Category: Uncategorized

การใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ  “อนุสนธิ”
จะใช้ในกรณีใด

“ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน

ตัวอย่าง… “ตามหนังสือที่อ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรขอใช้ห้องฝึกอบรมของกรมวิชาการเกษตร เพื่อจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการระหว่างวันที่…………..นั้น 
                  กรมวิชาการเกษตร ยินดีให้กรมส่งเสริมการเกษตรใช้ห้องฝึกอบรมตามที่ขอไป”

ตัวอย่าง… “ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า…………………………………………………นั้น
                    กรม…..ได้สอบสวนแล้ว ปรากฎว่าไม่มีมูลความจริงตามที่หนังสือพิมพ์ลงข่าวแต่ประการใด”

ตัวอย่าง… “อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่……เมื่อวันที่…………….มอบให้ท่านรับเรื่อง………..ไปตรวจพิจารณาเสนอความเห็น นั้น

                    บัดนี้ เวลาล่วงเลยมานานแล้ว สำนักงาน ก.พ. ยังไม่ได้รับความเห็นของท่านในเรื่องดังกล่าว จึง…………………..”

 

ที่มา: 1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 28 เมษายน 2563]
2. ศิลปะการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791026 [สืบค้นวันที่ 29 เมษายน 2563]

การใช้คำ “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก”

การขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น เช่น

ที่มา: การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 13 ม.ค. 2563]

 

หลักการเขียน “อ้างถึง”

1. ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช ของหนังสือนั้น
2. ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว  เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา

หลักการเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”

1. ให้เขียนชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น
2. ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
   

   

 การเขียน “อ้างถึง”

ในการเขียนส่วนอ้างถึง จะใช้ในกรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อนหน้านี้ เพื่อเป็นการ เท้าความเดิมหรืออ้างอิงที่มา จะได้ไม่ต้องกล่าวซ้ำอีก โดยต้องระบุชื่อหน่วยงานที่อ้างถึงชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) เลขที่หนังสือ ลงวันที่ของหนังสือที่อ้างถึง ตามลำดับ

การเขียนอ้างถึง ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ที่ สธ ๑๒๓๔.๕/๖๗ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘

การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ด่วนมาก ที่ สธ ๑๒๓๔/๕๖ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘

การเขียนอ้างถึงที่ระบุชั้นความเร็ว และชั้นความลับ ตามลำดับในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ลับมาก ด่วนที่สุด ที่ กค ๑๒๓๔/๕ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘

การเขียนอ้างถึงหนังสือของศาลากลางจังหวัด ในส่วนหัวของหนังสือภายนอก

อ้างถึง หนังสือจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๒๘ กรกฎาคม ๒๕๕๘
(ไม่นิยม ใส่ศาลากลางจังหวัดเพราะเป็นสถานที่ราชการ)

การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”(หนังสือภายนอก)     

      การเขียนสิ่งที่ส่งมาด้วย  สิ่งที่ส่งมาด้วย ใช้กับหนังสือภายนอก เท่านั้น และต้องระบุจำนวนที่ชัดเจนด้วย
      สำหรับหนังสือภายใน หรือบันทึก จะใช้ เอกสารแนบ
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย” มีวิธีการดังนี้
1. ให้ระบุว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จำนวนเท่าใด
2. หากเป็นเอกสาร ควรระบุประเภทว่าเป็นเอกสารอะไร จำนวนเท่าใด
3. ลักษณะนามที่ใช้ให้สะท้อนลักษณะหรือรูปแบบของสิ่งที่ส่งมาด้วยอย่างชัดเจน กรณี เป็นเอกสาร งดใช้ “ฉบับหรือชุด” เพื่อสะดวกแก่การตรวจนับ ดังตัวอย่าง

 สิ่งที่ส่งมาด้วย  ๑. รายงานการประชุม ๕ ส จํานวน ๓ แผ่น
              ๒. โปสเตอร์รณรงค์ ๕ ส จํานวน ๕ แผ่น
              ๓. หนังสือคู่มือ ๕ ส จํานวน ๑ เล่ม

4. ในการเขียนส่วนเนื้อหา หากมีเนื้อความที่กล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย ควรเขียนเชื่อมโยง
ถึงกันเพื่อความชัดเจนด้วย เช่น
     มหาวิทยาลัยขอส่งรายงานการประชุมมาเพื่อดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดปรากฏตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๑ โดยขอให้ติดโปสเตอร์รณรงค์ตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ๒ และหากมีข้อสงสัย

อ้างอิงจาก : 

1.       การเขียนจดหมายราชการ.https://stang.sc.mahidol.ac.th/kb/?p=434 [สืบค้นวันที่ 21 ม.ค. 2562]
2.       เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ. http://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017 060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 24 เม.ย. 2562]
3.       สำนักงานเลขานุการกรม.คู่มือการเขียนหนังสือราชการของกรมสุขภาพจิต. https://secret.dmh.go.th/news/files/การเขียนหนังสือราชการ.pdf [สืบค้นวันที่ 19 พ.ย. 2562]

 

ประเด็น / ปัญหา 

• การนำเสนอเอกสารต่อผู้บริหารอย่างไรให้ทันต่อเวลา
• ลดการสูญหายของเอกสาร

แนวปฏิบัติ

1. การใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการนำเสนอเอกสารต่อผู้บริหารให้ทันต่อระยะเวลาที่กำหนด
2. การจัดทำฐานข้อมูลการรับ-ส่ง เอกสารโดยการบันทึกข้อมูลของเอกสาร และแสกนเอกสารบันทึกเป็นไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อความเร็วในการค้นหาเอกสาร และลดการสูญหาย