ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ

ประชาสัมพันธ์!!

สำหรับท่านใดที่ยังไม่ได้ร่วมแสดงความคิดเห็นคู่มือการปฏิบัติงานการจัดประชุม
มหาวิทยาลัยคริสเตียน ขอขยายเวลาถึงวันที่ 31 ตุลาคม 2565 นี้
สามารถแสดงความคิดเห็นผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ ตามช่องทางที่แนบมาพร้อมนี้ หรือเว็บเพจชุมชนส่งเสริมการปฏิบัติงานสารบรรณนะคะ
+++พร้อมรับสิทธิ์ในการลุ้นรางวัลพิเศษจ้า+++
1.ร่างคู่มือการปฏิบัติงานการจัดประชุม
Link: https://bit.ly/3qaqfWS
2.แบบแสดงความคิดเห็นต่อ (ร่าง)คู่มือการปฏิบัติงานการจัดประชุม
Link: https://forms.gle/AwHhkEkTgMhmKjfW8   

ทุกคนนน!!!ตารางการนำส่งไปรษณีย์จังหวัดนครปฐมประจำเดือนตุลาคม 2565

ชุมชนปฏิบัติ เสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ ของแบ่งปันความรู้เกี่ยวกับการบริหาและจัดการประชุมประจำเดือนกรกฎาคม 2565 ดังนี้

วันนี้จะมาพูดถึงการเปิดไฟล์ที่แนบมานะระบบงานสารบรรณกันค่ะ …
จากครั้งที่แล้วที่พูดเกียวกับการบันทึกไฟล์หลายไฟล์เพื่อจัดส่งในระบบฯ โดยการบีบอัดไฟล์ WinRAR และ WinZip  แต่จะพบปัญหาบางส่วนงานเปิดไฟล์ไม่ได้  เกิดจากสาเหตุอะไร?
….ครั้งนี้ขอกล่าวถึง WinRAR เพราะไฟล์ที่แนบมาส่วนใหญ่เป็นแบบ WinRAR …จากที่มี
ส่วนงานสอบถามมา…พบว่า….เกิดจาก WinRAR ที่ลงโปรแกรมไว้เป็นเวอร์ชั่นเก่า
จึงทำให้เปิดไฟล์ไม่ได้ แอดฯ ขอแนะนำขั้นตอนง่ายๆ ในการแก้ปัญหานี้นะคะ

ขั้นที่ 1 ตรวจเช็คเวอร์ชั่นของโปรแกรม WinRAR
ขั้นที่ 2 ถอนโปรแกรม WinRAR เดิมออก (Uninstall) หากพบว่าเป็นเวอร์ชั่นที่เก่า
ขั้นที่ 3 ทำการดาวน์โหลด WinRAR เวอร์ชั่นใหม่ล่าสุด และทำการติดตั้งโปรแกรมใหม่อีกครั้ง
หมายเหตุ : โปรแกรม WinRAR ไม่มีการอัพเดทเวอร์ชั่นแบบอัตโนมัติ การอัพเดทจึงต้องทำการติดตั้งใหม่เท่านั้น

เพื่อนๆ สมาชิกสามารถลองไปทำดูตามลิงค์ที่ให้มานะคะ… 🙂
คลิกลิงค์ วิธีการเช็คเวอร์ชั่น และการถอนการติดตั้งโปรแกรม
https://www.winrar.in.th/check-update-winrar-to-version-latest

คลิกลิงค์ วิธีการติดตั้งโปรแกรม WinRAR
https://www.winrar.in.th/install-winrar

แนะนำ WinRAR for Windows เวอชั่น 5.90 (64bit) คลิกลิงค์เพื่อดาวน์โหลด
https://www.winrar.in.th/download-winrar-for-windows

ขอขอบคุณข้อมูลจาก  https://www.winrar.in.th

ตามที่สมาชิกทุกท่านได้ใช้ระบบงานสารบรรณมา จะเห็นว่าระบบงานสารบรรณกำหนดให้เลือกไฟล์เพื่อบันทึกในระบบได้เพียงครั้งเดียว แล้วทำอย่างไรล่ะ? ถ้าเรามีไฟล์ที่ต้องเก็บในฐานข้อมูลให้มากกว่า 1 ไฟล์

เราได้เคยชี้แจงไปแล้วว่าให้ทำการบีบอัดไฟล์ เป็น .zip หรือ .rar

.zip                  หรือ .rar ไฟล์

เพื่อเป็นการจัดหมวดหมู่ของข้อมูลให้สามารถทำงานหรือประมวลผลการค้นหา ซึ่งจะทำให้ระบบฯ สามารถแสดงผลได้เร็วขึ้น ทำให้ประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้กับเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง รวมทั้งเมื่อส่วนงานต้องดาวน์โหลดไฟล์ไปใช้งานก็จะได้ไฟล์ที่เกี่ยวข้องครบถ้วนทุกไฟล์ด้วย
ดังนนั้นวันนี้ขอเสนอวิธีการบีบอัดไฟล์ง่ายๆ มาแนะนำค่ะ

ตัวอย่างการบีดอัดไฟล์ด้วยโปรแกรม  winrar ดังนี้ค่ะ
1. เช็คดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เราใช้มีโปรแกรมเพื่อใช้บีบอัดไฟล์ winrar หรือไม่
2.จัดทำไฟล์เก็บรวมไว้ใน Folder
3.คลิกเมาส์ขวา > เลือก เมนู Add to … (ชื่อไฟล์)

4.เสร็จแล้วจะปรากฎไอคอน

5. นำไฟล์ที่ได้บันทึกลงในระบบงานสารบรรณได้เคยค่ะ

การบันทึกเอกสารโดยแนบไฟล์เอกสารในระบบงานสารบรรณ หากเกิดความผิดพลาด หรือ
ต้องการเปลี่ยนหรือแก้ไขไฟล์ใหม่ทำได้อย่างไร?

ทำตามนี้ได้เลยนะคะ…
1.ไปที่เมนู “จัดการหนังสือ…” [ประกอบด้วยเมนู หนังสือภายใน /  หนังสือภายนอก / หนังสือภายนอกที่ส่ง(ออกเลขจดหมายภายนอก)]
2. มองหาไอคอนดังรูป        คลิกเพื่อกลับไปแก้ไขไฟล์ในหน้าบันทึกอีกครั้ง
การแก้ไขข้อมูลต่างๆ ที่บันทึกไปแล้ว ผู้ใดเป็นผู้บันทึก ผู้นั้นสามารถแก้ไขข้อมูลได้เพียงผู้เดียว

Tips เมื่อขอเลขจดหมายภายนอก จำเป็นต้องแนบไฟล์เอกสารเพื่อให้ผู้ดูแลระบบฯอนุมัติ
เลขที่จดหมายภายนอก หากเป็นเอกสารสำคัญ เมื่อได้เลขแล้วควรแสกนไฟล์ที่มีเลขที่จดหมายบันทึกแก้ไขใหม่เก็บไว้ในระบบฯ เพื่อใช้เป็นสำเนาเอกสารที่สมบูรณ์