ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ

จะทำอย่างไร เมื่อคุณเป็นเลขามือใหม่ ที่ถูกเจ้านายสั่งให้จดบันทึกการประชุม ซึ่งคุณยังไม่เคยเตรียมตัวสำหรับงานนี้มาก่อน คุณเริ่มกังวลและลนลาน การจดบันทึกการประชุมมีหลักการง่าย ๆ ที่คุณควรทราบ เริ่มจากคุณต้องทราบก่อนว่า รายงานการประชุมนั้นเป็นการจดบันทึกที่มีความเป็นทางการสูง ดังนั้นคุณต้องมีความรวดเร็ว แม่นยำ จับประเด็นได้ดี

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเพื่อให้คุณสามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างมืออาชีพ

ก่อนการประชุม

• เลือกอุปกรณ์ในการจดบันทึก เช่น ปากกา กระดาษ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ เครื่องบันทึกเสียง สำหรับเลขาฯ ยุคใหม่มักไม่ค่อยจดบันทึกด้วยมือแล้ว ส่วนใหญ่จะพิมพ์รายงานลงไปในคอมพิวเตอร์ทันที เพื่อความรวดเร็ว และการทำงานเพียงครั้งเดียว
• ตรวจสอบว่าอุปกรณ์ดังกล่าวพร้อมสำหรับการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่ามันสามารถใช้งานได้ดี การทำงานอย่างมืออาชีพมักมีการเตรียมพร้อมเสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้การทำงานสะดุด ติดขัด ไม่ราบรื่น
• นำวาระการประชุมมาศึกษา คุณจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมด เพื่อทำความเข้าใจและเตรียมการ

ระหว่างการประชุม

• ส่งเอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
• จดรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม และที่สำคัญคุณจำเป็นต้องรู้จักว่าใครเป็นใคร เพื่อให้คุณสามารถจดได้อย่างถูกต้อง
• จดบันทึกเวลาเริ่มประชุม
• ไม่ต้องพยายามจดทุกคำพูด จดเฉพาะใจความสำคัญเท่านั้นก็เพียงพอ
• จดข้อเสนอที่ใช้อภิปรายในที่ประชุม ระบุว่าใครเป็นผู้เสนอ และผลการลงความเห็น
• จดข้อเสนอต่างๆ ที่จะใช้สำหรับลงความเห็นในครั้งต่อไปด้วย
• จดบันทึกเวลาปิดประชุม

หลังการประชุม

• จัดทำรายงานการประชุมทันทีที่ออกจากห้องประชุม เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างยังคงชัดเจนอยู่ในความจำของคุณ
• ระบุชื่อองค์กร ชื่อคณะกรรมการ ประเภทของการประชุม เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน หรือประจำปี และระบุวัตถุประสงค์ในการประชุมด้วย
• ลงเวลาที่เริ่มประชุม และปิดประชุม
• ตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนส่ง

ถึงคุณจะเป็นเลขาฯ มือใหม่ แต่คงไม่ยากเกินไปที่จะรับมือกับสถานการณ์นี้ เพราะหลักการเขียนรายงานการประชุมนั้นง่ายนิดเดียว และคุณเองก็สามารถทำได้อย่างมืออาชีพ

 

ที่มา: jobDB.com

ประกาศที่ 92.6-2560

งานบริหารทั่วไปขอแจ้งสมาชิกทุกท่าน  ในปี พ.ศ.2560 เลขหนังสือออกภายนอก เริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วนะคะ รบกวนผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกส่วนงานและคณะวิชาทุกท่าน อย่าลืมระบุปี พ.ศ.มาให้ถูกต้องนะคะ ตัวอย่างดังนี้ค่ะ

ที่ ม.คต. (เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2560       วันที่ ……. มกราคม พ.ศ.2560

งานบริหารทั่วไปขอแจ้งสมาชิกทุกท่าน  ในวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2559 เป็นการเริ่มปีการศึกษา2559 ดังนั้น  เลขหนังสือภายในจะเริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วค่ะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการทุกท่าน  ขอให้สมาชิกทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยนะคะ  แบ่งเป็นดังนี้ค่ะ

1) เริ่มเลขที่หนังสือออกภายในใหม่ 

ที่ เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2559       วันที่ ……. สิงหาคม พ.ศ.2559

ตัวอย่าง      ที่ ฝบท.001/2559   ลงวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2559

2) เริ่มเลขสมุดบันทึกรับ-ส่งเอกสารภายในใหม่ เป็นปีการศึกษา 2559

และ 3) การกำหนดครั้งการประชุมต่างๆ เป็นปีการศึกษา 2559

 ตัวอย่าง     ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคริสเตียน สมัยสามัญครั้งที่ 1/2559

ขอให้มีความสุขกับการเริ่มปีการศึกษาใหม่ค่ะ   😀

กระบวนการของหนังสือเข้ามีแนวทางปฏิบัติดังนี้

1. พนักงานที่รับ – ส่งหนังสือ รับหนังสือแล้วแยกหนังสือตามความสำคัญของหนังสือและเปิดผนึกซองตามที่ได้รับมอบหมาย
2. ประทับตรารับหนังสือ  ลงทะเบียนหนังสือรับ  กรอกรายการในตรารับแล้วจัดแยกหนังสือเข้าแฟ้มเสนอหนังสือ
3. เสนอหนังสือเข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย  เพื่อรับทราบเบื้องต้นและหรือสั่งการหากมีเรื่องสำคัญ
4. พนักงานที่รับ – ส่ง นำแฟ้มเสนอหนังสือเข้าใหม่ที่ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายรับทราบและหรือสั่งการแล้ว ส่งให้คณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง  โดยให้ลงชื่อรับหนังสือไว้เป็นหลักฐาน

5. เมื่อหัวหน้าแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้องรับหนังสือแล้วให้ดำเนินการดังนี้

5.1     พิจารณาหนังสือต่าง ๆ ลงรายการรับหนังสือและบันทึกในทะเบียนคุม

5.2     และจัดแฟ้มนำเสนอหนังสือถึงผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงชื่อรับไว้เป็นหลักฐาน

5.3     พนักงานเจ้าของเรื่องที่เกี่ยวข้องรับหนังสือให้ดำเนินการปฏิบัติทันที

6. การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ

6.1     พนักงานผนึกซองเอกสารลับให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ถึงคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง

6.2     พนักงานคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้องรับเอกสารลับ ให้ลงทะเบียนรับหนังสือ และระบุว่าเอกสารลับเพื่อนำเสนอผู้บริหารทันที

วันนี้ทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ ของเราได้จัดหัวข้อสำคัญของการบริหารงานเอกสารมาให้สมาชิกได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน 3 หัวข้อดังนี้ค่ะ

1. เจ้าหน้าาที่จัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่เสนอต่อผู้บังคับบัญชาอย่างไร

2. เจ้าหน้าที่มีระบบในการติดตามเอกสารอย่างไร

3. เจ้าหน้าที่มีการวัดระดับความสำเร็จของเอกสารที่แล้วเสร็จกี่วัน

สมาชิกมีความคิดเห็นกันและประสบการณ์ในงานสารบรรณกันอย่างไรบ้าง เกี่ยวกับหัวข้อที่เราตั้งไว้นี้ ช่วยกันเล่าเรื่องราวและวิธีการปฎิบัติที่ดีที่สุดของตนเอง เพื่อเป็นแนวปฏิบัติที่ดีแก่เพื่อสมาชิกด้วยกันนะคะ 😆 😆 😆

แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

          จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชน โดยผู้สนับสนุน ( Sponsor) และ สมาชิก(Member) ได้มีการขอเปลี่ยนชื่อจากชุมชนงานสารบรรณ เป็น ชุมชนแก้ปัญหาและมุ่งสู่ความเป็นเลิศของงานสารบรรณ จนกระทั่ง ปัจจุบันได้เปลี่ยนชื่อเป็น ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ และสามารถสรุปแนวปฏิบัติที่ดีได้ดังนี้

1.นำเนื้อหาความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ มารวบรวมเป็นระเบียบปฏิบัติว่าด้วยงานสารบรรณและคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ

2.มีความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณของทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความแคลวคล่อง ในการปฏิบัติงานสารบรรณ

3.มีความรู้หลักการว่าด้วยงานสารบรรณ มาประยุกต์ใช้ในการ ร่าง จดหมาย การจัดบันทึกรายงานการประชุม

4. มีความรู้ขั้นตอนรับและส่งหนังสือ ได้ถูกต้อง คัดแยกเอกสารโดยจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วน

5.การพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร และทำลายเอกสารได้อย่างถูกต้อง

6.การพัฒนาเจ้าหน้าที่ให้มีการให้บริการที่เป็นเลิศต่อผู้มาใช้บริการ

7.สร้างบรรยากาศ ให้มีการทำงานเป็นทีมมากขึ้นา

ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวกับงานสารบรรณ เคยพบปัญหาเรื่องการรับ หรือการส่งเอกสารเหล่านี้บ้างหรือไม่

• 1.เอกสารสูญหาย
• 2.เอกสารล่าช้า
• 3.บุคลากรไม่มีความชำนาญเกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ
• 4.การติดต่อสื่อสารไม่เป็นระบบ
• 5.ขั้นตอนการปฏิบัติงานเยอะ

วันนี้เราพบวิธีง่ายๆ ที่ช่วยลดปัญหา ที่มักเกิดในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารมาให้ท่านได้นำไปใช้กัน

1. จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ สะอาด และเป็นสัดส่วน
2. ปฏิบัติงานโดยยึดตามระเบียบงานสารบรรณ
3. บันทึกเอกสารในสมุด รับ – ส่ง ทุกครั้ง
4. ผู้รับหนังสือลงชื่อรับทุกครั้ง ป้องกันการสูญหาย และง่ายต่อการติดตาม
5. ทำการ “Copy” หรือ “Scan” หนังสือ 1 ชุด (เฉพาะหนังสือที่ เซ็นต์ผ่านเรียบร้อยทุกขั้นตอนแล้วเท่านั้น)
6. การติดตามหนังสือ ต้องติดตาม ตามลำดับขั้น อย่าลัดขั้นตอน

เพียงแค่นี้ก็พอจะลดปัญหาที่เกิดขึ้นได้แล้วค่ะ หากเพื่อนสมาชิกท่านใดมีวิธีการหรือขั้นตอนใดจากประสบการณ์ตรงในการแก้ไขปัญหาจากการปฏิบัติงาน หรือมีคำถามก็สามารถแลกเปลี่ยนความรู้ก้นได้ผ่านทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณนะคะ

 

 

ยินดีต้อนรับสู้

 

ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ