งานบริหารทั่วไปขอแจ้งสมาชิกทุกท่าน ในปี พ.ศ.2560 เลขหนังสือออกภายนอก เริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วนะคะ รบกวนผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกส่วนงานและคณะวิชาทุกท่าน อย่าลืมระบุปี พ.ศ.มาให้ถูกต้องนะคะ ตัวอย่างดังนี้ค่ะ
ที่ ม.คต. (เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2560 วันที่ ……. มกราคม พ.ศ.2560
งานบริหารทั่วไปขอแจ้งสมาชิกทุกท่าน ในวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2559 เป็นการเริ่มปีการศึกษา2559 ดังนั้น เลขหนังสือภายในจะเริ่มขึ้นเลขใหม่แล้วค่ะ ขอผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ ทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการทุกท่าน ขอให้สมาชิกทุกท่านดำเนินการให้ถูกต้องด้วยนะคะ แบ่งเป็นดังนี้ค่ะ
1) เริ่มเลขที่หนังสือออกภายในใหม่
ที่ เลขประจำส่วนงาน/คณะวิชา / 0001 / 2559 วันที่ ……. สิงหาคม พ.ศ.2559
ตัวอย่าง ที่ ฝบท.001/2559 ลงวันที่ 1 สิงหาคม พ.ศ. 2559
2) เริ่มเลขสมุดบันทึกรับ-ส่งเอกสารภายในใหม่ เป็นปีการศึกษา 2559
และ 3) การกำหนดครั้งการประชุมต่างๆ เป็นปีการศึกษา 2559
ตัวอย่าง ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคริสเตียน สมัยสามัญครั้งที่ 1/2559
ขอให้มีความสุขกับการเริ่มปีการศึกษาใหม่ค่ะ 😀
กระบวนการของหนังสือเข้ามีแนวทางปฏิบัติดังนี้
5.1 พิจารณาหนังสือต่าง ๆ ลงรายการรับหนังสือและบันทึกในทะเบียนคุม
5.2 และจัดแฟ้มนำเสนอหนังสือถึงผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยให้ลงชื่อรับไว้เป็นหลักฐาน
5.3 พนักงานเจ้าของเรื่องที่เกี่ยวข้องรับหนังสือให้ดำเนินการปฏิบัติทันที
6.1 พนักงานผนึกซองเอกสารลับให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ถึงคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้อง
6.2 พนักงานคณะวิชาและส่วนงานสนับสนุนวิชาการที่เกี่ยวข้องรับเอกสารลับ ให้ลงทะเบียนรับหนังสือ และระบุว่าเอกสารลับเพื่อนำเสนอผู้บริหารทันที
วันนี้ทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ ของเราได้จัดหัวข้อสำคัญของการบริหารงานเอกสารมาให้สมาชิกได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน 3 หัวข้อดังนี้ค่ะ
1. เจ้าหน้าาที่จัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่เสนอต่อผู้บังคับบัญชาอย่างไร
2. เจ้าหน้าที่มีระบบในการติดตามเอกสารอย่างไร
3. เจ้าหน้าที่มีการวัดระดับความสำเร็จของเอกสารที่แล้วเสร็จกี่วัน
สมาชิกมีความคิดเห็นกันและประสบการณ์ในงานสารบรรณกันอย่างไรบ้าง เกี่ยวกับหัวข้อที่เราตั้งไว้นี้ ช่วยกันเล่าเรื่องราวและวิธีการปฎิบัติที่ดีที่สุดของตนเอง เพื่อเป็นแนวปฏิบัติที่ดีแก่เพื่อสมาชิกด้วยกันนะคะ 😆 😆 😆
แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)
จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชน โดยผู้สนับสนุน ( Sponsor) และ สมาชิก(Member) ได้มีการขอเปลี่ยนชื่อจากชุมชนงานสารบรรณ เป็น ชุมชนแก้ปัญหาและมุ่งสู่ความเป็นเลิศของงานสารบรรณ จนกระทั่ง ปัจจุบันได้เปลี่ยนชื่อเป็น ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ และสามารถสรุปแนวปฏิบัติที่ดีได้ดังนี้
1.นำเนื้อหาความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ มารวบรวมเป็นระเบียบปฏิบัติว่าด้วยงานสารบรรณและคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ
2.มีความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณของทุกคณะวิชาและฝ่ายสนับสนุนวิชาการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความแคลวคล่อง ในการปฏิบัติงานสารบรรณ
3.มีความรู้หลักการว่าด้วยงานสารบรรณ มาประยุกต์ใช้ในการ ร่าง จดหมาย การจัดบันทึกรายงานการประชุม
4. มีความรู้ขั้นตอนรับและส่งหนังสือ ได้ถูกต้อง คัดแยกเอกสารโดยจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วน
5.การพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร และทำลายเอกสารได้อย่างถูกต้อง
6.การพัฒนาเจ้าหน้าที่ให้มีการให้บริการที่เป็นเลิศต่อผู้มาใช้บริการ
7.สร้างบรรยากาศ ให้มีการทำงานเป็นทีมมากขึ้นา
ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวกับงานสารบรรณ เคยพบปัญหาเรื่องการรับ หรือการส่งเอกสารเหล่านี้บ้างหรือไม่
วันนี้เราพบวิธีง่ายๆ ที่ช่วยลดปัญหา ที่มักเกิดในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารมาให้ท่านได้นำไปใช้กัน
เพียงแค่นี้ก็พอจะลดปัญหาที่เกิดขึ้นได้แล้วค่ะ หากเพื่อนสมาชิกท่านใดมีวิธีการหรือขั้นตอนใดจากประสบการณ์ตรงในการแก้ไขปัญหาจากการปฏิบัติงาน หรือมีคำถามก็สามารถแลกเปลี่ยนความรู้ก้นได้ผ่านทางชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณนะคะ
ยินดีต้อนรับสู้
ชุมชนเสริมสร้างความเป็นเลิศของงานสารบรรณ
