กลุ่มงานสารบรรณได้ปรับแก้ไขคู่มือวิธีใช้งานระบบงานสารบรรณใหม่ สมาชิกทุกท่านสามารถ Download ได้นะคะ
หนังสือเวียน
ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย ราชบัณฑิตยสถาน
หนังสือเวียน น. หนังสือราชการที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งไปถึงหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยมีรหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ภาษาปากใช้ว่า จดหมายเวียน หนังสือที่ผู้บังคับบัญชาเวียนแจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับทราบหรือถือปฏิบัติ.
ความหมายจาก พจนานุกรมแปล ไทย-ไทย อ.เปลื้อง ณ นคร
หนังสือเวียน น. หนังสือที่แจ้งให้ผู้ทำงานร่วมกันทราบ.
หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน (หมายถึงต้องไม่แก้ไขเนื้อความของหนังสือไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่งของหนังสือก็ตาม) โดยให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
สำหรับมหาวิทยาลัยฯ ใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกและเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน
ตัวอย่าง
ม.คต.01/0011/2564 ว1
อ้างอิงจาก
1.ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 .[สืบค้นวันที่ 11 มกราคม 2564]
2.คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ. http://med.swu.ac.th/administration/index.php?option=com_content&view=article&id=156:2019-01-31-08-17-03&catid=14&Itemid=435 .[สืบค้นวันที่ 18 มกราคม 2564]
เริ่มใช้ระบบงานสารบรรณ
การเขียนหนังสือราชการ : การลงชื่อแทน (จดหมาย)
การลงชื่อในท้ายจดหมาย
รักษาการแทน ใช้ในกรณีไม่มีผู้ดำรงตำแหน่งหรือมีแต่ไม่อาจปฏิบัติการได้
ปฏิบัติราชการแทน ใช้ในกรณีมอบอำนาจโดยทำหนังสือ (คำสั่ง) ให้ปฏิบัติการแทน ในการสั่ง การอนุญาต การอนุมัติ การปฏิบัติราชการ หรือดำเนินการตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง หรือมติคณะรัฐมนตรี ในเรื่องใดและไม่มีกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง หรือมติคณะรัฐมนตรีในเรื่องนั้น กำหนดเรื่องการมอบอำนาจให้เป็นอย่างอื่นหรือมิได้ห้ามเรื่องการมอบอำนาจไว้ โดยอธิบดีเป็นผู้ลงนาม หนังสือคำสั่งมอบอำนาจ
ซึ่งมหาวิทยาลัยฯ ของเราใช้ “ปฏิบัติการแทนอธิการบดี มหาวิทยาลัยคริสเตียน” ลงในหนังสือ (จดหมาย) เพื่อส่งติดต่อส่วนงานภายนอก
อ้างอิง
- http://kmcenter.rid.go.th/kclaw/news_ins_doc/pppdf [สืบค้นวันที่ 15 ธ.ค. 2563]
- http://www.meeboard.com/users/fpo_uttaradit/imgupload/5-21.pdf [สืบค้นวันที่ 15 ธ.ค. 2563]
- https://www.bangkokbiznews.com/blog/detail/582169. [สืบค้นวันที่ 15 ธ.ค. 2563]
คู่มือวิธีใช้ระบบงานสารบรรณ
จากที่เราได้จัดทำระบบงานสารบรรณไปแล้ว เราได้อัปโหลดไฟล์คู่มือวิธีใช้งานระบบฯ แบบกระทัดรัดมาให้สมาชิกทุกท่านสามารถ Download ไปใช้ด้วยค่ะ
คลิกภาพเพื่อ Download
การเขียนท้ายเรื่อง
โครงสร้างหนังสือภายนอก (หนังสือติดต่อราชการ) ประกอบด้วย 4 ส่วน
ในส่วน “ท้ายเรื่อง” ของหนังสือติดต่อราชการที่ผู้ร่างหนังสือจะต้องเขียนก็มีเพียงรายการเดียวคือ “คำลงท้าย” ของหนังสือภายนอก สำหรับหนังสือภายในและหนังสือประทับตราไม่มี “คำลงท้าย” คำลงท้ายของหนังสือภายนอก ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ “คำลงท้าย” ของหนังสือภายนอกตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คือ
โดยทั่วไปใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
เว้นแต่
1.หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ ได้แก่ ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา และรัฐบุรุษ ใช้คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”
2.หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ์ ใช้คำลงท้ายตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ (โปรดดูระเบียบนั้น)
3.หนังสือถึงพระภิกษุ ใช้คำลงท้ายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (โปรดดูระเบียบนั้น)
ตัวอย่างการเขียนคำลงท้ายหนังสือ
ผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ 14 ตำแหน่ง » ขอแสงดความนับถืออย่างยิ่ง
บุคคลทั่วไป » ขอแสดงความนับถือ
สมเด็จพระสังฆราช » ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด
พระทั่วไป » ขอนมัสการด้วยความเคารพ
อ้างอิงจาก :
- การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 15 ต.ค. 2563]
- เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 15 ต.ค. 2563]
- การเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2549).https://www.srisangworn.go.th/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=405 [สืบค้นวันที่ 26 ต.ค. 2563]
การเขียนเนื้อเรื่องให้กะทัดรัด
การเขียนเนื้อเรื่องของหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนย่อเอาแต่ข้อความที่เป็นเนื้อหา และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้อมีหนังสือไป ไม่กล่าวถึงรายละเอียดปลีกย่อย ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายขึ้นก็ต้องเปรียบเทียบว่า เอาแต่ “แก่น” หรือ “กระพี้” ไม่เอา “เปลือก”
แต่ถ้าเขียนแต่ใจความสำคัญเพียงเท่านี้ ผู้รับหนังสือจะอ่านไม่รู้เรื่องและไม่สนใจที่จะให้ความร่วมมือ เพราะ
- ไม่รู้เกิดธรณีพิบัติภัยที่ไหน เมื่อใด จะให้ช่วยเหลือที่ไหน
- ไม่รู้ว่าจะให้ช่วยเหลือเกี่ยวกับอะไร
- ไม่เห็นความสำคัญที่จะต้องให้ความร่วมมือ
จึงต้องเตรียมเติม “กระพี้”
ต่อไปจึงจะเป็น “จุดประสงค์ของเรื่อง” ซึ่งจะต้องเขียนเป็นอีกตอนหนึ่งโดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เช่นเขียนว่า
“จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดจัดส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวตามแต่ศรัทธา ทั้งนี้ ทางมูลนิธิจะจัดส่งไปเองโดยตรง หรือจะมอบหมายให้กรมประชาสงเคราะห์จัดส่งก็ได้ ขอขอบคุณในความร่วมมือมา ณ ที่นี้”
อ้างอิงจาก :
- การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 29 พ.ค. 2563]
- เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]
การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้องในเนื้อหา
การจะเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหานั้น ถ้าเป็นเรื่องง่ายๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมอะไรมากเพียงคิดวิเคราะห์เล็กน้อยว่า เป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร ก็สามารถเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาได้ แต่ถ้าเป็นเรื่องยาก ก็จำเป็นต้องเตรียมการก่อนลงมือเขียน โดย
-ศึกษาเรื่อง
-จบประเด็นเรื่อง
-ย่อเรื่อง
1 การศึกษาเรื่อง
1.1 จุดมุ่งหมายในการศึกษาเรื่อง ผู้ร่างต้องศึกษาเรื่องให้ละเอียด และเข้าใจเนื้อหาสาระสำคัญความเป็นมาและเป็นไปของเรื่อง เพื่อจะได้เขียนหนังสือติดต่อให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง
1.2 เทคนิคในการศึกษาเรื่อง การศึกษาเรื่องให้ได้ความสมบูรณ์เพื่อจะเขียนหนังสือติดต่อได้เป็นอย่างดีนั้น จะต้องใช้ทั้ง ตา ปาก หู หัวใจ และมือ ในการศึกษา กล่าวคือ
2 การจับประเด็นของเรื่อง
ประเด็นของเรื่อง คือ จุดสำคัญอันเป็นแก่นแท้ของเรื่องนั้นที่จะต้องเขียนถึงผู้รับหนังสือ ประเด็นของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการจะประกอบด้วย
– เหตุที่มีหนังสือไป
– จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
3 การย่อเรื่อง
การย่อเรื่อง คือการสรุปความที่เป็นเนื้อหาสาระ และที่เกี่ยวกับประเด็นซึ่งอ้างเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป ทั้งนี้เพื่อจะได้นำไปเขียนในส่วน “เนื้อเรื่อง” ได้ถูกต้องและมีเนื้อหาที่กะทัดรัด
อ้างอิงจาก :
เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ . https://www.ubu.ac.th/web/files_up/82f2017060810445660.pdf [สืบค้นวันที่ 14 ส.ค. 2563]
หลักในการเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง”
การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการ พึงยึดหลักดังนี้
หลักประการที่ 1
เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย
หนังสือติดต่อราชการมีจุดประสงค์เป็นลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ต่อไปนี้
เมื่อจะเขียน “จุประสงค์ของเรื่อง” ในลักษณะใด โดยมีความมุ่งหมายอย่างไร ก็ต้องเขียนในลักษณะนั้น โดยมีข้อความแสดงความมุ่งหมายอย่างนั้น
หลักประการที่ 2
เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
การเขียนจุดประสงค์ของเรื่องในหนังสือติดต่อราชการ ต้องเขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร ถ้ามีจุดประสงค์หลายประการก็ต้องแจ้งให้ครบทุกประการ เช่น
(1) ถ้าจุดประสงค์ต้องการถามและขอให้ตอบก็ต้องเขียนคำถามและขอให้ตอบ
ตัวอย่าง
(2) ถ้าจุดประสงค์ต้องการหลายๆ อย่าง ก็ต้องเขียนให้ครบทุกอย่าง
ตัวอย่าง 
หลักประการที่ 3
เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะตามควรแก่กรณี
การเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ในหนังสือติดต่อราชการต้องใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับบุคคล และลักษณะของจุดประสงค์ เช่น
(1) ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คำขึ้นต้น” ว่า “เรียน” ก็เขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงเรียน ……….” ถ้าหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้ “คขึ้นต้น” ว่า “กราบเรียน” ก็ต้องเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ว่า “จึงกราบเรียน……….”
(2) ถ้าลักษณะ “จุดประสงค์ของเรื่อง” เป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” และต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้คำว่า “จะขอบคุณมาก” แต่ถ้าเป็นผู้ใหญ่อาจใช้ว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง”
ตัวอย่าง 1 
ตัวอย่าง 2
แต่ถ้า “จุดประสงค์ของเรื่อง” จะเป็นลักษณะอื่นที่ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่ต้องต่อท้ายด้วยคำขอบคุณ เว้นแต่จะมีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย
อ้างอิงจาก :
1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 25 มิ.ย. 2563]
การเขียนหนังสือติดต่อราชการ: การเขียนจุดประสงค์ของเรื่อง
ลักษณะของ จุดประสงค์ ของเรื่อง
ในโครงสร้างของหน้งสือติดต่อราชการจะมีสิ่งสำคัญคือ “ข้อความ” ได้แก่ ส่วนที่เป็น “เนื้อเรื่อง” กับส่วนที่เป็น “จุดประสงค์ของเรื่อง”
“จุดประสงค์ของเรื่อง ” จึงเป็นเหตุของ “เนื้อเรื่อง”
โดย “จุดประสงค์ของเรื่อง” จึงมักเขียนคำว่า “จึง……..” ทั้งนี้ โดยเขียนย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เป็นคนละตอนกับ “เนื้อเรื่อง”
โครงสร้างของหนังสือราชการ ส่วนที่ 3 จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
เนื้อความจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือราชการฉบับนั้น ซึ่งจะต้องเขียนให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่า ผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร ในกรณีที่มีจุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็นรายข้ออย่างชัดเจน เพื่อให้มีความสะดวกต่อการทําความเข้าใจและการนําไปปฏิบัติ
จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป อาจมีลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
ลักษณะ ความมุ่งหมาย
คําแจ้ง เพื่อทราบ เพื่อให้พิจารณา เพื่ออนุมัติ เพื่อให้ดําเนินการ เพื่อให้ความร่วมมือเพื่อถือปฏิบัติ
คําขอ เพื่อพิจารณา เพื่อให้ช่วยเหลือ เพื่อให้ความร่วมมือ เพื่อให้ดําเนินการ
คําซักซ้อม เพื่อให้เข้าใจ
คํายืนยัน เพื่อให้แน่ใจ
คําสั่ง เพื่อให้ปฏิบัติ
คําเตือน เพื่อไม่ให้ลืมที่จะปฏิบัติ
คํากําซับ เพื่อให้ปฏิบัติตาม เพื่อให้เกิดความระมัดระวัง
คําถาม เพื่อขอทราบคําตอบ
คําหารือ เพื่อขอความเห็น
ย่อหน้าที่ 3 ควรเป็นประโยคสั้นๆ เป็นบทสรุป เน้นย้ำ หรือขอบคุณ ไม่ควรมีเนื้อหาสำคัญอยู่ในส่วนนี้อีก
อ้างอิงจาก :
1. การเขียนหนังสือราชการ: ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ. (2560). https://www.ocsc.go.th/download/2560/การเขียนหนังสือราชการ-ebook [สืบค้นวันที่ 12 มิ.ย. 2563]
2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ.https://www.opsmoac.go.th/km-km_org_center-files-391991791808 [สืบค้นวันที่ 13 มิ.ย. 2563]