัจจุบันจำเป็นต้องจัดทำเอกสารในรูปแบบ PDF ไฟล์ ก็ด้วยคุณสมบัติของเอกสาร PDF คือ แก้ไขไม่ได้และรักษารูปแบบของเอกสารต้นฉบับเดิมไว้ได้อย่างดี ดังนั้นเอกสารหลายชนิดที่ต้องการให้ผู้รับได้รับเอกสารที่ไม่ผิดเพี๊ยนไปจากต้นฉบับเดิม และไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาได้เพื่อให้ผู้รับเอกสารสามารถนำไปเปิดดูได้เท่านั้น เราจึงจัดทำเอกสารเหล่านั้นเป็นรูปแบบ PDFไฟล์

เมื่อเราได้รับเอกสารแล้ว แต่เราต้องการกรอกข้อมูลในเอกสารที่เป็น PDFไฟล์ โดยไม่อยากเขียนด้วยลายมือของเรา เพราะจะไม่สวยงาม เราสามารถทำได้ง่ายๆ ตามนี้ค่ะ

โดยผู้โพสต์ใช้โปรแกรม Foxit PhantomPDF 7.0 ในการจัดทำนะคะ

1. เปิดเอกสารที่ต้องการพิมพ์

2. คลิกเลือกเมนู Home  คลิกไอคอน Typewriter  
….แนะนำให้ใช้ไอคอนนี้ค่ะ เพราะสามารถปรับเปลี่ยนฟอนต์ตัวอักษรและขนาดได้ง่าย….

3. คลิกบริเวณที่ต้องการพิมพ์ข้อความ

4. ปรับฟอนต์อักษร และขนาดอักษรตามที่ต้องการ โดยดาร์กดำที่ข้อความที่ต้องการแก้ไข จะปรากฎเมนูตามรูป

5. ข้อความที่ไม่ต้องการ และต้องการทำเส้นขีดทับ คลิกที่เมนู Home และคลิกไอคอน Select Text แล้วดาร์กดำที่ข้อความ 

วิธีนี้ใช้ได้กับเอกสารที่แปลงไฟล์ต้นฉบับจาก Word เป็น PDF สำหรับไฟล์ต้นฉบับที่มาจากรูปภาพ สามารถทำได้โดยการลากเส้นขีดทับเองค่ะ โดยไปที่เมนู Edit คลิกไอคอน Add Shapes ค่ะ

6. คลิกไอคอน Strikeout    จะปรากฎเส้นขีดทับตามภาพ

เมื่อจัดพิมพ์ข้อมูลเรียบร้อยตามต้องการแล้ว ก็ทำการพิมพ์เอกสารได้เล๊ยย หรือต้องการบันทึกไฟล์ไว้ใช้ต่อก็สามารถบันทึก (Save) ไว้ได้เลยคะ

ผู้โพสต์หวังว่าวิธีนี้คงจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆ ที่ต้องการกรอกข้อมูลในเอกสาร แต่ไม่รู้จะทำยังไงนะคะ 🙂

อ้างอิงจาก
เกร็ดความรู้เอกสารPDF (Portable Document Format) คืออะไร. http://www.songtham.ac.th/managefiles/file/alisa/pdffile.pdf .ศูนย์ฝึกอบรมเทคโนโลยีสารสนเทศ วัดทรงธรรม. [สืบค้น 25-3-64]

ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย ราชบัณฑิตยสถาน

หนังสือเวียน

น. หนังสือราชการที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งไปถึงหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยมีรหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ภาษาปากใช้ว่า จดหมายเวียน หนังสือที่ผู้บังคับบัญชาเวียนแจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับทราบหรือถือปฏิบัติ.

 ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย อ.เปลื้อง ณ นคร

หนังสือเวียน

น. หนังสือที่แจ้งให้ผู้ทำงานร่วมกันทราบ.

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน (หมายถึงต้องไม่แก้ไขเนื้อความของหนังสือไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่งของหนังสือก็ตาม) โดยให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด

สำหรับมหาวิทยาลัยฯ ใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกและเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน

 ตัวอย่าง
               ม.คต.01/0011/2564 ว1

อ้างอิงจาก

1.ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 .[สืบค้นวันที่ 11 มกราคม 2564]
2.คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ. http://med.swu.ac.th/administration/index.php?option=com_content&view=article&id=156:2019-01-31-08-17-03&catid=14&Itemid=435 .[สืบค้นวันที่ 18 มกราคม 2564]

การจะเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหานั้น ถ้าเป็นเรื่องง่ายๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมอะไรมากเพียงคิดวิเคราะห์เล็กน้อยว่า เป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร ก็สามารถเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาได้ แต่ถ้าเป็นเรื่องยาก ก็จำเป็นต้องเตรียมการก่อนลงมือเขียน โดย
-ศึกษาเรื่อง
-จบประเด็นเรื่อง
-ย่อเรื่อง

1 การศึกษาเรื่อง
1.1 จุดมุ่งหมายในการศึกษาเรื่อง ผู้ร่างต้องศึกษาเรื่องให้ละเอียด และเข้าใจเนื้อหาสาระสำคัญความเป็นมาและเป็นไปของเรื่อง เพื่อจะได้เขียนหนังสือติดต่อให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง
1.2 เทคนิคในการศึกษาเรื่อง การศึกษาเรื่องให้ได้ความสมบูรณ์เพื่อจะเขียนหนังสือติดต่อได้เป็นอย่างดีนั้น จะต้องใช้ทั้ง ตา ปาก หู หัวใจ และมือ ในการศึกษา กล่าวคือ

2 การจับประเด็นของเรื่อง
ประเด็นของเรื่อง คือ จุดสำคัญอันเป็นแก่นแท้ของเรื่องนั้นที่จะต้องเขียนถึงผู้รับหนังสือ ประเด็นของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการจะประกอบด้วย
– เหตุที่มีหนังสือไป
– จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
 
3 การย่อเรื่อง
การย่อเรื่อง คือการสรุปความที่เป็นเนื้อหาสาระ และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป ทั้งนี้เพื่อจะได้นำไปเขียนในส่วน “เนื้อเรื่อง” ได้ถูกต้องและมีเนื้อหาที่กะทัดรัด

อ้างอิงจาก :

เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]

การใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ  “อนุสนธิ”
จะใช้ในกรณีใด

“ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน

ตัวอย่าง… “ตามหนังสือที่อ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรขอใช้ห้องฝึกอบรมของกรมวิชาการเกษตร เพื่อจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการระหว่างวันที่…………..นั้น 
                  กรมวิชาการเกษตร ยินดีให้กรมส่งเสริมการเกษตรใช้ห้องฝึกอบรมตามที่ขอไป”

ตัวอย่าง… “ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า…………………………………………………นั้น
                    กรม…..ได้สอบสวนแล้ว ปรากฎว่าไม่มีมูลความจริงตามที่หนังสือพิมพ์ลงข่าวแต่ประการใด”

ตัวอย่าง… “อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่……เมื่อวันที่…………….มอบให้ท่านรับเรื่อง………..ไปตรวจพิจารณาเสนอความเห็น นั้น

                    บัดนี้ เวลาล่วงเลยมานานแล้ว สำนักงาน ก.พ. ยังไม่ได้รับความเห็นของท่านในเรื่องดังกล่าว จึง…………………..”

 

ที่มา: 1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 28 เมษายน 2563]
2. ศิลปะการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791026 [สืบค้นวันที่ 29 เมษายน 2563]