Link: https://bit.ly/3qaqfWS
Link: https://forms.gle/AwHhkEkTgMhmKjfW8
สรุปผลการสำรวจความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาการบริหารและจัดการประชุม
การแชร์ไฟล์ OneDrive และ Google Drive มีขั้นตอนดังนี้
วิธีการแชร์ไฟล์ OneDrive ได้ที่นี่ <<คลิกเลย>>
วิธีการแชร์ไฟล์ Google Drive <<คลิกเลย>>>
วันนี้จะมาพูดถึงการเปิดไฟล์ที่แนบมานะระบบงานสารบรรณกันค่ะ …
จากครั้งที่แล้วที่พูดเกียวกับการบันทึกไฟล์หลายไฟล์เพื่อจัดส่งในระบบฯ โดยการบีบอัดไฟล์ WinRAR และ WinZip แต่จะพบปัญหาบางส่วนงานเปิดไฟล์ไม่ได้ เกิดจากสาเหตุอะไร?
….ครั้งนี้ขอกล่าวถึง WinRAR เพราะไฟล์ที่แนบมาส่วนใหญ่เป็นแบบ WinRAR …จากที่มี
ส่วนงานสอบถามมา…พบว่า….เกิดจาก WinRAR ที่ลงโปรแกรมไว้เป็นเวอร์ชั่นเก่า
จึงทำให้เปิดไฟล์ไม่ได้ แอดฯ ขอแนะนำขั้นตอนง่ายๆ ในการแก้ปัญหานี้นะคะ
ขั้นที่ 1 ตรวจเช็คเวอร์ชั่นของโปรแกรม WinRAR
ขั้นที่ 2 ถอนโปรแกรม WinRAR เดิมออก (Uninstall) หากพบว่าเป็นเวอร์ชั่นที่เก่า
ขั้นที่ 3 ทำการดาวน์โหลด WinRAR เวอร์ชั่นใหม่ล่าสุด และทำการติดตั้งโปรแกรมใหม่อีกครั้ง
หมายเหตุ : โปรแกรม WinRAR ไม่มีการอัพเดทเวอร์ชั่นแบบอัตโนมัติ การอัพเดทจึงต้องทำการติดตั้งใหม่เท่านั้น
เพื่อนๆ สมาชิกสามารถลองไปทำดูตามลิงค์ที่ให้มานะคะ… 🙂
คลิกลิงค์ วิธีการเช็คเวอร์ชั่น และการถอนการติดตั้งโปรแกรม
https://www.winrar.in.th/check-update-winrar-to-version-latest
คลิกลิงค์ วิธีการติดตั้งโปรแกรม WinRAR
https://www.winrar.in.th/install-winrar
แนะนำ WinRAR for Windows เวอชั่น 5.90 (64bit) คลิกลิงค์เพื่อดาวน์โหลด
https://www.winrar.in.th/download-winrar-for-windows
ขอขอบคุณข้อมูลจาก https://www.winrar.in.th
ตามที่สมาชิกทุกท่านได้ใช้ระบบงานสารบรรณมา จะเห็นว่าระบบงานสารบรรณกำหนดให้เลือกไฟล์เพื่อบันทึกในระบบได้เพียงครั้งเดียว แล้วทำอย่างไรล่ะ? ถ้าเรามีไฟล์ที่ต้องเก็บในฐานข้อมูลให้มากกว่า 1 ไฟล์
เราได้เคยชี้แจงไปแล้วว่าให้ทำการบีบอัดไฟล์ เป็น .zip หรือ .rar
เพื่อเป็นการจัดหมวดหมู่ของข้อมูลให้สามารถทำงานหรือประมวลผลการค้นหา ซึ่งจะทำให้ระบบฯ สามารถแสดงผลได้เร็วขึ้น ทำให้ประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้กับเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง รวมทั้งเมื่อส่วนงานต้องดาวน์โหลดไฟล์ไปใช้งานก็จะได้ไฟล์ที่เกี่ยวข้องครบถ้วนทุกไฟล์ด้วย
ดังนนั้นวันนี้ขอเสนอวิธีการบีบอัดไฟล์ง่ายๆ มาแนะนำค่ะ
ตัวอย่างการบีดอัดไฟล์ด้วยโปรแกรม winrar ดังนี้ค่ะ
1. เช็คดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เราใช้มีโปรแกรมเพื่อใช้บีบอัดไฟล์ winrar หรือไม่
2.จัดทำไฟล์เก็บรวมไว้ใน Folder
3.คลิกเมาส์ขวา > เลือก เมนู Add to … (ชื่อไฟล์)
4.เสร็จแล้วจะปรากฎไอคอน
5. นำไฟล์ที่ได้บันทึกลงในระบบงานสารบรรณได้เคยค่ะ
การบันทึกเอกสารโดยแนบไฟล์เอกสารในระบบงานสารบรรณ หากเกิดความผิดพลาด หรือ
ต้องการเปลี่ยนหรือแก้ไขไฟล์ใหม่ทำได้อย่างไร?
ทำตามนี้ได้เลยนะคะ…
1.ไปที่เมนู “จัดการหนังสือ…” [ประกอบด้วยเมนู หนังสือภายใน / หนังสือภายนอก / หนังสือภายนอกที่ส่ง(ออกเลขจดหมายภายนอก)]
2. มองหาไอคอนดังรูป คลิกเพื่อกลับไปแก้ไขไฟล์ในหน้าบันทึกอีกครั้ง
การแก้ไขข้อมูลต่างๆ ที่บันทึกไปแล้ว ผู้ใดเป็นผู้บันทึก ผู้นั้นสามารถแก้ไขข้อมูลได้เพียงผู้เดียว
Tips เมื่อขอเลขจดหมายภายนอก จำเป็นต้องแนบไฟล์เอกสารเพื่อให้ผู้ดูแลระบบฯอนุมัติ
เลขที่จดหมายภายนอก หากเป็นเอกสารสำคัญ เมื่อได้เลขแล้วควรแสกนไฟล์ที่มีเลขที่จดหมายบันทึกแก้ไขใหม่เก็บไว้ในระบบฯ เพื่อใช้เป็นสำเนาเอกสารที่สมบูรณ์
การบันทึกข้อมูลหนังสือที่รับจากภายนอกหรือการขอเลขที่จดหมายออกภายนอก ในบางครั้งในฐานข้อมูลที่มีอยู่อาจไม่มีชื่อของส่วนงานที่เราต้องติดต่อ เราจึงจำเป็นต้องเพิ่มชื่อของส่วนงานภายนอกที่ต้องการติดต่อลงไป แล้วต้องทำอย่างไร? 2 สิ่งที่ควรทำก่อนคลิกเพิ่มชื่อส่วนงาน
1.เลือกส่วนงานที่มีในระบบก่อน หากไม่พบจึงเพิ่มส่วนงาน
2.เมื่อคลิกเพิ่มชื่อส่วนงานควรเน้นกรอกที่ชื่อเต็มของหน่วยงาน
การคลิกเพิ่มชื่อส่วนงาน จะปรากฏช่องให้กรอกข้อมูล ชื่อย่อหน่วยงาน และชื่อเต็มหน่วยงาน
ตัวอย่าง
ชื่อย่อหน่วยงาน : ม.คต. ชื่อเต็มหน่วยงาน : มหาวิทยาลัยคริสเตียน
หากไม่ทราบชื่อย่อหน่วยงาน ควรบันทึกชื่อเต็มหน่วยงานให้ละเอียดชัดเจน ไม่ควรย่อคำหรือใช้เครื่องหมายไปยาลน้อย “ฯ”
จากคราวที่แล้วเราได้อธิบายถึงการระบุสถานะ “ยกเลิก” ก้นไปแล้ว
เรามาพูดกันต่อเกี่ยวกับกรณีที่ว่าเอกสารที่ส่งไปให้ส่วนงานอื่นแล้ว แต่ “ส่งผิด” ต้องทำอย่างไรล่ะ?
ระบบของเราที่จัดทำขึ้นมานั้นได้จัดทำเมนูที่ชื่อว่า กล่องข้อมูลออก นอกจากที่เราจะใช้ดูข้อมูลหนังสือที่ได้ส่งไปแล้ว มีผู้รับหรือยัง? ใครเป็นผู้รับ? เราก็ใช้ในการยกเลิกการจัดส่งด้วย โดยทำตามนี้นะคะ
(1) คลิกเมนู กล่องข้อมูลออก → (2) เลือกเมนู รายการหนังสือส่งภายใน → (3) คลิกไอคอน [x] ท้ายแถวของรายการที่ต้องการยกเลิกการส่ง
เพียงเท่านี้ก็สามารถยกเลิกรายการหนังสือที่ส่งผิดได้แล้วค่ะ จากนั้นที่หน้ารายการหนังสือที่เราได้ยกเลิกแล้วก็จะปรากฎเครื่องหมาย x ให้เราทราบด้วยค่ะ
วิธีการยกเลิกนี่ยังรวมถึงการขอเลขที่หนังสือออกภายนอก (เลขที่จดหมาย) ด้วยนะคะ
หากต้องการยกเลิกก็ให้ทำวิธีเดียวกัน แต่เลือกที่เมนู “รายการหนังสือส่งภายนอก” นะคะ